Det kan være svært at opstille en ansøgningsvejledning, der gælder for alle EU-støtteordninger. Her præsenteres ti gode – og generelle – råd om EU-projekter.
De enkelte EU-støtteordninger kan nemlig være meget forskellige, hvad angår krav til ansøgningen, antallet af partnere i et projekt, finansieringsgraden fra EU's side osv.
For EU-projekter gælder det også, at man inden påbegyndelse af en ansøgning må afveje, om man er villig til give EU medindflydelse på projektet for til gengæld at få EU-finansiering. Ved EU-projekter må man således efterleve en række krav om tidsfrister, indholdet af projektet, arbejdsform mv.
Her er de ti gode råd om EU-projekter, som også kan være med til at afklare, om EU-finansiering er det rigtige valg for ens projekt:
-
Udgangspunktet bør være den projektidé, man under alle omstændigheder vil føre ud i livet. Konkurrencen om midlerne er stor, og man må derfor gøre sig klart, hvad man vil gøre i tilfælde af et afslag. Hvis man udelukkende går i gang med et projekt, fordi der kan være nogle EU-penge, kan arbejdet vise sig at være spildte kræfter, hvis man får et afslag på ansøgningen
-
EU medfinansierer som regel kun en del af projektet. Man skal derfor være villig til at medfinansiere en del af udgifterne – enten i form af penge, naturalier eller ved, at man betaler aflønningen af de deltagende medarbejdere. De udgifter og den tid, man anvender til at udarbejde en ansøgning, kan man som hovedregel ikke få dækket
-
Derudover retter EU-ordningerne mod strategiske projekter, og med "strategisk" menes der bl.a. "flerårig". Det tager tid at definere et projekt, udarbejde en ansøgning, gennemføre projektet (hvis man får et tilsagn) og afslutte det med regnskab og rapportering. Påtænker man at søge om EU-tilskud, skal det derfor ikke være til aktiviteter, der finder sted her og nu
-
EU giver ikke kun støtte for at komme af med nogle penge. EU's støtteordninger har til formål at understøtte EU's vedtagelser og lovgivning på forskellige områder. I forbindelse med en ansøgning skal man derfor også argumentere for, hvordan ens projekt er med til at understøtte og gennemføre EU's politik og lovgivning
-
EU bruger også støtteordningerne som et redskab til at skabe samarbejde på tværs af grænserne i Europa. Ved en del af støtteordningerne skal man således være samarbejdspartnere fra flere lande, ved andre støtteordninger kan man med fordel argumentere i ansøgningen for, hvordan ens projekt vil nå frem til resultater, der ikke blot kan anvendes i ét land, men også mere bredt i Europa
-
I forbindelse med udarbejdelsen af en ansøgning er det vigtigt at læse ansøgningsvejledningen, ansøgningsskemaet og andre dokumenter omhyggeligt igennem. Det er ikke nok at læse udvalgte passager af dokumenterne. Efterhånden som man får læst materialet igennem, kan man eventuelt lave egne huskesedler over dét, som skal med i ansøgningen. Er man i tvivl om noget, kan man som regel kontakte den instans, der administrerer ordningen – det være sig et generaldirektorat i Europa-Kommissionen, en offentlig myndighed i Danmark eller et "teknisk assistancebureau", som EU har overdraget administrationen til
-
I forbindelse med ansøgning om EU-støtte til projekter er det vigtigt at overholde alle formkrav. Husk at udfylde alle felter i ansøgningsskemaet, beskrive alle de nødvendige ting, at vedlægge alle bilag osv. EU tøver ikke med af afvise en ansøgning som ugyldig, hvis der mangler noget
-
I forbindelse med EU-projekter er det vigtigt at holde en systematisk orden i papirer, korrespondance, regnskabsbilag mv. De skal bruges ved den endelige afrapportering. Hvis projektet strækker sig over flere år, kan det endvidere ske, at der undervejs bliver sat en ny medarbejder på projektet. I en sådan situation kan det være problematisk, hvis al viden om projektet er i hovedet på den tidligere medarbejder og i tilfældige stakke af papirer rundt omkring. Print eventuelt også alle e-mails i relation til projektet ud og sæt dem i et ringbind – eller gem dem i et elektronisk arkiv
-
Hav tålmodighed. At udarbejde en ansøgning tager tid, at få et svar fra Europa-Kommissionen tager tid, det kan være tidskrævende at skulle samarbejde med partnere i andre lande med en anden virksomhedskultur. Men netop gennem samarbejde med andre lande – der kan være tidskrævende – kan man også indhente en masse erfaring
Ovenstående ti råd er blot nogle udvalgte tips, som er forholdsvis generelle. Ønsker man at vide mere og forberede sig på at deltage i EU-projekter, er der yderligere læsning på hjemmesider og i håndbøger. Derudover afholder en lang række kursusudbydere forskellige kurser i projektledelse.