Randers Kommune: Socialfaglig koordinator

Praksis og proces

I MyndighedsCentret har vi ansat socialfaglige koordinatorer som arbejder i makkerskab med afdelingslederne for de 4 teams i afdelingen, Modtagelsen, Børneteamet, Ungeteamet og Anbringelsesteamet.

Koordinatorens primære opgaver består i at have fast sagsgennemgang med socialrådgiverne hver 6. uge. I sagsgennemgangen er der fokus på kalenderplanlægning og prioritering af opgaver, så der sikres lovmedholdelighed og kvalitet i sagsbehandlingen. Koordinatorerne står for at implementere og opretholde udviklingen af afdelingens socialfaglige fundament ICS og LØFT og i den forbindelse sikre intro og undervisning til nye medarbejdere. Derudover udarbejder koordinatorerne procedure og arbejdsgangsbeskrivelser samt diverse skabeloner til breve, afgørelser og lign.    

Endvidere arbejder koordinatorerne tæt sammen med afdelingslederne i forhold til at skabe teamudvikling samt sikre den daglige drift i teamet. Der afholdes TUS (Teamudviklingssamtaler) og MUS (Medarbejderudviklingssamtaler), hvor både afdelingsleder og koordinator deltager. Afdelingslederen har det overordnede personalemæssige ansvar, mens koordinatoren understøtter afdelingslederen i sin ledelse af teamet ud fra de særlige fokusområder i sagsgennemgangen.

Afdelingslederne og koordinatorerne anvender situationsbestemt ledelse som redskab/metode i forhold til at tilpasse ledelsesstilen og tilgangen til hver enkelt medarbejder alt efter, hvad de vurderes at have behov for. Derudover anvendes feedback som systematisk redskab/metode via fast planlagte feedback samtaler med hver enkelt medarbejder 2 gange årligt.

I praksis foregår sagsgennemgangen som beskrevet nedenfor:

Sagsgennemgang på sagens beskaffenhed og systematik foregår ved de socialfaglige koordinatorer hver 6. uge. Der er et tæt samarbejde mellem afdelingsledelsen og de socialfaglige koordinatorer som i fællesskab tilrettelægger sparring og vejledning i forhold til den enkelte medarbejder. Efter endt sagsgennemgang sender Socialfaglig koordinator, sammen med den enkelte medarbejder, orientering til afdelingsleder omkring sagsstammens aktuelle beskaffenhed og kommentar, såfremt der er noget særligt afdelingsleder skal være opmærksom på. Ligeledes noteres det, hvad medarbejderen har arbejdet med siden sidste sagsgennemgang, samt hvad der skal arbejdes med frem mod næste sagsgennemgang. Afdelingsleder bliver ligeledes orienteret omkring eventuelt manglende journalisering hos den enkelte medarbejder. Dette for at sikre, at alle rådgivere overholder rettidig journalpligt. Der er fokus på planlægning i kalender og systematik i et forsøg på at overholde lovpligtige tidsfrister og sikre socialfaglig kvalitet. Afdelingslederne arbejder aktivt med informationerne fra sagsgennemgangene og holder sammen med rådgiver og koordinator fokus på udbedring af eventuelle mangler i sagsbehandlingen via feedback og situationsbestemt ledelse.

Kontekst og formål

Ansættelsen af socialfaglige koordinatorer skete som en del af Task Force udviklingsforløbet i samarbejde med Socialstyrelsen i 2016.

Baggrunden herfor var, at der var behov for tættere sagsgennemgang og styring med de enkelte sagsstammer hos hver enkelt rådgiver. Formålet var at sikre lovmedholdelighed og kvalitet i sagsarbejdet, ligesom der skulle sættes fokus på at sikre ensartethed og sammenhæng i sagsarbejdet. Herudover var der fokus på at sikre høj faglighed i afdelingen og i den forbindelse implementering og videre udvikling af et fast fagligt fundament.

