Søllerød Kommune besluttede i 2003 at indføre interne kontrakter for at fremme effektivisering og reducere udgifterne samt for at skabe en større bevidsthed om sammenhængen mellem de økonomiske rammer, udnyttelsesgraden og kvaliteten på to områder, der i forvejen var organiseret som selvstændige driftsenheder i organisationen. De interne kontrakter, der blev udviklet i dette projekt, skulle fungere som en general skabelon for de øvrige kontrakter, der efterfølgende påregnes indført i kommunen.
Kontraktskabeloner og to virksomheder på kontrakt
Søllerød Kommune besluttede at indføre interne kontrakter og igangsatte et pilotprojekt to områder i kommunen, Vej & Park Drift samt Søllerød Vand (vand- og kloakforsyning).
For at imødese ovenstående blev der i samarbejde med kommunen udviklet to produkter.
-
Udarbejdelse af en skabelon for kontrakterne
-
Udarbejde af to konkrete kontrakter med spilleregler, økonomiske mål og kravspecifikationer
Skabelonen blev konstrueret som en generel model, der dels kunne benyttes i de to konkrete tilfælde, men også senere kunne anvendes på andre områder i kommunen. I forbindelse med dette arbejde blev der i kommunen indgået aftaler om retningslinierne for den økonomiske ”afskærmning” i forhold til kommunens øvrige opgaver og de muligheder, der skulle være for at overføre overskud/underskud mellem årene, herunder mulighederne for udbetaling af eventuel bonus i virksomheden.
Skabelonen indeholder endvidere en model for hvordan kravspecifikationen skal se ud, og hvad den konkret skal indeholde. Årsagen til at kravspecifikationen i lighed med den øvrige skabelon er foruddefineret er af hensyn til en fælles forståelse for opbygningen og indholdet af disse på tværs i kommunen.
Med udgangspunkt i den godkendte skabelon blev der udarbejdet en egentlig kontrakt til begge de berørte områder. Det centrale arbejde i denne proces var udarbejdelsen af en kravspecifikation på begge områder, samt en model for økonomistyringen der på sigt skal sikre en sammenhæng mellem kommunens faste budgetproces og budgetopfølgning samt de slutdokumenter de kontraktbærerne enheder skal aflægge.
Projektet var organiseret med en styregruppe samt to områdegrupper. I styregruppen sad en konsulent fra KLK og nøglepersoner fra de to områder. I to områdegrupper sad der dels repræsentanter fra styregruppen, hvis formål var at afklare konkrete problemstillinger i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationerne på begge områder og dels medarbejdere fra de berørte områder.
Resultat
I Søllerød Kommune er de to kontrakter trådt i kraft pr. 1. januar 2004, og man planlægger i kommunen at flere områder skal omfattes af interne kontrakter efter samme skabelon og iværksat parallelt med vores de to pilotprojekter.
KLK har en indgående kendskab til og erfaringer med kontraktstyring, og KLK har gennem en årrække medvirket til at udvikle kontraktstyring over hele landet. KLK ser udarbejdelsen af standard skabeloner som et af flere midler til at understøtte interne kontrakter i kommunerne, som i sidste ende skal bidrage til at øge fokus i kommunerne på den indholdsmæssige styring af kommunens serviceydelser, som et nødvendigt supplement til den traditionelle økonomiske styring.