24. januar 2013

Undersøgelsessager må gerne være hurtige og effektive!

Vi har 4 måneder – og vi skal være sikre hver gang!

Hvis en kommune kommer undervejs med, at et barn eller en ung trænger til særlig støtte, skal der iværksættes en undersøgelse af barnets eller den unges forhold, herunder udvikling, familie- og skoleforhold. Kommunens undersøgelse skal danne grundlag for eventuelle foranstaltninger, der kan være mindre eller mere indgribende i barnets eller familiens liv. Derfor skal kommunen både handle rigtig og hurtigt. Med det pres der har været på området de seneste år, må det også gerne foregå effektivt.

Mange kommuner har vanskeligt ved i alle sager at overholde lovens krav om undersøgelse inden 4 måneder. Det kan skyldes flere eksterne forhold, men det kan også skyldes, at de procedurer, kommunen anvender, ikke er tilstrækkeligt effektive. At indhentningen af oplysninger fra de mange parter i sagerne ikke er tilstrækkeligt koordineret, at der ikke er fuldstændigt klare linjer for, hvilke informationer vi skal have til rådighed, hvad vi skal undersøge yderligere og hvor meget vi skal skrive. En undersøgelse på 15 sider er ikke nødvendigvis bedre end en på 5, men den har med garanti taget længere tid at lave til gene for andre sager og for kommunens økonomi.

Ofte mangler der også styring og overblik over de aktuelle sager, hvilket betyder, at man kun vanskeligt kan prioritere mellem de forskellige sager efter væsentlighed eller risikoen for, at sagen går over fristen. Derudover er det mange steder en udfordring, at akutte sager eller akut opfølgning i etablerede foranstaltninger vælter sagsbehandlingen.

Kan man spare penge ved at gøre, det man skal?

Men hvor er effektiviseringsperspektivet lige i denne type sager? For det første må det ikke underkendes, at der kan spares tid og penge i sig selv ved god og hurtig sagsbehandling – også på dette område. Men også i forhold til de foranstaltninger undersøgelserne eventuelt ender ud i, er god og hurtig sagsbehandling vigtig. Jo hurtigere en indsats kan etableres, des bedre vil effekten ofte være. Oftest vil den hurtigt iværk­satte foranstaltning også være mindre indgribende og dermed billigere – altså mere effektivt! Med andre ord: Man skal på dette område ikke være blind for de afledte effekter af god, hurtig og effektiv sagsbehandling.

Løsningen? Standarder og overblik!

KL’s konsulentvirksomhed og Arbejdsgangsbanken har arbejdet i flere kommuner med effektivisering af arbejdsgangene på undersøgelser i børne- og ungesager. Første trin har altid været at skaffe et overblik over, hvordan ”man” arbejder. Og der er ikke noget ”man”. Det viser sig ofte, at der fra indhentningen af oplysninger til vurderingen af eventuelle foranstaltninger anvendes meget forskellige procedurer i sagsbehandlingen, forskellige standarder for omfang og niveau og meget forskellig praksis for koordineringen af det arbejde, der skal udføres.

Med dette afsæt arbejdes der målrettet på at skabe gennemdrøftede og dermed accepterede standarder i faglighed såvel som i de metoder, man arbejder efter. Hvis de ikke eksisterer eller anvendes, skal der etableres faglige guidelines for, hvor og hvordan kommunen griber ind - og anvendelsen af beskrivelserne skal indarbejdes i den anvendte praksis. Der skal skabes rammer for det faglige skøn både for at sikre en ensartet linje og for at sikre en effektiv sagsbehandling.

Derefter skal der kigges på, hvordan man arbejder. Ved at tage afsæt i Arbejdsgangsbankens beskrivelse af lovens krav på området får man mulighed for at luge ud i tidligere procedurer og aftaler, der måske ikke længere er væsentlige. Og man kan kigge på de beskrivelser, der er i banken af andre kommuners gode arbejdsgange for at finde inspirationen til arbejdet med at etablere kommunens egen arbejdsmetode, der bliver fælles for alle. Det handler bl.a. om at skabe gode procedurer for, hvordan der indhentes yderligere oplysninger, hvilke aktører der er centrale i hvilke typer af sager, hvilket grundlag de forskellige typer af sager kan afgøres på, og hvordan procedurer i forbindelse med høring, iværksættelse, etc. gennemføres bedst muligt.

Derudover er det centralt at skabe gode arbejdsbetingelser for den enkelte medarbejder og for afdelingen som helhed. Det skal sikres, at sagsbehandleren i tidslommer eller ved opdelingen i specialer sikres sammenhængende tid til at arbejde med undersøgelserne. Hver gang en undersøgelse stopper op, kan der gå dage, før den kan tages op igen og timer før man er inde i sagen igen. For afdelingen som helhed handler det om at skabe overblik over sagsmængden, hvor langt de enkelte undersøgelser er, hvordan belastningen er i afdelingen aktuelt – fx på andre områder – og om tidsfristerne kan overholdes. En kraftig fokusering på styring og løbende målevaluering har i flere kommuner betydet, at man har kunnet opnå langt større rettidighed. Det handler med andre ord også om driftsledelse, hvor man gennem organisering af opgaverne og ressourcestyringen på team- og sagsbehandlerniveau, skaber rammerne for koncentreret arbejdstid.

Og næste step!

Det handler om helhedsbetragtninger. At skabe en sammenhængende proces fra underretning til foranstaltningen er sat godt i gang. Der skal på tværs af afdelinger skabes overblik og tydelighed om, hvem der gør hvad, hvad man kan forvente af hinanden og hvornår. Det kan man holde rigtig mange møder om fra sag til sag – eller man kan forsøge at få det sat i system.

Kontakt

Kontakt konsulent Peter Lager plg@kl.dk, tlf. 29657601 eller konsulent Henriette Günther Sørensen hgs@kl.dk, tlf. 33703107 for en uforpligtende snak om hvordan KLK og Arbejdsgangsbanken kan hjælpe jer.