06. september 2012

Nr. 5: Nyhedsbrev Byg og Miljø - MDB

Byg og Miljø er i udbud – og der er udsendt tilslutningsmateriale til kommunerne. Sideløbende med udbud og tilslutningsproces, arbejder projektgruppen bag Byg og Miljø i øjeblikket blandt andet med at planlægge målinger af effektiviseringsgevinster, udarbejde regelmatricer og overveje brugervenlig design og funktionalitet.

Byg og miljø er i udbud

Byg og Miljø er nu gået i udbud. Deadline for anmodning om prækvalifikation er i udbudsbekendtgørelsen fastsat til 27. september kl. 12:00.

Tilslutningsmateriale sendt ud til kommunerne:

Den 4. og 5. september har KOMBIT sendt tilslutningsmateriale til Byg og Miljø ud til kommunerne. Materialet består blandt andet i en aftale, en business case, som kan tilpasses den enkelte kommune og en løsningsbeskrivelse. Fristen for tilslutning til løsningen er den 24. oktober 2012. For at løsningen skal blive en realitet, forudsætter det, at tilstrækkelig mange kommuner bakker op om løsningen og har tilsluttet sig, når tilslutningsperioden slutter.

Tilslutningsmaterialet er sendt til kommunernes funktionspostkasser eller KOMBITs kontaktpersoner med besked om at sende materialet videre til relevante beslutningstagere og medarbejdere på teknik- og miljøområdet. Hvis du er interesset i at se materialet, kan du henvende dig til KOMBITs kontaktperson i din kommune, eller kontakte os på byggesag@kombit.dk

Måling af kommunernes effektiviseringsgevinster

Målet med Byg og Miljø er at skabe effektiviseringsgevinster i kommunernes byggesagsbehandling. For at kunne dokumentere, at kommunerne høster de forventede gevinster, vil der som en integreret del af Byg- og Miljø-projektet blive igangsat en før-måling i et antal kommunale byggesagsafdelinger. Der skal måles på, hvor lang tid kommunen bruger på de forskellige processer i en byggesag, før Byg og Miljø introduceres i kommunen. Når Byg og Miljø er i drift, vil der igen blive taget en måling på den tid, der bruges på processerne.

I løbet af efteråret 2012 vil der i samarbejde med en række kommuner blive en lavet en endelig plan for, hvordan før- og eftermålingerne skal gennemføres.

KOMBIT efterspørger i den forbindelse kommuner, der kunne have interesse i at blive før- og eftermålt. Fordelen for den enkelte kommune vil i den forbindelse være, at der med hjælp udefra skabes et større overblik over tidsforbruget ved de forskellige processer i byggesagsbehandlingen, og kommunen på den måde får skærpet fokus på, hvor der kan spares tid i backoffice. Interesserede kommuner kan kontakte KOMBIT på byggesag@kombit.dk

Arbejde med regelmatricer

Regelmatricen for byggesager fortæller, hvilke dokumentationskrav der gælder, når borgere og virksomheder skal søge en byggesag i kommunen. Den regelmatrice for byggesagerne, der blev udarbejdet i pilotprojektet DOB, vil indgå i udbudsmaterialet for Byg og Miljø.

I august 2012 har der været holdt workshops for at få lavet en regelmatrice for de miljøsager, der vil indgå i Byg og Miljø. Tilsvarende har der været holdt en workshop med Kulturstyrelsen for at fastlægge de forskellige dokumentationskrav, der knytter sig til byggesager om fredede bygninger og omgivelser. De to nye regelmatricer for henholdsvis miljøsagerne og for de fredede bygninger og omgivelser vil indgå i udbudsmaterialet.

De tre regelmatricer vil i forbindelse med selve udviklingen af Byg og Miljø blive fastlagt endeligt. Det vil ske i tæt samarbejde mellem leverandøren og medarbejdere fra kommunerne og Kulturstyrelsen.

Fokus på brugervenlighed

På baggrund af tidligere erfaringer med digital byggeansøgning har KOMBIT stort fokus på brugervenligheden i Byg og Miljø. Den kommende leverandør skal samarbejde med specialister i brugervenlighed, så den endelige løsning bliver intuitiv med et moderne og visionært design. Løsningen vil indeholde relevant vejledning og forklaringer i alle ansøgningens faser i et sprogbrug, der er rettet mod ansøgeren. For brugere med begrænsede it-færdigheder vil der være mulighed for at få hjælp via medbetjening fra en sagsbehandler, der kan få adgang til ansøgerens sagsmappe.

Både relevante brugergrupper og kommunale medarbejdere vil blive inddraget i workshops under udviklingsprocessen for at sikre optimal brugervenlighed i løsningen.