26. februar 2016

Servicemål for sagsbehandlingstider

Som opfølgning på økonomiaftalen for 2015 fastsatte KL og regeringen i slutningen af december mål for sagsbehandlingstiden på miljøgodkendelser, husdyrgodkendelser og byggesager. Af Janne Roesen, Susanne Lykke Jakobsen og Nina Svaneberg

Et bredt flertal af folketingets partier indgik i sommeren 2014 en vækstpakke, som bl.a. forudsætter, at centrale offentlige sagsbehandlingstider skal reduceres med en tredjedel for at gøre det nemmere at være virksomhed. Parallelt hermed indgår en målsætning i økonomiaftalen for 2015 om at reducere sagsbehandlingstiden for erhvervsrettet myndighedsarbejde i kommunerne med en tredjedel. Som opfølgning herpå er der nu sat konkrete servicemål for sagsbehandlingstiden på de tre omfattede områder: miljøgodkendelser, husdyrgodkendelse og byggesager. De konkrete servicemål fremgår af faktaboksen.

Økonomiaftalen for 2015 slår fast, at sagsbehandlingstiden regnes fra ansøgningen er fuldt oplyst, til der er truffet afgørelse i sagen, fratrukket ventetid ved indhentning af oplysninger hos ansøger udover syv dage.

De fastsatte servicemål opgøres som gennemsnitlige sagsbehandlingstider for kommunerne under ét. Det betyder, at hver enkelt sag så vidt muligt skal ligge inden for det pågældende servicemål, men at der vil forekomme sager med en længere sagsbehandlingstid, for eksempel på grund af høringer hos anden myndighed eller særligt komplicerede forhold, der kræver en længere afklaring.

Udgangspunktet for reduktionen i sagsbehandlingstiderne er estimerede sagsbehandlingstider for 2012, da det er det sidst kendte år med dækkende tal for alle tre områder. På flere områder er sagsbehandlingstiden faldet siden 2012. For husdyrområdet har regeringen ønsket, at der tages højde for den markante reduktion i sagsbehandlingstider, der er sket siden 2012, hvor de aktuelle sagsbehandlingstider allerede er reduceret med mere end en tredjedel. Derfor er servicemålene på husdyrområdet sat lidt lavere, end hvad en reduktion på en tredjedel præcis tilsiger. Dette har til formål at sikre, at ingen af servicemålene i praksis vil udgøre en længere sagsbehandlingstid, end det aktuelt tager at behandle ansøgningerne.

KL har sammen med et antal kommuner vurderet, at de fastsatte servicemål er ambitiøse, men realistiske at indfri. KL har i forhandlingerne først og fremmest lagt vægt på selve opgørelsesmetoden af sagsbehandlingstiderne.

Det er aftalt, at de digitale systemer, der i dag anvendes i sagsbehandlingen på de enkelte områder, så vidt muligt skal kunne registrere de enkelte trin i sagsbehandlingen. Aftalen vil således også bidrage til at etablere bedre data om sagsbehandlingstiderne og processerne i kommunerne. Hvordan sagsbehandlingstiden i praksis skal opgøres vil blive formidlet i løbet af de kommende måneder.

Midler til tidsreduktion

Med aftalen er der afsat 140 millioner kroner i perioden 2016-2018, som vil blive udmøntet via bloktilskuddet. Midlerne skal understøtte reduktionen i sagsbehandlingstiderne i perioden frem til og med 2018. Der er ikke afsat midler til initiativet efter 2018. Indsatsen i perioden forventes at være med til fastholde sagsbehandlingstiderne efterfølgende på det aftalte niveau. Fordelingen af midlerne vil være 60 millioner kroner i 2016 og 40 millioner kroner i både 2017 og 2018. Midlerne vil indgå i det bloktilskudsaktstykke, som udarbejdes til sommer.

