15. oktober 2012

Byggesagsansøgninger er fyldt med fejl og mangler

Alt for ofte er der fejl og mangler i de byggesagsansøgninger, kommunerne modtager fra borgere og virksomheder. Det forsinker byggesagerne i rigtig mange sager, vurderer kommunerne i ny Momentum-undersøgelse. Derfor er kommunerne utilfredse med, at Energistyrelsens officielle opgørelse over sagsbehandlingstider inkluderer ventetiden med at skaffe oplysninger fra ansøgerne.

Lige meget om det er en udestue eller et lejlighedskompleks, der skal bygges, kræver det, at man søger om tilladelse ved kommunen. Men den disciplin slipper hverken borgere eller virksomheder mildest talt særlig godt fra, viser ny Momentum-undersøgelse. Hele 71 procent af kommunerne oplever, at der er fejl og mangler i over halvdelen af de byggesagsansøgninger, de modtager. Og 65 procent af kommunerne vurderer, at det er med til at forsinke sagsbehandlingen i over halvdelen af sagerne.

Det billede kan man i den grad genkende i Gladsaxe Kommune, siger byggesagschef Erik Scheldon.

»Vores egne undersøgelser over årene viser, at rundt regnet 60 procent af sagerne er mangelfulde. Og her taler vi mangelfulde i en grad, så vi ikke kan behandle sagerne,« siger Erik Scheldon og fortæller, at de mange fejl og mangler har fået konsekvenser for måden, kommunen griber ansøgningerne an:

»Vi har valgt at være benhårde og sige, at vi ikke sagsbehandler, før vi har det fulde materiale. Og for mig at se er den bedste service, at ansøgerne med det samme får ansøgningen retur med besked om, hvad der mangler. For hvis de kan sende oplysningerne lidt pø om pø, bliver sagsbehandlingen lang, og antallet af mails og telefonopkald eksploderer. Og det tager igen tid fra sagsbehandlingen.«

Ansøgere må stramme op

Også i det sydfynske har man på grund af mange fejl og mangler i byggesagsansøgningerne indført, at ansøgningen skal leve op til kravene, inden kommunen begynder at sagsbehandle. Det fortæller Lone Himmelstrup, chef for Natur, Miljø og Erhverv i Svendborg Kommune og formand for Byg og Boligfaggruppen i den kommunaltekniske chefforening (KTC).

»Vi screener nu alle sagerne, når de kommer ind, og er der fejl eller mangler, så skriver vi til ansøgerne, hvad der mangler, og at vi annullerer sagen, hvis oplysningerne ikke er kommet inden for tre uger. Det tager de værste problemer, men jeg synes da, det er ærgerligt, at det er nødvendigt med den ekstra arbejdsgang for at sikre, at vi ikke spilder sagsbehandlernes tid,« siger Lone Himmelstrup.

Torben Liborius, erhvervspolitisk chef i erhvervsorganisationen Dansk Byggeri, erkender, at der kan være problemer med at få udfyldt ansøgningerne korrekt.

»Jeg er overrasket over, at omfanget af fejl skulle være så stort, som undersøgelsen viser. Men når det er sagt, så ved vi godt, at det er et relevant emne at tage op. Derfor har og vil vi gerne bidrage til, at det bliver nemmere at lave en korrekt ansøgning første gang,« siger Torben Liborius.

Han mener dog samtidig, at Momentums undersøgelse bør vække til eftertanke hos både ansøgere, kommuner og staten, der laver lovgivningen på området:

»Hvis halvdelen af ansøgningerne er mangelfulde, kunne det også være, at de krav, der stilles til ansøgningen, ikke er hensigtsmæssige. Så jeg synes, der er anledning til både at se kritisk på ansøgerne og dem, der stiller kravene.«

Erik Scheldon, byggesagschef i Gladsaxe Kommune, vil heller ikke frikende kommunerne i forhold til, at nogle ting kunne gøres bedre i ansøgningsproceduren, men han opford-rer især rådgivere og virksomheder til at komme højere op i gear, når der skal laves ansøgninger.

»Det er klart, at det kan være svært for borgere, der måske kun gør det én gang i deres liv. Men 80 procent af vores ansøgninger kommer fra professionelle, og alligevel oplever vi mange ansøgninger med fejl og mangler,« siger Erik Scheldon.

Han oplever, at årsagerne til problemerne typisk afhænger af byggesagernes størrelse:

»I de mellemstore sager er det typisk lokale rådgivere, der står for ansøgningen, og de har simpelthen svært ved at følge med i lovgivningen, og så afleverer de mangelfuldt materiale. På de store projekter er det ofte et stort rådgivningsfirma, der har flere forskellige rådgivningsteam, som eksempelvis arkitekthold, vvs-ingeniører og el-ingeniører, i gang på samme tid, og stramme deadlines giver ofte koordineringsproblemer og dermed fejl og mangler.«

Selv om der stadig er fejl og mangler trods rådgiverhjælp, så mener 84 procent af kommunerne i undersøgelsen, at ansøgninger fra virksomheder, der har gjort brug af eksterne rådgivere, har færre fejl end ansøgninger, hvor der ikke er gjort brug af eksterne rådgivere.

