Indhold

22.09.17 09:58

Robot-kandidater står på spring

Kommunerne kan sætte strøm til et stort antal administrative arbejdsgange og opnå betydelige økonomiske og kvalitative gevinster på sigt. For at sætte skub i automatiseringsarbejdet har 25 kommuner og KL sendt et katalog på gaden med 26 forslag til manuelle processer, som kan overlades til en digital kollega. Tekst Lars Eckeroth, chefkonsulent i KL’s Økonomiske Sekretariat og Søren Frederik Bregenov, chefkonsulent i KL’s kontor for Digitalisering og Borgerbetjening.

Budgetlægningen for 2018 er i fuld gang i kommunerne, og der er ingen tvivl om, at der alle steder ledes med lys og lygte efter effektiviseringsinitiativer, der kan frigøre økonomisk råderum. Et af de steder, som bør fanges ind i lyskeglens fokusområde, er det fælleskommunale styrings- og effektiviseringsprojekt (SEP) om automatisering af manuelle processer. 

Projektet understøtter kommunernes muligheder for at hente gevinster med en kort tidshorisont ved hjælp af automatisering. Trods mange års systematisk digitalisering af de kommunale opgaveområder, er der fortsat systemer, som ikke taler sammen, og som kræver trivielle, manuelle arbejdsopgaver med at flytte data fra et system til et andet. Her kan digitale assistenter eller kollegaer, for eksempel software-robotter, være en mere effektiv løsning. 

Udviklingsprojektet blev startet op i februar med deltagelse af KL og 25 projektkommuner samt konsulentfirmaerne Spitze & Co og Celuma. De sidste produkter bliver sendt på gaden senere på efteråret, men for at understøtte kommunernes budgetlægning allerede i 2018 blev der før sommerferien udsendt et inspirationskatalog til alle kommuner med et bud på, hvor der kan være noget at hente. 

I projektet har projektdeltagerne budt ind med 130 arbejdsprocesser inden for hele det kommunale administrationsområde, som de umiddelbart mener, der kan sættes strøm til. Med udgangspunkt i bruttokataloget er der foretaget en udvælgelse af 26 egnede og mere validerede arbejdsprocesser, som der skønnes at kunne være et økonomisk og/eller kvalitetsmæssigt potentiale i. Nogle processer er allerede afprøvet og i drift i kommunerne, mens andre vurderes at opfylde de grundlæggende forudsætninger for en vellykket business case.

Hurtig realisering af business case

De 26 processer er opdelt i otte forvaltningsemner, som vist i figur 1 i bilaget. Blandt processerne er for eksempel betaling af kurser, betaling af regning for foranstaltninger, journalisering, kontrol af flyttemeddelelser, godkendelse af lønskemaer, udbetaling af kørselsgodtgørelse samt autorisationer og kontrol af datasikkerhed i it-systemer. Arbejdsmarkedsområdet samt HR/personale tegner sig for flest processer. Det er også på disse områder, at flere kommuner allerede har gjort sig erfaringer med automatiseringer, hvoraf flere allerede er i drift. 

Odense Kommune har tidligere på året i et forløb på blot syv uger gennemført et vellykket pilotprojekt med software-robotter i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen. Tidligere skulle kommunens medarbejdere manuelt håndtere cirka 12.000 indkomne lægeerklæringsfakturaer og cirka 35.800 indkomne digitale underretninger om året. Selv om hver enkelt registrering blot tager få minutter, så er det samlet en betydelig administrativ opgave. Pilotprojektet skar to tredjedele af tidsforbruget for fakturaer og halvdelen for underretninger samtidig med, at det har øget datakvaliteten og forbedret dokumentationen. Så nu er kommunen allerede i gang med at finde på nye opgaver til ”Tyra”, som robotten er blevet navngivet.

København er en af de kommuner, som har erfaring med software-robotter på HR/personaleområdet. Her har en enhed under Koncern IT for eksempel hjulpet med at automatisere processen vedrørende fratrædelsesbreve, som skal sendes til de cirka 800 medarbejdere, som hver måned forlader kommunen. Der er også udviklet en robot, som skriver et brev, hver gang en af kommunens 45.000 medarbejdere flytter afdeling. På tre måneder havde robotten udarbejdet 9.500 af disse breve – svarende til en normal arbejdsbyrde på 2.400 mandetimer. I et lidt firkantet regnestykke har robotten på de tre måneder dækket omkostningerne til udvikling og genereret et overskud på 700.000 kroner. 

Eksemplerne viser, at det er muligt at realisere en positiv business case med et forholdsvis kort aftræk. Vælges den rigtige arbejdsproces, er erfaringen, at løsningen kan udvikles og sættes i drift inden for to til tre måneder. I en gennemsnitskommune vil der typisk være tale om et mindre potentiale på under et årsværk pr. år, men da teknologien ikke kræver større investeringer, vil der ofte kunne være et positivt afkast allerede inden for det første år. 

Grundig udvælgelse af processer

Arbejdsprocesserne skal dog udvælges med omhu. For en arbejdsgang, som er velegnet til automatisering i København og Odense, passer ikke nødvendigvis ind i Syddjurs og Rudersdal. Afgørende for business casen er, hvor hyppigt opgaven løses, og hvor lang tid det tager at gennemføre hver proces. Der kan også være lokale forskelle i de eksisterende arbejdsgange og it-løsninger, som bevirker, at en automatisering i én kommune ikke nødvendigvis kan genbruges i en anden. Men der er eksempler – for eksempel har Gladsaxe Kommune for nyligt fået overført en kode udviklet af Odense Kommune, som automatiserer en triviel manuel arbejdsgang i forbindelse med opkrævning af restancer hos borgerne. Overførslen lader sig gøre, fordi Gladsaxe anvender samme fagsystemer til økonomi- og lønadministration som Odense.

Når det gælder de 26 processer, som indgår i inspirationskataloget, er der dog tale om processer, der vurderes at være relevante kandidater til automatisering i en gennemsnitskommune. Samtidig er der foretaget en overordnet screening af de kriterier, som er afgørende for, om processen kan automatiseres, herunder graden af faglig vurdering i processen, graden af tilgængelig og struktureret information i processen, graden af variation i processen, og hvorvidt automatisering kan bidrage til højere kvalitet og service. Sidst følger risici og opmærksomhedspunkter samt teknologi, der indgår i processen. Man skal i den forbindelse også være opmærksom på, at RPA-teknologien ikke altid er den mest velegnede, fordi systemintegration med videre kan være mere effektivt på længere sigt.

For den enkelte kommune, som vil arbejde med procesautomatiseringer med udgangspunkt i kataloget, er det vigtigt at pointere, at der udestår en lokal opgave med at efterprøve, om processerne er egnede kandidater til automatiseringer. 

For kommuner, der ikke er med i det fælleskommunale udviklingsprojekt, og som ønsker inspiration til arbejdet med software-robotter, der kan effektivisere rutineprægede opgaver, afholder KL i december en temadag om automatisering af manuelle processer med RPA-løsninger. Læs mere på KL’s hjemmeside.

Yderligere materiale

Annonce

Annonce

Annonce