Der er tale om et samlet beløb, der dækker både byggesager, miljøgodkendelser og godkendelser af husdyrbrug. Der er ikke fastlagt en bestemt fordeling af midlerne mellem de tre områder. Det er således op til den enkelte kommune at disponere over, hvordan midlerne skal anvendes til at nedbringe sagsbehandlingstiden.

Servicemålsaftalen og de midler, der følger med til kommunerne, er en anledning til at give sagsbehandlingsprocesserne en gennemgang og trimme arbejdsgange og digitale systemer. I den forbindelse kan der være behov for opmærksomhed på arbejdsgangen i byggesager, hvor der også indgår miljøgodkendelser. Ligeledes kan der være behov for at se på, om man har det rette ressourcemæssige beredskab og prioritering af opgaver i miljøgodkendelsessager som følge af de nye regler om samtidighed.  

Sæt ind længst fra målet

Der er sket meget siden 2012, hvor reduktionen af sagsbehandlingstiden beregnes ud fra. Det betyder, at kommunerne er tættere på at være i mål på nogle områder end andre. Det anbefales derfor, at den enkelte kommune tager udgangspunkt i, hvor man er længst fra at nå de fastsatte servicemål, når indsatsen planlægges og midlerne fordeles mellem de tre områder.

På husdyrområdet har der været iværksat en række initiativer de senere år med det formål at nedbringe sagsbehandlingstiden. Det har resulteret i, at sagsbehandlingstiden er faldet år for år. De nyeste tal for sagsbehandlingstiden på husdyrområdet fra 2014 viser, at kommunerne som gennemsnit skal reducere sagsbehandlingstiden med yderligere 9-17 procent for at komme ned på de fastsatte servicemål.

På byggesagsområdet har sagsbehandlingstiden været faldende det sidste år, og den sidste undersøgelse af kommunernes erhvervsvenlighed fra Dansk Erhverv viser stor tilfredshed med den kommunale sagsbehandling på området. Der er stor forskel på sagsbehandlingstiderne mellem kommunerne og dermed også på, hvor svært eller let det vil være for den enkelte kommune at nå servicemålene. Der er dog fortsat et stykke vej på byggesagsområdet, før kommunerne generelt er i mål, og nogle kommuner vil skulle reducere sagsbehandlingstiden med mere end en tredjedel for at nå servicemålet.

På miljøgodkendelsesområdet har mange kommuner arbejdet med at højne service og tilfredshed hos virksomhederne gennem flere år, blandt andet i forlængelse af kommunernes øgede erhvervsfremmeindsats og fokus på lokal vækst. Der eksisterer ikke veldokumenteret datagrundlag for sagsbehandlingstiderne på området siden 2012. Da det pr. 1. januar 2016 er blevet obligatorisk for virksomhederne at søge miljøgodkendelse via Byg & Miljø, vil det blive muligt at indsamle data via dette system, forventeligt fra andet halvår af 2016. 

Øvrige aktiviteter

Med initiativet er der også afsat 14 millioner kroner til understøttende aktiviteter. Midlerne skal anvendes til at udvikle dataopsamling via Byg & Miljø og gennemføre en evaluering af servicemålsaftalen i 2017. Evalueringen skal blandt andet kortlægge, om servicemålene er realiserbare og status for den faktiske sagsbehandlingstid i kommuner, herunder hvor lang tid der anvendes på lovpligtig høring og sagsbehandling hos anden myndighed.

Herudover skal en del af midlerne anvendes til vidensdelingsaktiviteter, uddannelsesdage, workshops og kommunebesøg, som KL afholder, og som skal bidrage til kommunernes eget arbejde med at nedbringe sagsbehandlingstiderne. Nærmere information om aktiviteterne vil blive formidlet inden for de næste måneder. •

Aftalen om reduktion i sagsbehandlingstid findes på KL’s hjemmeside www.kl.dk/teknik-og-miljo

Note: På miljøområdet eksisterer der ikke veldokumenteret data for sagsbehandlingstiden siden 2012. Sagsbehandlingstiden for mindre landbrug (§ 10) blev ikke opgjort i 2012.