Hørsholm Kommune reducerede åbningstiderne på rådhuset fra 1. januar 2010 fra 35 til 22 timer. Reduktionen skaber bedre mulighed for kvalitet i opgaveløsningen, bedre kanalstyring for henvendelser og mindre forbrug af personaleressourcer.
Beslutningen om at ændre åbningstiderne, er sket for at yde borgerne en effektiv personlig betjening, når rådhuset er åbent, og for at give administrationen mulighed for en koncentreret og effektiv sagsbehandling af borgernes sager, når rådhuset er lukket.
Åbningstiderne er bl.a. besluttet på baggrund af en omfattende analyse af, hvornår borgerne henvender sig til rådhuset og gennem hvilken kanaler det sker – altså om henvendelsen er personlig, skriftlig eller via nettet, og hvad tid på dagen det sker. Også en borgerpanelundersøgelse har dannet grundlag for beslutningen.
Gennem borgerpanelet har et repræsentativt udsnit af kommunens borgere bl.a. svaret på, hvad deres holdning til kommunens åbningstid og service er. Endelig har kommunes Lean-program bidraget med erfaringer omkring, hvad reduktion i åbningstiden kan bidrage med.
Flere muligheder på nettet
Ændringen af åbningstiden skal også ses i lyset af, at flere og flere borgere ønsker at gå på nettet for at ordne sine sager, og at mulighederne for at gøre det bliver bedre. Hørsholm Rådhus vil i den forbindelse være klædt på til og have ressourcerne til at ekspedere og færdiggøre den elektroniske sagsbehandling, som borgerne klarer hjemmefra.
Hørsholm Kommune har for nylig lanceret MitHørsholm.dk, og har dermed udvidet borgernes mulighed for at betjene sig selv på nettet. Det er en mulighed, som vil blive yderligere udbygget i takt med, at flere elektroniske selvbetjeningsløsninger bliver færdigudviklet.
Hjemmesiden MitHørsholm.dk giver mulighed for at betjene sig selv nemt og bekvemt 24 timer i døgnet, 365 dage om året.
Effekten af tiltaget
Helt konkret har de reducerede åbningstider alene i borgerservice betydet en effektivisering af medarbejderressourcerne på 1 time pr. medarbejder pr. dag. For en borgerserviceenhed på 10 medarbejdere vil det således være 50 timer pr. uge. Hertil kommer de yderligere effektiviseringer, der ligger i andre afdelinger.
En forudsætning for effektiviseringerne har også været kortlægning og omlægning af arbejdsgange i afdelingen, som er gennemført i forbindelse med kommunens Leanprogram. Programmet er et strategisk indsatsområde med stor succes. Det har blandt andet bidraget til et sænket arbejdspres, kortere sagsbehandlingstider, bedre styring og overblik. Læs om kommunens Leanprogram i linket i højre side.
For yderligere information om leanprogrammet kontakt udviklingschef Henrik Abildtrup (hab@horsholm / tlf. 4849 1260).