07. juni 2010

Kommuner vil spare milliarder på digitale løsninger

Kommunerne er på trapperne med ny fælles digitaliseringsstrategi, der skal give effektiviseringer på mindst halvanden milliard kroner om året i løbet af de kommende år. Teknologien kan både give bedre service for borgerne og effektivisering i kommunen. Ekspert mener, at potentialet er realistisk, men det kræver vilje til at tage de ubehagelige beslutninger, hvis gevinsten skal høstes fuldt ud.

De danske kommuner skal undergå en digital revolution i de kommende år. De digitale løsninger skal tænkes ind i hele kommunens virke og på alle de store serviceområder – ældrepleje, børnepasning, undervisning og så videre. Og forandringerne skal ikke blot give bedre service til borgerne – de skal også give markante effektiviseringer. I tørre tal mindst halvanden milliard kroner om året fra 2015.

Det fremgår af udkastet til en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi, som KL snart sender i høring til kommunerne. Og Erik Nielsen, borgmester i Rødovre og formand for KL’s Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalg, er sikker på, at de ambitiøse mål kan nås.

»Der er meget information mellem borgerne og kommunen og mellem de kommunale medarbejdere, som med stor fordel kan udveksles digitalt. Det er nemmere og hurtigere for alle parter, og så er det betydeligt billigere. I de kommende år, hvor økonomien bliver særdeles stram, er vi forpligtet til at høste alle de besparelser, som ikke forringer servicen for borgerne,« siger Erik Nielsen.

Erik Bonnerup, adjungeret professor ved Copenhagen Business School, er ekspert i it- og digitaliseringsprojekter i almindelighed og i den offentlige sektor i særdeleshed. Han var blandt andet i 2001 formand for en arbejdsgruppe, der analyserede en række offentlige it-skandaler og gav gode råd om, hvordan de kunne undgås fremover. Senest har han været formand for den såkaldte højhastighedskomité. Og Erik Bonnerup mener, KL’s bud på effektiviseringspotentialet ved øget digitalisering er realistisk.

»Potentialet er meget stort, og jeg føler mig overbevist om, at det er realistisk for kommunerne årligt at spare milliarder ved digitalisering. Det er ikke let, men det kan lade sig gøre. Og mange tiltag vil samtidig give serviceforbedringer,« siger Erik Bonnerup.

Besparelser kræver vilje

Men det helt afgørende er ifølge Erik Bonnerup, at kommunerne har viljen til at høste besparelserne. Det er ingen sag at lave regnestykker på, hvor meget tid de kommunalt ansatte kan spare, og hvor mange penge man dermed kan spare. Men pengene bliver jo først sparet, hvis man rent faktisk også er parat til at skære ned på antallet af medarbejdere:

»Besparelserne kan kun indhentes, hvis man er parat til at tage de fornødne konsekvenser. Det dur ikke, at man gennemfører projekterne og først derefter vil tage stilling til, hvordan man høster besparelsen. Man bør starte med at sige ærligt, at de her projekter skal kunne spare os for et antal stillinger. Ellers ender det bare som en motordrevet hestevogn.«

I udkastet til den nye kommunale digitaliseringsstrategi gennemgås en række tværgående initiativer, og derudover zoomes der ind på, hvordan digitalisering kan give bedre service og effektiviseringer på fire konkrete fagområder i kommunerne. Det gælder beskæftigelse, social og sundhed, børn- og kultur og teknik- og miljøområdet.

Et vigtigt tværgående initiativ er øget brug af digital borgerbetjening, og strategien opstiller et mål om, at mindst halvdelen af borgernes henvendelser til kommunerne skal ske digitalt i 2015. Samtidig skal kommunerne ifølge strategien være parate til at lukke for nogle af de gammeldags kanaler. I kroner og øre skal nye og allerede igangsatte initiativer betyde, at kommunerne samlet set kan spare cirka 500 millioner kroner om året på borgerservice.

