12. juni 2013

Fælles sprog og bedre sagsbehandling med DUBU

Tårnby Kommune tilsluttede sig DUBU og ICS i januar 2012. De to DUBU-superbrugere og socialrådgivere Maria Madsen og Rosemarie Lund mener, at kommunens sagsbehandling er blevet langt mere ensartet og systematisk med DUBU. Læs om deres erfaringer her.

Socialrådgiverne har fået et fælles sprog

Vi har nu arbejdet med DUBU og ICS i halvandet år og vores erfaringer er, at DUBU og ICS giver en tydelig ensartethed i sagsbehandlingen. Det er en af de største vindinger, vi har oplevet”, fortæller Maria. I systemet anvender alle socialrådgivere det samme ordvalg og de samme aktivitetstyper. KOMBIT har udarbejdet en vejledning med en aktivitetsoversigt. Hvis socialrådgiverne anvender disse aktiviteter i deres sagsbehandling har alle et fælles sprog og en langt bedre forståelse af hinandens arbejde. Det betyder, at vi indbyrdes har en langt bedre forståelse at hinandens arbejde og at vi nemmere kan tale om hinandens sager, fortæller Maria.

DUBU giver desuden et klart bedre overblik. Man kan se hvilke socialrådgivere, der er tilknyttet den enkelte sag, og man kan være flere socialrådgivere tilknyttet en sag, selvom man sidder forskellige steder i kommunen. Med DUBU kan man også være inde i en kollegas sag, og man kan helt helt overtage en anden sag, hvis en socialrådgiver fx flytter. "Det at kunne gå ind i en andens sag er en stor fordel, hvis en kollega er syg eller fraværende. Her kan jeg gå ind og se hendes aktiviteter og om der er nogen der er presserende og som dermed skal handles på", fortæller Maria. De to socialrådgivere fortæller, at de tidligere havde deres journaler i en KMD-sag og at et begreb som ”indstillinger” blev kaldt mange forskellige ting af de forskellige socialrådgivere. ”Det kunne være problematisk, hvis man fx skulle ind i en kollegas sag på baggrund af en henvendelse fra Ankestyrelsen eller fra Det sociale nævn, og finde de relevante dokumenter. Det kunne vi bruge lang tid på at lede efter”.

Bedre sagsbehandling

Maria og Rosamarie er enige om, at sagsbehandlingen er blevet bedre med DUBU og ICS (den børnefaglige metode): ”Handleplanen er lettere at udfylde og følge op på. I DUBU-systemet fremgår det simpelthen hvilke adviser, man skal følge op på, samt hvad der ikke er færdiggjort. Og så er det nemt at foretage børnefaglige undersøgelser”. DUBU og ICS er ganske enkelt systematiseret på en måde, som hjælper rådgiveren på vej i arbejdet med den børnefaglige undersøgelse. Man husker at inddrage barnet og dets familie og man husker at spørge ind til mange flere ting. Systemet sørger fx for, at man skal tage stilling til givne livsområder og der er en vejledning om ”aldersopdelte fokusområder” som kan hjælpe rådgiveren til, hvad der er vigtigt at spørge ind til afhængigt at barnets alder.  Derudover generer systemet selv de lovpligtige aktiviteter, som man som socialrådgiver skal huske. På den måde bliver man som socialrådgiver mindet om, hvad det er, man skal huske, fortæller Rosemarie.

Både Maria og Rosamarie mener, at DUBU understøtter ICS på en meget god måde. I de tidligere systemer vi har haft har der manglet ensartethed siger Rosamarie og fortsætter: ”Tidligere lavede vi vores børnefaglige undersøgelser i et dokumenthåndteringsprogram der hedder Dokajour. Det betød, at vi som sagsbehandlere greb arbejdet meget forskelligt an. Det manglede simpelthen en fælles forståelse og faglighed. Det har vi fået med ICS’en”.

Implementeringen i Tårnby Kommune

Maria Madsen og Rosemarie Lund har været en del af implementeringsprocessen i Tårnby Kommune, herunder indgået i en projektgruppe med ledere, superbrugere og koordinatorer. ”I begyndelsen havde vi møde hver uge da det var vigtigt, at sikre, at processen kørte og at vi håndterede opståede udfordringer med det samme”, fortæller Rosamarie. Herudover har superbrugernes funktion været at undervise deres kolleger i systemerne – både ICS og DUBU.

Vores strategi ved implementering var blandt andet at vi ikke ville holde fast i de gamle systemer og rutiner. Derfor slettede vi hurtigt de gamle skabeloner, så det ikke længere var en mulighed for nogen af os at arbejde med dem – som man jo godt kan komme til, når det nye DUBU-system virker for svært”. Dette gjorde Maria og Rosemaria med accept fra ledelsen, velvidende at det virkede meget drastisk for deres kolleger. Det er naturligvis et sats at slette alt det velkendte, men nogen gange må man også bare springe ud i det og gøre det! Og der var heldigvis ikke noget ramaskrig fra vores kolleger, siger Maria.

I Tårnby Kommune har man valgt ikke at implementere hele DUBU fra begyndelsen. Indsatsdelen er man for eksempel først begyndt at bruge i maj 2013. Vi implementerede ICS-metoden samtidig med DUBU-systemet, hvilket var en stor mundfuld for flere af vores kolleger, fortæller Rosemaria. Vores erfaring er, at det er godt at implementere systemer i faser, så rådgiverne når at blive trygge i og få indgående kendskab til en fase, før vi rykker videre til næste fase. Vi startede ud med "aktiviteterne", "den børnefaglige undersøgelse" og "handleplanen". Dette var overkommeligt og forandringen var til at rumme. På nuværende tidspunkt er vi godt i gang med indsatsdelen. Vores oplevelse er, at det er blevet taget rigtig godt imod. Nogle kolleger har fået aha-oplevelser i forhold til at indsatsdelen er med til at give et rigtig godt overblik over hvad en sag koster.