29. september 2016

Nye mål for fælles ledelsesinformation

Kommunerne har sat nye, ambitiøse mål for det fælles ledelsesinformations-system ”FLIS”. Med FLIS smeltes den enkelte kommunes ledelsesinformation sammen med kommunernes fælles arbejde med nøgletal og datakvalitet. Viborg Kommune er et godt eksempel. Af Sara Thestrup Hansen, konsulent, Økonomisk Sekretariat

Kommunerne anvender i større og større grad ledelsesinformation til at kaste lys over, hvordan det går i kommunen og til sammenligning med andre kommuner. Med FLIS har kommunerne fået et unikt grundlag for at kunne svare på spørgsmål som: Hvad bruger vi pengene på, hvad får vi for pengene, og får de mere for pengene i andre kommuner?

FLIS handler grundlæggende om at give kommunerne bedre muligheder for styring og prioritering. Det sker ved, at FLIS hver måned samler aktuelle data fra alle 98 kommuner på tværs af serviceområder. På det grundlag kan den enkelte kommune både lave benchmarking med andre kommuner og lave analyser i kommunens egne data.

For eksempel kan kommunerne få svar på, om de bruger flere eller færre penge på hjemmepleje, om de får mere eller mindre hjælp for pengene, og om deres ældre modtager hjælp tidligere eller senere i livet sammenlignet med andre kommuner. Den enkelte kommune kan også dykke ned i, hvad udgifterne mere specifikt bruges på – for eksempel på bestemte ydelser eller bestemte aldersgrupper. 

Nye mål og indsatser

Den aktuelle udvikling i kommunernes behov for ledelsesinformation og benchmarking har givet anledning til at stoppe op og genoverveje, hvordan fremtidens FLIS skal se ud. Igennem det seneste år er kommuner, KL og KOMBIT blevet enige om nye mål og nye indsatser, som skal videreudvikle og kvalitetssikre FLIS i tæt samarbejde med kommunerne. Alle kommuner har også i løbet af 2016 taget stilling til deres fremtidige tilslutning til FLIS. Der har været stor opbakning blandt kommunerne, og langt størstedelen – svarende til over 90 procent af befolkningsgrundlaget – har tilsluttet sig indtil videre. 

Visionen for FLIS 2.0 er, at FLIS i endnu højere grad end hidtil understøtter kommunerne i deres styring. Det indebærer blandt andet nøgletal, der kobler informationer fra flere områder. Koblede nøgletal understøtter styring på tværs af fagområder og giver mulighed for en mere helhedsorienteret prioritering. Det gør det for eksempel muligt for kommunerne at få svar på, hvordan udsatte børn og unge klarer sig i skolen. Derudover skal FLIS understøtte aktiviteter som for eksempel kommunernes budgetlægning og samarbejder mellem kommuner, hvor udvalgte nøgletal sammenlignes, og hvor udviklingstendenser og styringstiltag drøftes. 

Det er også et selvstændigt mål for FLIS at sikre kvalitet i data. Bedre data-kvalitet gavner både den enkelte kommune, mulighederne for benchmarking i FLIS og også kvaliteten i nationale statistikker, som bygger på kommunernes data. Det gælder ikke mindst på socialområdet, hvor der er behov for at opnå større viden om, hvad pengene bruges på, og hvad man får for pengene. Fordi der mangler basale data om udgifter og aktiviteter, kan udviklingen på området ikke følges. Manglende datakvalitet skyldes både registreringspraksis og IT-systemer på området, og det er derfor en stor udfordring at forbedre kvaliteten. FLIS udgør i den forbindelse en grundpille i samarbejdet med staten om at sikre bedre sociale data, og et stærkt FLIS, der har stor opbakning fra kommunerne, er den bedste garanti for, at dialogen med staten om bedre datakvalitet, indberetningskrav og analyser tager afsæt i de kommunale ønsker og behov.

FLIS er på den måde også et centralt redskab til at tilvejebringe bedre og mere sammenlignelige sociale data, hvilket giver den enkelte kommune et bedre grundlag for økonomisk og faglig prioritering. 

Skræddersyet FLIS-løsning

I Viborg Kommune får alle – fra politikere til ledere og medarbejdere – præsenteret FLIS-nøgletal. Data fra FLIS er en integreret del af kommunens ledelsesinformation på lige fod med alle de andre data, kommunen har adgang til. Dermed sker der en sammensmeltning af kommunens egen ledelsesinformation og FLIS.

Løsningen er bygget op efter Viborg Kommunes specifikke behov og kaldes ”Viborg BI” (Business Intelligence). Den har ikke betegnelsen ”ledelsesinformation” for at signalere, at der er tale om en løsning til alle i organisationen, lige fra det strategiske til det operationelle niveau: Den indeholder både en indgang for ledere og medarbejdere og en særlig politikeradgang med en række nøgletal målrettet kommunalbestyrelsesmedlemmerne. Nøgletallene serveres på en overskuelig måde og kan åbnes på tablets og smartphones. Derudover er der adgang til FLIS i en excel-løsning, hvor data også opdateres løbende, og hvor alle har mulighed for at lave egne rapporter og grafiske præsentationer med FLIS-data.

Viborg udbreder dermed en benchmarkingkultur både internt i kommunen og med andre kommuner. Ekstern benchmarking sker blandt andet med de kommuner, som Viborg har et nøgletalsfællesskab med (Skive, Holstebro, Herning, Randers, Horsens, Silkeborg Kommuner – det såkaldte ”7-by-netværk”). 

Den målrettede nøgletalsdistribution øger opmærksomheden på de mest centrale nøgletal. For eksempel har Viborg Kommune et mål om nedbringelse af fravær. Politikerne får præsenteret det overordnede nøgletal for hele kommunen samt benchmarking med andre kommuner. De enkelte ledere – for eksempel skoleledere – får præsenteret nøgletal for deres egen skole og kan samtidig sammenligne sig med både de andre skoler i Viborg og med andre kommuner. På den måde sikres fokus på aktuelle mål i kommunen helt fra politisk niveau og til decentrale ledere.

Viborg Kommunes BI er et godt eksempel på udviklingen i kommunernes brug af ledelsesinformation, hvor FLIS-data smeltes sammen med lokal ledelsesinformation. Nøgletal fra FLIS anvendes også i mange andre sammenhænge. For eksempel som grundlag for at følge op på kommunernes implementering af politiske reformer som folkeskolereformen og i nøgletalsfællesskaber mellem kommuner som det ovenfornævnte 7-by-netværk. FLIS kobles også sammen med geodata til at visualisere nøgletal på detaljerede kort over for eksempel udsatte boligområder i den enkelte kommune. Endelig anvender KL i stigende grad nøgletal fra FLIS i dialogen med kommunerne om udviklingstendenser, udfordringer og styringsmuligheder.

Som FLIS ser ud i dag, er fundamentet lagt til et stærkt kommunalt benchmarkingfællesskab, der samtidig giver kommunerne bedre adgang til data og udgør en stærk politisk platform for kommunerne som samlet sektor. FLIS 2.0 vil fortsat arbejde på at leve op til disse formål, så kommunerne i endnu højere grad – både enkeltvis og som samlet sektor – får glæde af det fælles ledelsesinformationssystem. Samtidig er der for den enkelte kommune en opgave i at tage aktivt og strategisk stilling til, hvor og hvordan man vil anvende FLIS til at understøtte dialogen mellem det politiske niveau, forvaltningsniveauet og de decentrale institutioner.

YDERLIGERE MATERIALE

  • PDF

    ØP.bilag