Kommuner hjælper ansøgere

I bestræbelserne på at dæmme op for de mange fejl og mangler har de fleste kommuner gennem de seneste år på forskellig vis forsøgt at hjælpe ansøgerne med udfyldningen af ansøgningsskemaet. Hele 84 procent af kommunerne stiller særlige vejledningsmuligheder til rådighed, ligesom 71 procent af kommunerne har indført tiltag, der har til hensigt at mindske antallet af fejl og mangler.

En af kommunerne er Gladsaxe Kommune, hvor man på kommunens hjemmeside kan finde vejledningsmuligheder målrettet til borgerne. Gladsaxe har samtidig siden 2010 været en ud af seks kommuner i et pilotprojekt om at skabe et digitalt ansøgningssystem, som skal komme til at fungere så godt, at det bliver landsdækkende fra årsskiftet 2013/2014, forklarer Erik Scheldon:

»Den digitale udgave er propfyldt med vejledningsteks-ter, og det har været så stor en succes, at de professionelle rådgivere har droppet deres egne tjeklister. Det kniber dog med at få de almindelige borgere ind igennem den digitale løsning, selv om vi stille og roligt forsøger at få alle den vej ved at hjælpe dem over telefonen.«

Også Svendborg Kommune har udarbejdet vejledninger til borgerne, og derudover forsøger kommunen også at tage så mange af fejlene i opløbet ved at mødes med ansøgeren, inden vedkommende sender sin ansøgning.

»Hvis det er lidt større sager, eksempelvis erhvervssager, så tilstræber vi at holde et formøde, hvor vi kan forklare, hvordan ansøgningen skal udfyldes, og hvad de skal sende ind. På den måde giver vi dem en form for tjekliste og muligheden for at få afklaret spørgsmål, inden de søger,« siger Lone Himmelstrup, afdelingschef for Byg, Vej og Miljøafdelingen i Svendborg Kommune.

Trods anstrengelserne anslår kommunerne i Momentums undersøgelse, at fejl og mangler i gennemsnit i 56 procent af byggesagerne er hovedårsagen til, at sagsbehandlingen tager for lang tid. Det skaber derfor frustrationer rundtom i kommunerne, at Energistyrelsens officielle opgørelser af kommunernes sagsbehandlingstider opgøres i bruttosagsbehandlingstid. Dermed inkluderes nemlig den tid, hvor kommunen venter på en fyldestgørende ansøgning. Samtidig viser undersøgelsen, at 49 procent af kommunerne oplever, at Energistyrelsens opgørelse, som kommer fra et træk i BBR, ikke stemmer overens med kommunernes opgørelse af bruttosagsbehandlingstider.

Kommunernes forening KL har derfor i en arbejdsgruppe under Klima-, Energi- og Bygningsministeriet kæmpet for at få ændret praksis for Energistyrelsens opgørelser. Arbejdsgruppen har siden januar set på, hvordan man skaber en mere effektiv byggesagsbehandling, og skulle snart være klar til at komme med anbefalinger til ministeren.

»Sagsbehandlingen kan reelt ikke begynde, før ansøgningen er fyldestgørende. Og al den tid, vi bruger på at indhente flere oplysninger, har jo intet med sagsbehandling at gøre. Vi håber derfor, at ministeren vil være med til skabe et mere retvisende billede af kommunernes byggesagsbehandlingstider,« siger Martin Damm, formand for KL’s Teknik og Miljøudvalg og borgmester i Kalundborg Kommune.

Kommuner skal sætte mål for sagsbehandling

Dansk Byggeri er med på, hvis sagsbehandlingstiderne fremover også bliver opgjort i ”netto-tider”, men det ændrer ifølge erhvervspolitisk chef Torben Liborius ikke ved, at sagsbehandlingstiden bør blive væsentligt kortere.

»Kommunernes sagsbehandlingstider er både for lange og for forskellige. Kommunerne bør anspores til at melde forpligtende servicemål ud for sagsbehandlingstiden. Så ved man, hvad man har at forholde sig til som bygherre,« siger Torben Liborius.

Momentums undersøgelse viser, at mange kommuner allerede i dag arbejder med servicemål. Tre ud af fire kommuner har vedtaget servicemål for sagsbehandlingstider i byggesager, og 86 procent af disse kommuner har offentliggjort servicemålene på kommunens hjemmeside.

En af dem er Svendborg Kommune, hvor man har et overordnet servicemål for den gennemsnitlige byggesagsbehandling for korrekte ansøgninger på fem til seks uger, samt at ansøgeren skal have en kvittering for sin ansøgning inden tre dage.

»I kvitteringen skriver vi, hvor lang sagsbehandlingstiden vil være, da den kan variere efter, hvor travlt der er, og hvilken type sag det er. Samtidig skriver vi, at sagsbehandlingstiden først er gældende fra det tidspunkt, hvor ansøgningen er fuldt oplyst,« siger Lone Himmelstrup.

Af Jens Jørgensen, jjr@kl.dk

Analyse: Sune Gerts Larsen, KL's analyseenhed

YDERLIGERE MATERIALE