Overblik og systematik i de kommunale indkøb har afsløret nye rationaliseringsmuligheder på områder, hvor ingen havde tænkt, der var noget at hente.
Effektivisering af det kommunale indkøb går via koordinering og professionalisering. Koordinering forudsætter, at organisationen er på plads, og at man har det nødvendige overblik. Hvis ikke kommunen har overblik over sit indkøb, og kan få sine institutioner til at anvende indgåede aftaler, er man hverken attraktiv som med-indkøber eller kunde.
I Viborg Kommune har man brugt ressourcer på at skabe overblik og systematik i indkøbet. Det har ført til bedre planlægning, øget koordinering og har desuden afsløret rationaliseringsgevinster, hvor man slet ikke havde tænkt på det.
Det kræver lidt ressourcer at etablere et sådan overblik – uanset om det handler om at anskaffe sig et it-system eller på anden måde få overblik over, hvad der egentligt købes ind. I Viborg har man valgt at afsætte de ressourcer til et it-system, en controller og en ekstra indkøbskonsulent.
It-systemet har været i brug siden årsskiftet, og controlleren starter 1. maj. Så det er endnu lidt tidligt at vurdere effekterne. Men der er ingen tvivl om, at både de nye medarbejdere og it-systemet hurtigt vil tjene sig selv ind. Direktionen har fået lovning på en besparelse på mindst fem millioner kroner som direkte effekt.
Som en mere indirekte effekt har indkøbsafdelingen desuden oplevet, at man med dette it-system kan bistå kommunens øvrige afdelinger med andet en ren aftaleindgåelse. Dokumentationen af indkøbet har nemlig også synliggjort andre interessante mønstre i ressourceanvendelsen i forbindelse med indkøb.
Fx er det pludselig synligt, hvor mange medarbejdere, som bruger tid på at gå i supermarkeder. Det har givet anledning til nogle overvejelser om medarbejdernes tidsforbrug.
Kommunerne køber ind for omkring 100 milliarder kroner, så der er god grund til at bruge lidt ressourcer på at sikre, at såvel indkøbsbudgettet som ressourcerne i indkøbsafdelingen bliver brugt så effektivt som muligt.
Læs mere om Viborg Kommunes arbejde med at skabe overblik og systematik i kommunens indkøb i artiklen "Viborg køber sig til øget råderum" fra Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 14, 2010 i højre side.