Fælleskommunalt Nøgletalssamarbejde om Ejendomme

Kort fortalt om samarbejdet

Data om de kommunale ejendomme (bl.a. i BBR) er ikke opdateret og retvisende, og det er der flere grunde til. Men kommunerne har fokus på, at de skal blive det, og i denne proces ønsker de, at det sker på en ensartet måde. 

På baggrund af kommunernes efterspørgsel koordinerer og faciliterer KL Det Fælleskommunale Nøgletalssamarbejde på Ejendomsområdet. Fokus i samarbejdet er at: 

• udvikle begrebs- og datamodeller
• analysere data 
• udveksle erfaringer og viden

Nøgletalssamarbejde står på skuldrene af og bygger videre på tidligere erfaringer og undersøgelser om data for de kommunale ejendomme.

Samarbejdet hører under projekt 5.2 i den Fælleskommunale Digitale Handleplan kaldet "Projekt Kloge Kommunale Kvadratmeter". 

38 kommuner indgår i samarbejdet og dette er: 

Albertslund, Brønderslev, Esbjerg, Faxe, Favrskov, Frederikshavn, Faaborg-Midtfyn, Gladsaxe, Glostrup, Gribskov, Herlev, Herning, Hillerød, Hjørring, Holbæk, Holstebro, Horsens, Høje-Taastrup, Ishøj, Jammerbugt, Kalundborg, Kolding, København, Mariagerfjord, Odense, Randers, Rudersdal, Silkeborg, Slagelse, Solrød, Stevns, Struer, Syddjurs, Tønder, Varde, Vejle, Aalborg, Aabenraa

Formål

Datasamarbejdet skal bidrage til, at:

• kommunerne får overblik og indsigt i deres egen kommunale ejendomsportefølje
• beslutningsgrundlaget for udvikling og omstilling af ejendomsområdet i de enkelte kommuner forbedres

Samarbejdet bidrager dels til, at kommunerne får styr på data i egen organisation og kan skabe databaserede analyser af kommunens ejendomsportefølje og dels, at kunne sammenligne nøgletal på tværs af kommunerne for at blive klogere på egen praksis også kaldet benchlearning.

Mål

Målet er at kommunerne opnår et datagrundlag, som gør dem i stand til at lave solide analyser om deres ejendomsportefølje, der bidrager til overblik og indsigt. Datagrundlaget skal være baseret på ensartede opgørelsesmetoder på tværs af kommunerne. 

Begrebs- og datamodel

Målet er på sigt, at dataværdier er klart defineret, så der er enighed om, hvilke registreringer der ligger bag data.  

Detaljeringsgraden og validiteten af data forventes at øge i takt med, at der arbejdes systematisk med indsamling og anvendelse.  

Benchlearningsværktøj og analyse

Kommunerne mødes til analyseworkshops og undersøger årsager bag forskelle og ligheder. Målet er at kunne præsentere solide analyser. 

Resultater og proces: Små skridt mod datamodel version 1.

Data om de kommunale ejendomme er fortsat usikre og behæftede med fejl, men det store fokus og fælles indsats bidrager til, at data bliver mere og mere valide. Vi taler derfor ikke om en datamodel version 1 endnu, men vi har bevæget os fra 0.1 til 0.2. 

Datamodel  version 0.1

Nøgletalsprojektet startede i efteråret 2018 med et pilotprojekt, hvor 13 kommuner deltog i tre møder. De besluttede at fokusere på:

• Antallet af kommunernes ejendomme og kvadratmeter 
• Udgifter til vedligehold 
• Forbrug af el, vand og varme 

Pilotprojektet skulle undersøge hvilke data kommunerne lå inde med. Dette kom der en datamodel version 0.1 ud af, hvor 19 kommuner fik indberettet for regnskabsår 2017 og 2018

Datamodel version 0.2

Nøgletalssamarbejde startede i foråret 2019, hvor samtlige kommuner (chefer for ejendomscentre, økonomi og teknik og miljø) var inviteret til at deltage i en workshop for at udvælge nøgletal vigtige for strategisk ejendomsadministration. 

Datamodellen version 0.2 indeholder følgende dataværdier, som nedbrydes på sektorerne Folkeskole, Daginstitution, Administration samt Kultur og Fritid: 

• Antal ejendomme 
• Antal kvadratmeter bruttodriftsareal
• Vedligeholdelsesudgifter  
  • Herunder opdelt på udgifter til lejede ejendomme 
  • Herunder opdelt på afhjælpende, planlagt og genoprettende vedligehold 
• Driftsudgifter 
  • Herunder opdelt på udgifter til lejede ejendomme
• Elforbrug i kWh
• Vandforbrug i m3
• Varmeforbrug i MWh
• Rengøringsudgifter  
• Rengøringsareal
• Tomgangsdrift
• Tomme arealer (kvadratmeter i tomme bygninger)
• Bygningstilstand
• Indeklima 
• Egnethed til formål
• Geografisk placering / beliggenhed

25 kommuner har indtil videre indberettet data til den fælles datamodel.

Relevante dokumenter  

Yderligere information

Nøgletalsprojektet er dynamisk, fordi det er en kompleks proces, og det er derfor vanskeligt at beskrive projektet i dets helhed.

Ønsker du at vide mere er du velkomme til at kontakte Kristoffer Slottved eller Liva Westergaard gennem kontaktoplysningerne til højre.