I Furesø Kommune er forberedelserne til Dokumentboksen godt i gang. I denne artikel kan du læse om kommunens arbejde med at blive klar til at opfylde kravene fra eDag3.
Krav fra eDag3
Til eDag3 skal alle kommuner som minimum have tilmeldt Dokumentboksen én sikker mail, som borgeren kan sende en henvendelse til. Der er mulighed for flere mailadresser – men det ikke et krav. Desuden skal kommunerne have tilmeldt alle de fagsystemer som sender ”masseforsendelser” til dokumentboksen. Det er ikke et krav, at borgeren skal kunne svare på masseforsendelsen.
Ambitionsniveauet I Furesø Kommune er, at kommunen skal efterleve eDag3 kravene. Det er man sikker på at nå i mål med. Dog er der er en række udfordringer, som melder sig.
Udfordringer
Kravet fra eDag3 er, at kommunen har tilmeldt Dokumentboksen én sikker mail dvs. én ”postkasse”. I Furesø vil man gerne undgå at bruge kræfter på at ”tømme kassen” og så fordele posten til de rette modtagere. I stedet er ønsket, at posten fra Dokumentboksen bliver fordelt automatisk.
Den samme problemstilling gør sig gældende, når borgerne henvender sig via Dokumentboksen. Hvis en henvendelse er stilet direkte til eksempelvis en sagsbehandler, så er ønsket, at ”postkassen” automatisk videresender henvendelsen til den pågældende sagsbehandler. Det vil gøre arbejdsgangen lettere og sikre en mere effektiv administration.
De nævnte udfordringer er nogle, som KL’s arbejdsgruppe i øjeblikket er optaget af. Furesø Kommune er del af denne arbejdsgruppe, og nyder godt den sparring og erfaringsudveksling, som arbejdsgruppen tilbyder.
Markedsføring af Dokumentboksen
I Furesø er man sikker på, at Dokumentboksen med tiden bliver en smart og effektiv digital løsning, og at borgerne og de kommunale medarbejdere vil tage godt imod Dokumentboksen. Men uanset hvor god løsningen bliver og hvor godt medarbejderne tager imod den, så giver løsningen kun effekt, hvis borgerne også anvender den.
Derfor igangsætter Furesø Kommune en lokal kampagne, der skal markedsføre Dokumentboksen. Den lokale kampagne bliver igangsat i forlængelse af den nationale kampagne for Dokumentboksen, som udrulles i forbindelse med eDag3.
Der er ikke nedsat en decideret projektorganisation i Furesø Kommune. På nuværende tidspunkt er Digitaliseringskonsulent, Peter Christensen, fast mand på opgaven. Men ifølge Peter Christensen, vil der komme et behov for yderligere bemanding, når kommunen kommer tættere på arbejdet med at implementere og markedsføre Dokumentboksen.
Hvis du vil vide mere om Furesø Kommunes arbejde med at blive klar til Dokumentboksen, så kan du kontakte Digitaliseringskonsulent Peter Christensen på mail: pch@furesoe.dk.