Kommunikationsværksted for medarbejdere

I Furesø Kommune har kommunikationsteamet lavet et værksted. Her kan alle medarbejdere en gang om ugen få hjælp til store og små kommunikationsopgaver. Det skal effektivisere arbejdsgangene og rådgivningsfunktionen. Tidsbestilling er ikke nødvendig. Kom bare forbi, lyder det fra kommunikationsteamet.

Få hænder. Mange opgaver. For lidt tid. Stor efterspørgsel. Det er hverdagen i mange kommunale kommunikationsafdelinger landet over. Også i Furesø Kommune, hvor de tre kommunikationsmedarbejdere hele tiden forsøger at finde de mest effektive måder at give flest muligt størst udbytte af rådgivningen.

Senest har teamet på forsøgsbasis åbnet et værksted, hvor medarbejdere og ledere, kan dukke op og få individuel starthjælp til et bredt udsnit af kommunikationsopgaver. 

Man kan også gå i gang med sin opgave på selve værkstedet. Her står der computere til rådighed, så medarbejderne kan få sparring og gode råd undervejs, forklarer kommunikationskonsulent, Lene Finnemann Olesen. 

Løsningen er ganske enkel - og det er netop én af dens styrker

Før værkstedet måtte kommunens medarbejdere ringe, e-maile, møde op på kontoret eller booke kommunikationsmedarbejderne til møder. Aktiviteterne var spredt ud over hele ugen, og arbejdsdagen blev delt op i små bidder. Nu har de samlet ressourcerne, effektiviseret deres tid og gjort rådgivningsdelen mere tydelig.  

Et åbent værksted er nemt lige at smutte forbi. Medarbejderne kan fx have behov for et godt råd om design, en vinkel på en webtekst eller korrektur på en folder. Her får vi personlig kontakt, og vi kan adressere flere forskellige opgavetyper i ét hug. Og så sker det hele oven i købet, når vi har god tid til det, siger Lene Finnemann Olesen.  

Starthjælp styrker kommunens strategiske kommunikation

Lene Finnemann Olesen peger på, at starthjælpen også kan være med til at gøre den kommunale kommunikation mere målrettet og resultatorienteret.

Det er en floskel, men alligevel: godt begyndt er ofte halvt fuldendt. Tit er det lige præcis ”dét der med pressen” eller ”det dér med kommunikationsplanen”, som folk skubber foran sig, når de har travlt - og samtidig oplever, at vi i kommunikationsteamet også har det. På værkstedet kan vi mødes uformelt og tale om formål og modtagere og kanaler. Pludselig kan medarbejderen sidde med råskitsen til en kommunikationsplan, som han/hun så kan arbejde videre med, siger Lene Finnemann Olesen. 

Sådan virker værkstedet

  • Værkstedet er oprettet i et helt almindeligt mødelokale med netstik og bærbare computere + varm kaffe/the!
  • Én kommunikationskonsulent bemander værkstedet fast. Ved travlhed eller behov for specialiseret viden kan de andre medarbejdere træde til.
  • Alle er velkomne med deres opgaver. Kommunikationsteamet kan også ”visitere kunder” til værkstedet.
  • Man skal hverken melde til eller fra.
  • Alle værkstedsbesøg bliver ført ind i en log-bog, så teamet kan spotte, om der kommer mange henvendelser af samme type, og om der derfor er behov for en særlig indsats, fx værktøjer på intranettet, udbud af et bestemt kursus eller øget information.
  • Foreløbig er der åbent en eftermiddag om ugen. Er der tilstrækkelig efterspørgsel, udvides åbningstiden.
  • Værkstedsordningen er et forsøg, der begyndte ved årsskiftet.

På værkstedet yder kommunikationsteamet starthjælp til en lang række formidlingsopgaver som for eksempel:

  • Planlægning af større og mindre kommunikationsindsatser, fx kampagner og generel oplysning til borgerne
  • Vinkling af en pressemeddelelse; generel rådgivning om pressehåndtering
  • Rådgivning om sprog og genre, fx borgerbreve og dagsordenspunkter
  • Rådgivning om medieproduktion, fx annoncer og indlæg i kommunens informationsannonce
  • Udarbejdelse af en politik/strategi – sådan kommer du i gang
  • Stillingsannoncer
  • Strukturering af indhold på hjemmesider og hjælp til gode webtekster
  • Generel Sitecore-hjælp
  • Udarbejdelse af foldere, flyers, plakater eller postkort – generel hjælp til design-skabelonerne
  • Udarbejdelse af spørgeskemaer

Markedsføring af værkstedet
Kommunikationsmedarbejderne gør flere forskelllige ting for at markedsføre deres kommunikationsværksted.

Vi gør opmærksom på værkstedet, når vi taler med kollegaer, der efterspørger hjælp. Så lægger vi nyheder og information om det ud på vores intranet og i det ugentlige interne nyhedsbrev. Vi reklamerer også for det et i vores autosigtaturer, når vi sender e-mails ud. Sidst men ikke mindst kommunikeres det cheferne imellem, fortæller Lene Finnemann Olesen.