28. maj 2013

Skanderborg har haft stor succes med at implementere DUBU (digitalisering -udsatte børn)

”Jeg har gennem årene været med til at implementere mange systemer og DUBU er det, der er lykkedes bedst”. Sådan fortæller Sigrid Andersen, leder af Myndighed og Foranstaltning i Skanderborg Kommune. Læs her om Sigrids erfaringer og gode råd i forbindelse med implementeringen af DUBU.

Gevinster ved DUBU for ledere og socialrådgivere

Efter kommunesammenlægningen havde vi flere forskellige it- og socialfaglige systemer. Det fungerede ikke rigtigt. Vi ønskede ét fælles system og valget faldt på DUBU” fortæller Sigrid Andersen. Der er ifølge Sigrid ingen tvivl om, at en af de største fordele ved DUBU er gennemsigtighed. Via DUBU kan man hurtigt lokalisere problematikker i forbindelse med for eksempel et anbragt barn på en døgninstitution. ”Som leder oplever jeg desuden tydeligt, at journalerne er mere opdaterede i DUBU. Det betyder, at jeg nemt kan gå ind i systemet og få et overblik over vores sager”. Dette giver et let tilgængeligt datagrundlag til fx ledelsesrapportering.

Men der, hvor der virkelig er hjælp at hente, er ved den daglige sagsbehandling og det mærker socialrådgiverne. Processen fra undersøgelse til Handleplan er blevet langt nemmere og mere systematisk med ICS og DUBU. Og sagsoverblikket for den enkelte rådgiver, team og afdeling er bedre. Med DUBU kan man nemt og papirløst overdrage en sag til en anden DUBU-kommune, hvis en familie fx flytter. Desuden er der en let overgang fra den ene rådgiver til den anden i samme afdeling hvilket er en enorm stor fordel ved fx sygdom og ferie, fortæller Sigrid. Endelig kan man nemt sende sager og indberetninger til Ankestyrelsen og Danmarks Statistik. ”Før DUBU sendte vi tunge sager i papirformat til Ankestyrelsen. Men i dag foregår alt dette via automatisk overførsel uden om posten, hvilket sparer tid og penge” fortæller Sigrid.

Ledelsesmæssigt kunne vi hurtigt og tydeligt kunne se fordelen ved DUBU. Nu er sagsbehandlerne også kommet med og oplever fordelene og det er fantastisk, siger Sigrid. DUBU og ICS har betydet en styrket interesse blandt rådgiverne – de diskuterer simpelthen på en anden måde end før.

Tydelig ledelsesmæssig kurs

Når man vælger et nyt system må man ifølge Sigrid Andersen gøre sig det klart, at implementering ikke kommer af sig selv. ”I Skanderborg var det en klar politisk og ledelsesmæssig beslutning, at vi skulle have DUBU. Og vi har holdt fast i denne beslutning hele vejen igennem”. Sigrid mener, at det er vigtigt med denne beslutsomhed, når nogen begynder at komme i tvivl om, hvorvidt det nu også er rigtigt. Desuden har man ledelsesmæssigt besluttet, at skulle man bruge DUBU, skulle man bruge det fuldt ud. Det viste sig at være en godt plan. Men det har ikke kunne lade sig gøre uden socialrådgivernes store indsats og arbejde i forbindelse med implementeringen. Det er dem, der bliver kastet ud i et nyt system og det er dem, der tager slæbet, fortæller Sigrid.

Socialrådgiverne vil gerne, men de skal bakkes op!

Da vi skulle implementere DUBU holdt vi tre lukkeuger i januar for at implementere. Der lå selvfølgelig en del overvejelser bag dette i forhold til hvor længe, vi kunne klare os med et akutberedskab, for det måtte ikke gå ud over vores indsats over for vores udsatte børn og unge. Det var en god prioritering, at vi havde fuldt fokus på DUBU de første uger, så socialrådgiverne kunne få systemet ind under huden. Disse uger skabte også et fællesskab og en energi til hele holdet.

Det kan virke som en stor opgave for socialrådgiverne at skulle prioritere et nyt system som DUBU, når man stadigvæk har en fuld sagsstamme. ”Sådan vil det være med alle nye systemer – det tager tid at få det ind under huden. Men samtidig er det vigtigt for mig at sige at sagsbehandlerne godt vil!" siger Sigrid. I Skanderborg diskuterer man dog ikke om man skal have DUBU eller ej – beslutningen er taget og der er kun én vej. SÅ når socialrådgiverne oplever frustrationer går ledelsen istedet ind og undersøger, hvad der kan gøres for at afhjælpe disse frustrationer. Sigrid mener, at det er vigtigt, at ledelsen tager nogle beslutninger og agerer sparringspartner, så socialrådgiverne ikke føler sig alene om opgaven. ”Helt praktisk har vi sørget for at hjælp og support er nem og tilgængelig for socialrådgiverne, så de ikke går ned når de går i stå”, fortæller Sigrid. Derudover sikrer vi oplæring og brush up - der må nemlig ikke være tvivl om ledelsens mandat.

Og en sidste, men ikke uvæsentlig ting har været fokus på succeshistorierne. Vi gør meget ud af at italesætte de positive elementer sammen med rådgiverne, for der er mange gode historier. Vi mener, at det er vigtigt også at sikre succesoplevelser for brugerne og give mulighed for at sige ”hurra” når noget lykkes. Og vi har prioriteret taletid til disse succesoplevelser på vores møder.

Klar arbejds- og ansvarsfordeling

Sigrid fortæller, at de i begyndelsen af implementeringsprocessen holdt jævnlige ledelsesmøder. Det var en rigtig god investering. I det hele taget har det været vigtigt at sikre ressourcer hele vejen igennem og at holde energien oppe i dette projekt. ”Vi har valgt en tydelig arbejdsfordeling i forbindelse med implementeringen og har været meget bevidste om denne fordeling”.

Arbejdsfordelingen betyder en fælles forståelse af hvem der skal forstyrres og med hvad. Der blev ansat en implementeringskonsulent og aftalt en arbejdsfordeling mellem implementeringskonsulenten og ledelsen. Som leder har Sigrid stået for ledelsesdelen såsom strategi, principielle beslutninger og ledelsesmæssig opbakning. Implementeringskonsulenten har på fuld tid haft fokus på at understøtte processen ved systemudvikling, dialog med KOMBIT og backup for superbrugerne. Implementeringskonsulenten har desuden kontakt til it-afdelingen og ser i det hele tage meget på tværs af opgaver og medarbejdere. Og så er der tæt dialog mellem implementeringskonsulenten og ledelsen, så ledelsen ved hvornår, der behov for yderligere ledelsesmæssig styring.

Hvad så nu?

Vi haft DUBU siden januar 2012 så implementeringsfasen er for længst overstået og sagsbehandlerne arbejder succesfuldt med DUBU, fortæller Sigrid. Fremover er DUBU og ICS udgangspunkt for temadage og vi har DUBU som fast punkt på personalemøder. Det sikrer udvikling og kvalificering af brugen af DUBU. Desuden inviterer vi også interne samarbejdspartnere fra administration, skoler og dagtilbud til møder med os for at udbrede metoden så alle os, der er omkring børnene, har et fælles grundlag og forståelse for alt det arbejde, der foregår med og omkring vores udsatte børn og unge.

YDERLIGERE MATERIALE