Formålet var endvidere at støtte den enkelte medarbejder i forhold til kalenderplanlægning og prioritering af arbejdsopgaverne med henblik på at sikre et godt arbejdsmiljø med fokus på, at man skal gøre det godt, for at have det godt.

Sammenhæng til kommunal politik og strategi

De socialfagligere koordinatorer er som tidligere nævnt ansat i forbindelse med Task Force udviklingsprocessen efter godkendelse af byrådet. I første omgang blev ansættelserne godkendt for en 2-årigperiode, men der blev ved afslutningen af Task Force udviklingsforløbet truffet beslutning om at gøre stillingerne permanente, da der var bred enighed om at koordinatorernes funktion har haft en væsentlig rolle i forhold til udviklingen i afdelingen og den nuværende situation med høj socialfaglig kvalitet og stort fokus på lovmedholdelighed.

Erfaringer og opmærksomhedspunkter

Indsatsen omkring sagsgennemgang hver 6. uge er blevet taget positivt imod. Rådgiverne ser det som en hjælp i det daglige arbejde og der opleves at være større fokus på at sikre kvalitet og lovmedholdelighed i sagsbehandlingen. Afdelingen er generelt blevet meget mere opmærksomme på at overholde tidsfrister, afholde lovpligtige børnesamtaler og ikke blot have samtaler med børn. Der opleves at være opstået en tættere kontakt mellem afdelingslederen og den enkelte medarbejder. Afdelingsleder og koordinator samarbejder i forhold til at have fokus på, at understøtte og tilpasse ledelsesstilen ud fra den enkelte medarbejders behov. Det opleves at have positiv effekt for den enkelte og for afdelingen og driften generelt. Der ses positiv udvikling fagligt såvel som personligt hos de ansatte, hvilket har positiv betydning for kvaliteten af sagsbehandlingen samt for arbejdsmiljøet.

I forbindelse med implementeringen var der en mindre gruppe erfarne rådgivere som blev udfordret i forhold til at skulle tage imod tæt sagsgennemgang og kalenderstyring helt ned på detaljen af deres arbejde. Det er dog i dag ikke længere nogen, som stiller spørgsmål til dette og flere erfarne rådgivere udtaler, at de ikke kunne forestille sig, hvis de skulle undvære socialfaglige koordinatorer og sagsgennemgang.

De næste skridt

Centerleder, afdelingsledere og de socialfaglige koordinatorer foretager løbende evaluering af sammensætningen af sagsgennemgang, faglig sparring og ledelse. Dette sker med input fra rådgiverne i de respektive teams i afdelingen. Ledelsen og koordinatorerne indgår i et fælles udviklingsforløb, der er planlagt 6 årlige hele dage med fokus med ledelsesmæssig udvikling, samt der er fast driftsledermøde hver 14 dag, hvor der er fokus på den daglige drift og samarbejdet mellem ledelsen og koordinatorerne. Der foretages løbende justeringer til praksis i forhold til de socialfaglige koordinatorers funktion.

Nødvendige ressourcer

De socialfaglige koordinatorer skal have socialfaglig uddannelse og baggrund. Det er en fordel, at stillingerne besættes internt, således at der er tale om rådgivere, som har arbejdet i organisationen og derfor har kendskab til procedurer og arbejdsgange samt lovgivning og praksis på området.

Det vigtigste råd til andre

Det er væsentligt, at man er opmærksom på formidlingen omkring de socialfaglige koordinatorers funktion og rolle som en hjælp til den enkelte medarbejder.

For nogle socialrådgivere kan det i starten være grænseoverskridende at lade en socialfaglig koordinator komme tæt ind på arbejdet i forhold til kontrol og planlægning. Men det er vores erfaring, at den enkelte medarbejder hurtigt kan se effekten i sagsbehandlingen.

Hvis du vil vide mere

Kontakt MyndighedsCentret v/centerleder på hovednummer: 89154670.