12. november 2014

Ram tættere på bull’s eye

Hvor ender regnskabet? Et spørgsmål, kommunernes økonomiforvaltninger stadig oftere bliver stillet. 10 kommuner har deltaget i projekt ”Forbedret budgetopfølgning” og giver her 10 bud på, hvorledes regnskabsprognoserne kan komme tættere på bull’s eye.

Kommunerne har netop lagt sidste hånd på budgetterne for 2015. Igen har kommunerne vist, at de udi dis-ciplinen budgetlægning formår at ramme plet. Næste skridt er at holde hånd i hanke med økonomien hen over året og styre pengene de rigtige steder hen. Og endelig er det en økonomidisciplin i sig selv konstant at have fingeren på pulsen i forhold til, hvor regnskabet ender.

Budgetopfølgning og prognosticering er ikke en simpel kunst. En kommunes budget består af bevillinger fordelt på forskellige forvaltninger, der igen er fordelt på et utal af institutioner og andre separate budgetområder. Trenden er, at en kommune alligevel på alle tidspunkter af året skal have et præcist bud på, hvor regnskabet ender. Kommunerne har derfor en ambition om at forbedre budgetopfølgningen og at kvalificere prognoserne for regnskabet. 10 kommuner har sammen med KL deltaget i projekt ”Forbedret budgetopfølgning”. Projektets formål har været at understøtte økonomiforvaltningens arbejde med en forbedret budgetopfølgning i form af konkrete anbefalinger og værktøjer. 

Budgetopfølgning er ikke en entydig størrelse placeret ét sted i kommunen. Den finder sted i hele kommunen. Kommunebestyrelsen har det overordnede ansvar for kommunens økonomi. Det er deres ansvar at stille de rigtige krav til forvaltningen. Hovedansvaret for at koordinere budgetopfølgningen og ”have styr på økonomien” i det daglige ligger hos økonomichefen og mere bredt økonomiforvaltningen, hvilket har været udgangspunktet for projektet. 

I langt hovedparten af kommunerne er regnskabsprognoserne resultatet af en løbende dialog mellem økonomiforvaltning, de øvrige forvaltninger og de decentrale institutioner. Det samlede forventede regnskab hviler i udgangspunktet på forventninger, som kommunernes forvaltninger og decentrale institutioner indberetter til økonomiforvaltningen. Af forskellige årsager kan disse prognoser ramme skævt, hvilket mange kommuner har måttet erkende de senere år, hvor regnskaberne ofte har ligget under de løbende prognoser. Drøftelserne i projektet har mundet ud i 10 fokuspunkter i forhold til at skabe incitamenter og bedre muligheder i hele organisationen til at understøtte mere retvisende regnskabsprognoser.

Den gode stemning

Kommunen kan arbejde med at skabe positive incitamenter via synliggørelse af prognoseresultater. Det handler om systematisk at følge op på, hvor god/mindre god den enkelte forvaltning, eller institution, er til at forudsige sit regnskab. En synliggørelse af, hvem der gør det godt og mindre godt, kan skabe en motivation til at fokusere på mere retvisende regnskabsprognoser. Som en forlængelse af en mere åben og synliggjort kultur omkring prognosticeringsresultaterne på tværs kan kommunen overveje at opbygge en belønningskultur vedrørende områdernes evner til at forudsige regnskabet inden for eget område. En belønningsmodel kunne for eksempel gå på, at den enkelte forvaltning får sikring for, at beløbet videreføres til næste års budget, hvis man kan forudsige et eventuelt mindreforbrug i løbet af året. 

Kommunen kan også overveje at skabe plads til en usikkerhedsmargin. En årsag til, at flere i kommunen melder et forventet regnskab ind, som balancerer med budgettet, kan være, at fokus på budgetoverholdelse alene stadig står meget stærkt i mange kommuner. Nogle forvaltninger kan have en oplevelse af, at hvis de for eksempel midt i regnskabsåret indmelder en prognose med et forventet mindreforbrug på fem procent og kun ender fire procent under budgettet, så er der teknisk set tale om en budget-overskridelse set i forhold til et korrigeret budget. Kommunen kan overveje en model, hvor forvaltningerne i deres indmeldte regnskabsprognoser har mulighed for at angive en usikkerhedsmargin i prognosen med en eller anden procentandel. 

