Lederen skal kunne operere i spændet mellem de økonomiske rammer og forventningerne til udviklingen i udgiftspresset.
Rundt om i landets kommuner er økonomiafdelingerne ved at lægge de sidste brikker på plads i dette års budget. Forud har der mange steder været diskussioner om sammensætningen og indholdet af budgettet. Diskussioner der ofte er koncentreret omkring de forskellige interesser og roller, budgetprocessens mange aktører har. En proces hvor afdelingslederen har en helt central rolle som bindeled mellem økonomi og faglighed.
Når man har ansvaret for økonomien på et område, kan det ikke undgås, at man fra tid til anden oplever, at økonomien enten ikke rækker - eller er rigelig - til de aktiviteter, der er planlagt. Der opstår derved et spænd mellem de økonomiske rammer på den ene side og lederens forventninger til, hvordan udgiftspresset udvikler sig på den anden.
For afdelingslederen bunder dette spænd i to modsatrettede hensyn, som kommer til at stå overfor hinanden. På den ene side hensynet til kommunens samlede økonomi og overholdelsen af den økonomiske ramme, der er afsat til det enkelte område. På den anden side hensynet til, at der leveres fagligt kvalificerede serviceydelser og gennemføres de planlagte aktiviteter.
Spændet kan opstå både under budgetlægningen og den løbende budgetopfølgning. I budgetlægningen kan det skyldes, at der politisk ønskes gennemført en rammereduktion på et område, eller at en udvikling i udgiftspresset på et område betyder, at den pris- og lønfremskrevne økonomiske ramme ikke vil være nok til at fastholde det nuværende serviceniveau. I budgetopfølgningen handler det om, at det forventede regnskabsresultat tyder på at blive noget andet end forudsat i budgettet.
De fleste ledere oplever disse modsatrettede forventninger, som en stor ledelsesmæssig udfordring. Den måde, hvorpå afdelingslederne vælger at navigere i spændet, har stor betydning for kvaliteten af kommunens samlede økonomistyring, som ikke er bedre end den måde, de budgetansvarlige ledere i praksis omgås pengene på. Derfor kan det være nyttigt at drøfte spillereglerne for, hvordan man som budgetansvarlig leder begår sig i dette spænd.
LEGITIM ROLLE I BUDGETPROCESSEN
Pointen er, at det er en ledelsesopgave at begå sig i spændet mellem de økonomiske rammer på den ene side, og det forventede udgiftsniveau på den anden side. Og i sidste ende få spændet til at forsvinde. Spørgsmålet er derfor, hvordan man som afdelingsleder lukker spændet mellem de økonomiske rammer og det forventede udgiftspres. Svaret på dette spørgsmål skal søges i den adfærd, man som afdelingsleder udviser i forhold til hensynet til kommunens samlede økonomi og hensynet til et områdes faglige rammebetingelser.
I budgetlægningsfasen er det vigtigt, at afdelingslederen søger at få en legitim rolle i processen, som den, der bidrager med vurderinger af det forventede udgiftspres. Afdelingslederen kan opleve, at det politiske niveau træffer beslutninger uden den tilstrækkelige hensyntagen til den faglige vurdering af udgiftspresset. Således handler det for afdelingslederen om at sørge for en veldokumenteret og saglig vurdering af udgiftspresset, hvorved man skaber de rette forudsætninger for, at der sker en forventningsafstemning mellem aktivitets- og omkostningsniveau og de økonomiske rammer.
En forudsætning herfor er, at afdelingslederen har en legitim rolle i budgetprocessen, hvor deres opgave bliver at bringe den faglige viden ind i budgetlægningen. Det er vigtigt, at afdelingslederen er troværdig i denne rolle, og derfor ikke indgår i budgetprocessen med en indstilling om, at der er behov for at skabe ”luft i budgettet”.
LEDER-REAKTION
I budgetprocessen er vurderingen af det forventede udgiftspres et af de elementer, der danner grundlag for diskussionen af serviceadgang, serviceniveau og økonomiske rammer givet kommunens økonomiske situation og handlemuligheder.
Når de økonomiske rammer ligger fast efter budgetvedtagelsen, ligger rammebetingelserne for aktivitetsniveauet også fast, og derved rammerne for afdelingslederens spillerum. Med dette som afsæt er det afdelingslederens opgave løbende at vurdere:
-
Hvorvidt de økonomiske rammer overholdes.
-
Om budgettets forudsætninger overholdes.
-
Om det vedtagne serviceniveau leveres.
Er der et af disse tre forhold, som ikke længere holder, er det afdelingslederens opgave at reagere. Dels ved at fastholde den økonomiske styring. Dels ved at informere om hvilke budgetforudsætninger, der ikke længere holder.
Ud fra en samlet kommunal betragtning er det problematisk, hvis afdelingslederen ikke reagerer men læner sig tilbage og lader de økonomiske rammer skride, eller lader aktiviteter og indhold definere andre steder end på det politiske niveau. Det er afdelingslederens opgave at sikre, at hensynet til kommunens samlede økonomi bringes ind i den daglige disponering. Budskabet er, at det er afdelingslederens pligt at reagere på den viden, som denne har om økonomi, aktivitet og indhold.
Således befinder afdelingslederen sig i et spænd mellem på den ene side vurderingen af udgiftspresset givet aktivitets- og serviceniveauet og på den anden side hensynet til kommunens samlede økonomi. I sidste ende må det dog være det overordnet hensyn til kommunens økonomi og styring, der er i centrum.