Københavns Kommune er en af frontløberne på digital borgerservice, hvor kommunen blandt andet har vedtaget en ambitiøs kanalstrategi, som skal sikre, at de digitale løsninger bruges i alle de tilfælde, hvor ydelsen tillader det. Kommunen har lavet beregninger, der viser, at en borgerhenvendelse pr. brev gennemsnitligt koster kommunen 110 kroner i administration, mens en digital henvendelse kun koster tre kroner, fortæller Stig Lundbech, kontorchef i Københavns Kommunes Center for Borgerservice.

»Det er meget billigere for kommunen, og samtidig viser undersøgelser, at borgerne gerne vil de digitale løsninger. Derfor er vores opgave at gøre den digitale selvbetjening attraktiv for borgeren, så det bliver lige så udbredt som at bruge netbank. Alle informationer skal samles ét sted, så borgeren har én indgang til alle kommunale ydelser,« siger Stig Lundbech.

Derfor arbejder kommunen sammen med en række andre kommuner om at udvikle projektet ”Min side”, der netop skal tilbyde borgerne én digital indgang til information og selvbetjening på kommunale ydelser lige fra opskrivning til daginstitution, bestilling af pas og meddelelse om flytning.

Og Stig Lundbech fremhæver, at man kan rykke meget ved en intensiv indsats. Han peger på, at kommunen på blot to måneder har næsten tredoblet antallet af flytninger, der bliver meldt digitalt. Det er sket ved en mere brugervenlig løsning samt intensiv information om muligheden for at melde flytning på nettet.

Stig Lundbech er helt enig med Erik Bonnerup i, at kommunerne skal være parate til at drage de nødvendige konsekvenser, hvis der skal komme besparelser ud af digitaliseringsprojekterne. Men han er ikke i tvivl om, at det vil ske i Københavns Kommune, som budgetterer med, at digitaliseringssatsningen i 2013 skal give besparelser på 23,5 millioner.

»Vi har allerede lagt ind i budgetterne, at vi skal spare penge på det her, så det skal vi også nå. Vi er parat til at tage de nødvendige konsekvenser for at høste besparelserne. Meget kan klares ved naturlig afgang og omplaceringer, men vi har også allerede afskediget nogle få, og vi kan blive nødt til at gøre det igen.«

Vejle Kommune er involveret i et af de projekter, som måske kan give både bedre service og effektiviseringer på teknik- og miljøområdet. Det drejer sig om et projekt om digitalisering af byggesager, som er støttet med 15 millioner kroner af ABT-fonden – anvendt borgernær teknologi. En betingelse for støtte fra ABT-fonden er, at projekterne forventes at kunne reducere behovet for arbejdskraft i den offentlige sektor, og samlet set vurderes digitalisering af byggesager at kunne spare 50-100 medarbejdere på landsplan.

Kommuner skal samarbejde

Henrik Børsting Aagaard, udviklingschef i teknisk forvaltning i Vejle Kommune, sidder i projektets styregruppe, og han fortæller, at to tredjedele af de ansøgninger om byggetilladelse, som kommunen får i dag, er fejlbehæftede. Det skal ændres ved, at alle borgere og virksomheder fremover kan få adgang til alle oplysninger om deres ejendomme på internettet og her udfylde ansøgninger om byggetilladelser.

»Det må kunne gøres enklere, både for bygherrens skyld, så han kan få et hurtigere svar på sin ansøgning, og så kommunen kan spare tid. Jeg forventer helt klart også, at vi kan hente en besparelse,« siger Henrik Børsting Aagaard.

Ud over Vejle medvirker fem andre kommuner og Erhvervs- og Byggestyrelsen i det konkrete projekt om digitalisering af byggesager. Og netop mere tværkommunalt samarbejde om digitalisering fremhæves i den nye digitaliseringsstrategi som afgørende for, at kommunerne får høstet effektiviseringsgevinsterne ved digitalisering. Og det er digitaliseringsekspert Erik Bonnerup helt enig i.

»Borgmesteren og byrådet må forlange, at administrationen ikke sidder og bruger tid og penge på at opbygge et nyt system, hvis nabokommunen allerede har opbygget noget, der er lige så godt. Der er ingen grund til, at man opfinder 20 af de samme dybe tallerkener. Man kan måske gøre tingene lidt bedre, men samtidig meget dyrere,« siger Erik Bonnerup.

Af Søren Kudahl, skd@kl.dk