Ejerskab centralt

En barriere for at levere et retvisende forventet regnskab for de ”ikke-økonomiske” forvaltninger kan være manglende viden om, hvad formålet med ”øvelsen” er. Derfor er det vigtigt at synliggøre formålet og give ejerskab. Økonomiforvaltningen har en helt særlig forpligtelse til at sikre, at alle budgetansvarlige ledere i kommunen bliver gjort formålet med udarbejdelsen af regnskabsprognoser klart. Som en videreudvikling af at synliggøre formålet med retvisende regnskabsprognoser bredt i den kommunale organisation kan den økonomiske forvaltning udvikle et ”kodeks” for god prognosticering

Værktøjet skal være i orden

Økonomiforvaltningen har i flere kommuner arbejdet med at udvikle økonomistyringsværktøjer i kommunens øvrige forvaltninger i fællesskab med disse. Tanken er at udvikle et ensartet prognoseværktøj/-grundlag på tværs af kommunen. Erfaringen er, at de forvaltninger, som selv har været inddraget i processen omkring at udvikle for eksempel regnearksværktøjer til prognosticering af forventet regnskab, dels har følt et større ejerskab til opgaven og dels har forbedret prognoserne.

I samme boldgade er det en overvejelse værd at sikre et fælles datagrundlag med ejerskab til. En udfordring i dialogen omkring forventet regnskab mellem økonomiforvaltningen og de øvrige forvaltninger kan nemlig være, at det datamæssige afsæt for at drøfte et forventet regnskab er forskelligt i forvaltningerne. Fagforvaltningen udarbejder prognoser ud fra data, som den økonomiske forvaltning ikke har adgang til, og omvendt. Det første skridt i forhold til at kvalificere dialogen omkring regnskabsprognoserne er som minimum, at der er klarhed om, hvilke data prognoserne hviler på.

Ligesom det er en forudsætning, at kommunen har nogle relevante prognoseværktøjer og data til rådighed, er det en afgørende forudsætning, at de faglige kompetencer til at anvende disse er til stede i hele organisationen. Nogle kommuner har arbejdet med et egentligt ”rejsehold” fra den økonomiske forvaltning, som løbende er ude på rundtur i de øvrige forvaltninger, og institutioner, for at bistå og inspirere i økonomistyringen. Andre kommuner afholder økonomi(styrings)kurser for alle relevante medarbejdere bredt i hele kommunen.

Vær konstruktiv

Flere og flere økonomiforvaltninger udarbejder egne regnskabsprognoser på forvaltningernes områder. Formålet er dels at få et alternativt bud på det forventede regnskab og dels at have et grundlag at udfordre forvaltningernes og institutionernes prognoser på. Det er afgørende at bevare en konstruktiv, kritisk tilgang og ejerskab til prognoserne. Det er væsentligt, at de data, økonomiforvaltningen har med under armen til dialogen med de øvrige forvaltninger, anvendes som et redskab til at udfordre forvaltningens regnskabsprognoser på konstruktiv vis, og ikke som et redskab til at spille de øvrige forvaltningers prognoser af banen. Endelig er det en væsentlig forudsætning for retvisende regnskabsprognoser, at dette har et ledelsesmæssigt fokus. Dette er afgørende både for forvaltningernes ejerskab til prognoser og for, at forvaltningerne tager økonomidagsordenen til sig.

KL vil i den nærmeste fremtid præsentere flere af resultaterne fra projektets arbejde, jf. temaerne i boks 1.  • 

 

Boks 1: Projekt forbedret budgetopfølgning

Projektet har overordnet arbejdet med fire områder:

Mere retvisende regnskabsprognoser: Hvorledes kvalificerer økonomichefen dialogen med den øvrige kommune i forhold til mere retvisende indmeldinger af forventet regnskab til økonomiforvaltningen?

Den gode budgetopfølgning: Hvilke data/oplysninger skal være indeholdt i den budgetopfølgning, som økonomichefen til enhver kan orientere sig i i forhold til kommunens samlede økonomi og forventede regnskab?

Den gode budgetopfølgningsproces: Hvilke centrale opmærksomhedspunkter skal økonomichefen holde sig for øje i tilrettelæggelsen af budgetprocessen?

Identifikation af udgiftsdrivere: Hvilke udgiftsdrivere/aktivitetsdata skal økonomichefen følge, både for den samlede økonomi og for de enkelte sektorområder, for at kvalificere det forventede regnskab?

 

Boks 2: 10 anbefalinger til at komme tættere på bull’s eye

  • Skabe positive incitamenter via synliggørelse af prognoseresultater.
  • Opbygge en belønningskultur.
  • Skabe plads til usikkerhedsmargin.
  • Synliggøre formålet klart/give ejerskab.
  • Udvikle regelsæt/kodeks for god prognosticering.
  • Udvikle ensartet prognoseværktøj/-grundlag.
  • Sikre et fælles datagrundlag.
  • Sikre, at de faglige kompetencer er til stede i hele kommunen.
  • Bevare en konstruktiv, kritisk tilgang og ejerskab til prognoserne.
  • Opprioritere det ledelsesmæssige fokus på forventet regnskab.