Første gang Brøndby Kommune forsøgte sig med at indføre Lean i kommunen, var resultaterne mildest talt til at overse. Men det slog ikke kommunen ud. Tværtimod forsøgte de igen, og indførte i 2008 Lean på beskæftigelsesområdet - denne gang med hjælp fra KL’s Konsulentvirksomhed (KLK). Nu er det resten af organisationen, der står for tur – og igen er det med bistand fra KLK’s konsulenter
I 2008 igangsatte Brøndby Kommune i samarbejde med KLK’s konsulenter et pilotforsøg med Lean på beskæftigelsesområdet. Lean blev afprøvet på to områder i kommunens jobcenter: sygedagpengeafdelingen og ydelsescenteret. Det stod hurtigt klart, at Lean var et rigtig godt værktøj til at fremme trivslen blandt medarbejderne. Blandt andet blev der skabt klarhed over opgaverne, der blev brugt mindre tid på den enkelte opgave, og medarbejderne følte en stor tilfredsstillelse ved selv at have foreslået og gennemført alle ændringerne. At kommunen derudover fik afkortet sagsbehandlingstiden og skabt en højere effektivitet, var en væsentlig sidegevinst.
Men indførslen af Lean på beskæftigelsesområdet blev også fulgt meget nøje til dørs. Kommunen havde to år tidligere forsøgt at indføre Lean på pensionsområdet med dårlige erfaringer til følge. Projektet på pensionsområdet havde lidt under, at for mange processer blev analyseret på én gang samt at de, der skulle guide kommunen, ikke havde tilstrækkelig føling med det kommunale område. Derfor gav projektet ikke de resultater, som kommunen havde håbet på.
Pilotprojektet på beskæftigelsesområdet var derimod en succes, og de gode resultater gjorde, at Lean blev indført overalt på beskæftigelsesområdet. Her arbejder to-tre interne Lean-konsulenter med at iværksætte nye initiativer og fastholde effekterne af de gamle.
I efteråret 2009 besluttede Brøndby Kommune at indføre Lean i hele organisationen. Med bistand fra KLK er kommunen ved at uddanne ca. 20 interne konsulenter, der skal kunne gennemføre Lean-implementeringer på tværs af organisationen. Projektet er forankret ved en intern projektleder, der skal sikre fremdrift og koordinering samt sikre, at de uddannede konsulenter udnyttes i hele organisationen. Aktuelt arbejdes der i fem afdelinger med blandt andet genoptræning, pleje, nyansættelser, byggesager og borgerservice. Kommunen har oplevet, at der er kommet struktur på udviklingen af driften og overblik over de opgaver, der er i gang. Det har også været oplevelsen, at alle har kunnet bidrage til og har følt ansvar for projektet. Til foråret står også kommunens bibliotek og sagsbehandlerne på det sårbare børne- og ungeområde klar til et Lean-projekt.
Det har været et centralt fokus for kommunen, at indførslen af Lean både skulle fremme effektiviteten og medarbejdernes trivsel. Kommunaldirektør Anders Lau så det som helt centralt at få koblet disse to ting sammen:
”I Brøndby Kommune ønsker vi, at medarbejderne skal føle, at det de laver, giver mening. Vi skal derfor fjerne opgaver og rutiner, der ikke giver mening for den enkelte eller for organisationen. Det er blandt andet det, at Lean kan hjælpe os med. Vi tror, at det vil hjælpe til at give medarbejderne en mere overskuelig og mere meningsfuld hverdag.”
Brøndby Kommune valgte igen KLK, da de skulle i gang med at indføre Lean i hele organisationen:
”Da vi lavede udbuddet på Lean-udrulningen, lagde vi blandt andet vægt på pris og forsyningssikkerhed. Men bredt kendskab til Lean i forskellige dele af den kommunale organisation vejede tungest, og det blev afgørende for, at valget faldt på KLK som ekstern leverandør. Samtidig kunne vi med tilfredshed notere os, at KLK i forbindelse med uddannelse af interne Lean-konsulenter tænker ad de samme baner som vi; At tæt forbindelse mellem teori og praksis, hvor deltagerne lærer, iagttager og praktiserer i passende portioner, danner en udbytterig ramme om læring.” udtaler projektleder Henrik Bartholdy.