Indhold

02.10.17 09:01

Svensk kommune bruger også robotter

Automatisering af processer i den sydsvenske kommune, Trelleborg, er med til at sikre bedre kundeservice og gladere medarbejdere.

Trelleborg er en svensk kommune, som i lighed med sine danske fæller har grebet mulighederne i digitalisering for fremadrettet at kunne yde deres borgere den bedst mulige service. Kommunen er den sydligste i Sverige og har 44.000 indbyggere, men med planer om at skulle gøre plads til yderligere 8.000 boliger inden for 10-15 år. Altså en kommune med et stigende antal indbyggere, der bor og bliver ældre i kommunen med dertilhørende behov og krav til de kommunale services. Kommunaldirektør Fredrik Geijer og ledelsen har derfor indset, at der skal tænkes i nye baner, hvis kommunen skulle kunne tilbyde borgerne et uændret serviceniveau i fremtiden.

RPA (Robotic Process Automation) er en veldokumenteret og relativt enkel teknologi, der gør det muligt at automatisere manuelle processer, som optager administrative ressourcer, der kan bruges bedre på at skabe tættere kontakt til borgerne. "Vi har brug for at digitalisere en større grad af vores arbejde, så vores medarbejdere kan få mulighed for at forlade skrivebordet og komme ud og møde borgerne,” fortæller Fredrik Geijer.

Potentialet var en positiv overraskelse

I samarbejde med den danske konsulentvirksomhed Valcon undersøgte Trelleborg Kommune, hvilke af deres administrative opgaver der var bedst egnede til automatisering, og de var positivt overraskede over potentialet. For Trelleborg Kommune har automatiseringen betydet en reducering på intet mindre end 60 pct. af deres administrative omkostninger inden for de involverede områder.

”Det har været lidt af en åbenbaring, hvor hurtigt implementeringen gik,” siger Annikki Tinmark, forvaltningschef i socialforvaltningen i Trelleborg Kommune, og der var bred enighed blandt medarbejderne om, at automatiseringsprocessen har været overraskende hurtig og smertefri. Der er ingen tvivl om, at dette blot er begyndelsen på rejsen for Trelleborg Kommune, der har indset det store potentiale i at automatisere processer, der ikke kræver et møde ansigt til ansigt med borgeren. ”Det er nok kun fantasien, som sætter grænser for anvendelsesmulighederne,” siger Annikki Tinmark.

De processer, der i første omgang blev identificeret som værende egnede til automatisering, var i Socialforvaltningen og Arbejdsmarkedsforvaltningen og inkluderede ansøgninger om hjemmepleje, sygedagpenge, afgiftshåndtering og arbejdsløshedsunderstøttelse. De to forvaltninger opnåede imponerende besparelser i administrativ tid på intet mindre end henholdsvis 79 pct. og 95 pct..

Som eksempel er hele 95 pct. af processen omkring udbetaling af kontanthjælp og særlig støtte i Arbejdsmarkedsforvaltningen nu fuldautomatiseret med ni robotter. Borgeren indtaster ansøgningsoplysningerne i en e-portal, hvorefter robotterne indsamler informationerne, laver beregningen, træffer afgørelsen, sender svaret til borgeren om afslag eller godkendelse, og sætter pengene til udbetaling. Automatiseringen har frigjort administrativ tid svarende til to årsværk.

Tilsvarende i Socialforvaltningen er processen omkring ansøgning om hjemmehjælp nu også fuldautomatiseret, hvilket har frigjort administrativ tid svarende til ét årsværk.

Samlet set er over 6.500 sager blevet håndteret af RPA i Trelleborg Kommune fra foråret 2017 og frem til nu.

Gladere medarbejdere og mere tid til værdiskabende aktiviteter

De store besparelser i administrativ tid har gjort det muligt for Trelleborg Kommune at frigøre ressourcer til at fokusere på mere værdiskabende aktiviteter, som til gengæld har givet gladere medarbejdere og mere personlig kontakt med borgerne. Som Fredrik Geijer konkluderer, ”RPA har gjort det muligt for os at reducere de administrative omkostninger, hvilket er noget, alle svenske kommuner og amter søger at gøre.”

For yderligere information om casen kontakt Per Maahr, Partner i Valcon (pmh@valconconsulting.com) og Annikki Tinmark, Socialchef i Trelleborg Kommune (Annikki.Tinmark@Trelleborg.se).

Se film om RPA i Trelleborg Kommune og læs mere om de danske kommuners arbejde med automatisering af manuelle processer i link nedenfor.

Se også

Annonce

Annonce

Annonce