27. februar 2012

3.6 DUBU – digitalisering af området for udsatte børn og unge

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange kommuner har anskaffet sig DUBU?

I dag har 52 kommuner tilsluttet sig DUBU, hvoraf ca 45 kommuner har taget DUBU i brug. De øvrige kommuner tager DUBU i brug ultimo 2013 og primo 2014.

Skal alle kommuner anskaffe sig DUBU?

KL og regeringen har i Økonomiaftalen for 2013 aftalt, at kommunerne senest i 2014

skal anskaffe sig DUBU eller et tilsvarende it-system.

KL og Social- og Integrationsministeriet har sendt et brev til alle landets borgmestre om, hvad man forstår ved et tilsvarende it-system. Man kan læse brevet på KL’s hjemmeside:

http://www.kl.dk/Born-og-unge/Kommuneokonomiaftalens-malsatning-om-udbredelse-af-DUBU-eller-tilsvarende-it-systemer-id114210/?n=0

Hvordan deltager vi som kommune i projektet?

Som ny kommune kan man tilslutte sig DUBU, når det passer ind i kommunens planlægning. Man kan kontakte Christina Knudsen fra KOMBIT på chk@kombit.dk eller på tlf. 2446 3664.
KOMBIT og KL holder i fællesskab informationsmøder for nye DUBU-kommuner. Næste gang er den 27. maj 2013 i KL-Huset fra 10-15.
Man kan læse mere om program og tilmelding til mødet på KL’s hjemmeside:
http://www.kl.dk/Arrangementer/Arrangementer/2013/05/DUBU-informationsmode-d-27-maj-i-KL/

Hvorfor skal vi som kommune implementere projektet? Hvad får vi ud af det?

DUBU er et fagsystem, der vil fremme effektivitet og kvalitet i arbejdet med udsatte børn og unge. DUBU vil frigøre tid hos sagsbehandlerne til konkret behandling af de udsatte børn og unges sager, fordi den reducerer sagsbehandlernes tidsforbrug til administration, sikrer bedre overblik over sagsbehandlingen, sikrer bedre do­kumentation på området og vil forbedre den økonomiske styring. Løsningen bygger på den socialfaglige metode “Integrated Children’s System” (ICS). Med DUBU får kommunernes sagsbehandlere et fagsystem, der giver en række fordele:

• Mere systematik i sagsbehandlingen

• Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser

• Bedre matchning af behov og tilbud

• Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne

• Nemmere tværgående arbejde mellem offentlige myndigheder

• Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen

Findes der en business case for DUBU-projektet? 

KOMBIT har udarbejdet en skabelon til en kommunal business case, der tager udgangspunkt i en besparelse på 1 % af de samlede udgifter til foranstaltninger på det sociale børneområde. Kommunen kan henvende sig til KOMBIT og få tilsendt skabelonen. Det er efterfølgende op til kommunen at vurdere, hvilket besparelsespotentiale, som er realistisk ift. egen kommune.

Hvornår er det planen, at kommunerne skal implementere projektet?

KOMBIT foreslår, at kommunen afsætter minimum 6 måneder til den organisatoriske forankring i kommunen (såfremt kommunen ikke anvender ICS i dag – ellers kan dette måske gøres lidt hurtigere), herunder tid til uddannelse i ICS og DUBU.

Har projektet sammenhæng med initiativer i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi? - Hvilke? - Og hvordan hænger de sammen?

DUBU indgår i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Målsætningen er, at minimum 80 % af kommunerne har implementeret DUBU inden udgangen af 2015.

Hvordan ser tidsplanen for projektet ud?

Fase 1 blev sat i drift 19. december 2011 og indeholder grundfunktionaliteten i DUBU, fase 2 forventes i drift medio 2012 og fase 3-4 i 2013.

Fase 2 indeholder integration til Danmarks Statistik, integration til e-boks og integration til de ESDH-systemer, som lever op til OIO Sag- og Dokumentstandarden.

Fase 3 indeholder mulighed for at hente faktisk forbrug fra økonomisystemerne: Fujitsu Prisme, KMD ØS, KMD Opus og EG’s ØS samt mulighed for udtræk af faste ledelsesrapporter.

Fase 4 indeholder arkivering ift. Statens Arkiver og integration til Outlook 2010.

Hvornår er der resultater i projektet, som har betydning for os som kommune - eller som I gerne vil have vores bidrag til?

Som beskrevet overfor, har DUBU kommunerne kunne tage første fase af DUBU i brug 19. december 2011, fase 2 i sidste halvdel af 2012 og fase 3 og 4 i 2013. Herefter følger fase 2 medio 2012 og fase 3 og 4 i 2013.
Der er nedsat en referencegruppe for DUBU med bl.a. 8 kommunale repræsentanter. Referencegruppen har ansvaret for at prioritere forslag til videreudvikling af DUBU.

Hvor mange ressourcer (man power og økonomi) skal vi som kommune afsætte til projektet - og hvornår?

Vi anbefaler, at I vælger en projektleder i kommunen (6 måneder forud for idriftsættelse) samt etablerer en styregruppe. Dertil skal der afsættes ressourcer til DUBU og ICS superbrugere, hvilket ikke behøver være de samme personer. Antallet af DUBU superbrugere er 2-3 afhængig af kommunens størrelse. Kommuner med et indbyggertal på mere over 50.000 og med mere end 40 brugere får uddannet 3 superbrugere, mens resten af kommunerne får uddannet 2. Antallet af ICS superbrugere er valgfrit, men vil typisk være ca. samme antal.

ICS superbrugerne skal på kursus i ICS. DUBU superbrugerne skal på kursus i DUBU-systemet og efterfølgende uddanne kollegaerne i systemet. DUBU superbrugerne forventes at bruge ca. 1-2 timer pr. dag den første måned efter at hele afdelingen i kommunen tager DUBU i brug, mens tidsforbruget efterfølgende forventes at falde til et par timer om ugen. Derudover skal alle medarbejdere forvente at afsætte tid til at lægge eksisterende sager/data i DUBU. ICS superbrugerne skal afsætte tid til faglig sparring med kollegaerne.