10. januar 2014

Sådan gør kommunerne administrationen mere effektiv

Med alt fra digital post til videokonferencer iværksætter kommunerne i stigende grad nye løsninger, der effektiviserer administrationen og forbedrer servicen.

Administrative fællesskaber for børnehaveledere, videokonferencer og digital post er nogle af de tiltag, hvor kommunerne kan hente rigtig mange ressourcer. Gevinsten tilfalder både borgere og medarbejdere.

”Det handler grundlæggende om at frigive tid til at yde en bedre service for borgerne. Medarbejderne vil naturligt nok gerne eliminere deres spildtid, så de kan få mere tid til at løse deres kerneopgaver,” fortæller digitaliserings- og analysekonsulent i Vejle Kommune Anne Dyrberg til KL.dk.

Vejle holder virtuelle møder

Det hele startede med Vejles tandpleje. Som den decentrale organisation tandplejen naturligt er, var alle de lokale ledere tvunget til at bruge op mod 2,5 timers, hver gang de skulle mødes. Derfor indførte de videomøder.

”Vejle er en stor kommune, så for os er der meget at hente ved at nedsætte transporttiden,” siger Anne Dyrberg til KL.dk. Hun fortæller, at videokonferencerne i flere dele af administrationen nu stort set har erstattet de fysiske mødelokaler.

For Anne Dyrberg er det vigtigt at understrege, at kommunen har valgt at indføre systemer, der også tillader medarbejderne at videokommunikere med eksterne samarbejdspartnere, som ikke nødvendigvis er koblet op på den samme løsning.

Pædagogiske ledere fritages for administrativt bøvl

I Slagelse har lederne i kommunens daginstitutioner de sidste to år haft mulighed for at få deres økonomistyring varetaget af et såkaldt administrativt fællesskab. For et årligt beløb kan lederne nu primært koncentrere sig om at varetage deres pædagogiske kerneopgaver.

”I starten var institutionerne lidt betænkelige ved at skulle have deres økonomi forvaltet centralt. Men det er helt tydeligt, at de bestemt ikke ville undvære os i dag,” fortæller chefkonsulent i Center for Dagtilbud Anders Reuter til KL.dk.

Ud over at skabe overskud til den enkelte institution ved hjælp af bedre økonomistyring har det administrative fællesskab desuden den fordel, at nye systemer og arbejdsgange implementeres hurtigere, når opgaverne er samlet centralt.

Det giver overskud at være på forkant

Et af de obligatoriske tiltag, der følger med den øgede digitalisering i kommunerne, er digital post. I Favrskov Kommune kom de udviklingen i forkøbet, da den første medarbejder oprettede sin digitale postkasse tilbage i 2010.

”Vi var hurtigt ude og motiverede medarbejderne til at springe på det digitale posttog ved at udlove chokolade til alle, der oprettede en postkasse,” fortæller projektleder Pia Pehrsson til KL.dk.

Den tidlige implementering af digital post i Favrskov betyder, at kommunen har fået lov at være med til at udvikle de digitale løsninger, inden de blev obligatoriske for resten af landet. En mulighed som Favrskov i egenskab af at være en lille kommune har skønnet ekstra meget på.

”Sæt mere strøm til!”

Derudover oplever Pia Pehrsson, at medarbejderne er blevet mere omstillingsparate i Favrskov, fordi de hele tiden har været på forkant med den digitale udvikling. Nu efterspørger de selv flere digitale løsninger.

”Det, at man stadig skal printe brevet ud og skrive det under i hånden, inden man scanner det ind og sender det afsted, hører jeg flere medarbejdere undre sig over. Så kommer de og beder mig om at finde på noget, der kan sætte endnu mere strøm til processen,” fortæller hun.

Læs mere om, hvad kommunerne gør for at effektivisere i administrationen i KL’s udgivelse 10 gode eksempler på administrative effektiviseringer i kommunerne.

YDERLIGERE MATERIALE

  • LINK

    10 gode eksempler på administrative effektiviseringer i kommunerne