19. december 2011

Betaling til tiden

Det offentlige herunder kommunerne er i flere omgange blevet beskyldt af flere brancheforeninger for at være dårlige til at betale regninger. Fakta er imidlertid, at det offentlige betaler regningerne til tiden, når faktura og leverance er i orden.

En omfattende undersøgelse fra 2010, der blev udarbejdet for Finansministeriet, Økonomi- og Erhvervsministeriet, KL og Danske Regioner, dokumenterer sort på hvidt, at langt hovedparten af de modtagne fakturaer betales til tiden, men også at både myndigheder og virksomheder har ansvaret for få nedbragt de regninger, som i dag ikke betales til tiden.

Undersøgelsen byggede på fakta fra 150.000 fakturaer indsamlet i maj måned 2009 fra 15 statslige institutioner, to regioner og fire kommuner. Den samlede værdi af fakturaerne var på godt to milliarder kroner.

Datamaterialet viste, at 80 procent af fakturaerne blev betalt til den aftalte tid. Den faktiske registrering af rettidige betalinger dækkede over et datointerval på nogle få dage omkring den anførte forfaldsdato. Det skyldes, at rettidig betaling kan defineres som enten forfaldsdato eller som betalingsdato, som igen er afhængig af den nærmeste bankdag.

I 20 procent af handlerne var der primært fejl i enten faktura, leverance eller andre forhold. Det forklarer, hvorfor betalingen ikke altid sker til tiden. Af de 20 procent betaltes halvdelen af fakturaerne med en til fem dages forsinkelse.

Undersøgelsen viste også, at fakturaerne havde en kredittid på gennemsnitlig 28,4 dage, og at fakturaer med meget korte tidsfrister i højere grad bliver betalt for sent.

Årsager til forsinkelse

Hos leverandøren

Nogle af de væsentligste årsager til sene betalinger – forårsaget af forhold hos leverandøren – er manglende eller forkert angivelse af oplysninger på fakturaen, der medfører, at fakturaen sendes forkert rundt i modtagerens institution eller forvaltning.

Det kan også skyldes, at leverandøren fortsat i stort omfang bruger papirbaserede fakturaer, der sendes til indskanning, hvorved der er risiko for tastefejl. Fakturaen kan også indeholde kortere betalingsfrister end aftalt eller være modtaget af den offentlige myndighed betydeligt senere end den angivne fakturadato. Herved bliver betalingsfristen reelt kortere end aftalt.

En KL-undersøgelse fra 2008 viste fx, at næsten 40 procent af kommunerne oplevede, at betalingsfristerne på fakturaerne ofte var kortere end aftalt, og en kommune oplyste dengang, at fire ud af ti regninger havde en frist inden for en uge, efter de var modtaget.

Desuden oplyste næsten hver fjerde kommune i undersøgelsen fra 2008, at betalingsfristen ofte allerede var overskredet, når kommunen fik regningen at se. For nogle kommuners vedkommende var det helt op mod hver tredje regning, hvor det var tilfældet. Det gør det naturligvis meget vanskeligt for kommunen, at overholde betalingsfristerne.

En anden hyppig årsag til manglende betaling til tiden er, at leverandøren kan have leveret en vare, der ikke svarer til den bestilte. Hvis der er fejl eller mangler i de leverede varer og tjenesteydelser, skal det offentlige naturligvis holde betalingen tilbage, da myndigheden er forpligtet til at passe på borgernes penge.

Hos myndigheden

Nogle af de væsentlige årsager til sene betalinger – forårsaget af forhold hos den offentlige myndighed – er, at den offentlige myndighed afsender en mangelfuld ordre, der ikke indeholder minimumskravene. Det kan fx være, at den offentlige myndighed oplyser en upræcis reference, som leverandøren herefter bruger ved fakturaudstedelsen. Dette gør, at den offentlige myndighed selv bruger mange ressourcer på at vurdere og videresende fakturaen til den rette.

Endelig kan man pege på manglende varekontrol og -registrering, eller at der ikke er klare retningslinjer for, hvem der er ansvarlig for håndtering af fakturaen.

Alle kan blive bedre
Ingen – hverken kommuner eller leverandører – kan være tjent med at blive hængt ud for ikke at leve op til indgåede aftaler. Både kommuner og leverandører har en klar interesse, i at regninger betales til tiden.

Som udløber af undersøgelsen fra 2010 blev der blandt andet udarbejdet en ”quick guide”, som indeholder en række forslag og initiativer, som både myndighed og leverandør kan igangsætte for at sikre rettidige betalinger.

Det er først og fremmest en større optimering af indkøbsprocessen og processen for leverance- samt fakturamodtagelse, der skal til for at sikre rettidige betalinger. Derfor bør leverandørerne på den ene side blive bedre til at orientere sig om, hvilke betingelser der gælder for at handle – både i forhold til frister samt krav til specifikationer på regningerne. Kommunerne bør på den anden side være bedre til at undgå flaskehalse samt optimere arbejdsgangene omkring bilagshåndteringen.

Samtidig er der i regi af Justitsministeriet nedsat en arbejdsgruppe, som skal sikre klare og ensartede betalingsregler for den offentlige sektor.

Yderligere oplysninger kan fås hos Søren Hemmingsen (she@kl.dk / 3370 3493) eller Lars Eckeroth (lar@kl.dk / 3370 3414).

YDERLIGERE MATERIALE

  • LINK

    Rapport: Sikring af rettidig betaling (nov. 2010)

  • LINK

    Quick guide – Vejen til rettidige betalinger (dec. 2010)