Indhold

13.02.17 22:27

Kommuner er blevet bedre til bygge- og miljøsager

Kommunerne har over en bred kam haft fokus på at effektivisere sagsbehandlingen i bygge-, miljø- og husdyrsager. Det har ført til kortere sagsbehandlingstider og mere tilfredse ansøgere og medarbejdere, viser ny Momentum-rundspørge. Erhvervsorganisation anerkender forbedringen, men påpeger, at det er vigtigt med et fortsat fokus på at effektivisere og forenkle regler og sagsbehandling.

Kortere sagsbehandlingstider, tilfredse ansøgere og nedbragte sagspukler. Det er blot nogle af gevinsterne ved et markant øget fokus på sagsbehandlingen i kommunerne, når det handler om bygge- og miljøsager samt sager om husdyrgodkendelser. I en ny KL-rundspørge svarer 79 procent af kommunernes teknik- og miljøchefer, at de gennem effektiviseringer af arbejdsgangene på de tre områder har opnået kortere sagsbehandlingstider, 87 procent har fået flere tilfredse ansøgere, og 52 procent har nedbragt sagspukler.

I alt svarer 97 procent af kommunerne, at de har arbejdet med at effektivisere arbejdsgangene med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne. Og det er glædeligt, at det er så udbredt blandt kommunerne med ambitioner på området. Det mener Karin Klitgaard, miljøpolitisk chef i Dansk Industri (DI), der også kan genkende tendensen.

»Det er godt, at så mange kommuner svarer, at de er i gang med at se på det. Ineffektiv sagsbehandling kan forsinke virksomheder i at komme på markedet med et nyt produkt, og dermed risikerer man at blive overhalet indenom. I miljøgodkendelsen ligger der også en ”license to operate”, og man kan risikere at måtte slukke maskinerne, hvis ikke man har den. Derfor er det vigtigt at holde fokus på at gøre tingene så hurtigt som muligt,« siger Karin Klitgaard.

Jørn Pedersen, formand for KL’s Teknik- og Miljøudvalg, er glad for, at undersøgelsen bekræfter hans billede af kommunernes arbejde med sagsbehandlingen.

»Svarene viser, at kommunerne i vid udstrækning arbejder med og længe har arbejdet med at effektivisere sagsbehandlingen. At det har ført til konkrete resultater i form af kortere sagsbehandlingstider og tilfredse ansøgere og medarbejdere viser, at indsatsen nytter,« siger Jørn Pedersen.

Hvilke konkrete resultater har I opnået ved at effektivisere arbejdsgangene?

Hjørring er en af de kommuner, der har arbejdet meget fokuseret på at skabe en mere glidende sagsbehandling. Det begyndte allerede i 2013, hvor medarbejderne i forvaltningen kunne se sagsbunkerne vokse sig større og større. Det forklarer teamleder i Teknik- og Miljø Torben Mangaard Frandsen.

»Når vi så ind i fremtiden, kunne vi se, at vores ressourcer nok blev færre på grund af de generelle økonomiske rammer. Samtidig havde vi en stor ophobning af uafsluttede byggesager, og det stod klart, at hvis vi fortsatte med at gøre det samme, så var det kun et spørgsmål om tid, før vi blev ramt af stress og kapacitetsproblemer,« siger Torben Mangaard Frandsen.

Derfor designede man i afdelingen den optimale byggeproces og besluttede sig for at gå efter det:

»Det krævede ændringer hos os selv, men også at ansøgerne gjorde noget andet end før. Derfor tog vi på et road show til de største lokale aktører og fortalte om vores planer og fik input fra dem, så vi havde afstemt, hvad der skulle ske. Det var ikke en nem proces, for der er en elastik i os alle, der har en tendens til at trække tilbage til det, vi plejer at gøre, så vi skulle hele tiden hjælpe hinanden til at huske på den arbejdsgang.«

Hjælper med ansøgningerne

Et af de konkrete tiltag i Hjørring Kommune er, at ansøgerne har fået mulighed for at booke en byggesagsbehandler til et møde, før de sender ansøgningen. Det giver blandt andet mulighed for på forhånd at sikre, at ansøgningen holder sig inden for lokalplaner og andre bestemmelser.

»Det var vores oplevelse, at den største hurdle var ukomplette ansøgninger, men via forhåndsdialogen højner vi kvaliteten af ansøgningsmaterialet. Det er vores medarbejderes fornemmelse, at den halve time brugt på forhåndsdialog i mange sager sparer to-tre timers efterfølgende sagsarbejde ,« siger Torben Mangaard Frandsen.

Har kommunen arbejdet med at effektivisere arbejdsgangene med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne?

Samtidig har kommunen indført en håndholdt indsats over for de ansøgere, der alligevel får sendt ansøgninger, hvor der mangler de oplysninger, som kommunen skal bruge for at sætte sagsbehandlingen i gang:

»Tidligere sendte vi en mangelskrivelse med de ting, vi manglede, men når vi sendte den til fru Hansen, som bygger for første gang i sit liv, så var den fuld af begreber og definitioner, som hun ikke kendte. I mange tilfælde kom der aldrig noget, og så ligger sagen bare stille.«

Løsningen blev ansættelsen af en kontormedarbejder, der helt lavpraktisk ringer ansøgeren op.

»Hun ringer ud og forklarer, hvad det er, vi mangler, og hvordan de får fat i det. Det betyder, at vi får dokumentationen på plads langt hurtigere. Det gør en kæmpe forskel i sagsbehandlingstiden, at vi griber knoglen og ringer ud,« siger Torben Mangaard Frandsen.

Det er medvirkende til, at byggesagsbehandlerne i Hjørring gennemsnitligt løser 31 procent flere sager på et år end før 2013. Samtidig løser teamet som helhed samlet flere opgaver, selv om bemandingen er blevet reduceret med 25 procent gennem naturlig afgang.

Også når det handler om tilfredshed, er der gevinster at hente. Af rundspørgen fremgår det, at 76 procent af kommunerne har opnået tilfredse og gladere medarbejdere ved at effektivisere arbejdsgangene i behandlingen af bygge,- miljø og husdyrsgodkendelsessager. 42 procent svarer også, at de får færre klager.

Begge dele er også tilfældet i Hjørring Kommune, hvor man lavede en trivselsmåling, kort før de nye arbejdsgange blev implementeret og igen efter et par år.

»Trivslen var helt klart stigende. Det skyldes blandt andet, at medarbejderne i dag arbejder meget mere med positive relationer end med folk, der rykker efter svar eller skal have forklaringer på, hvorfor ting ikke kan lade sig gøre. Det skyldes, at tingene er forventningsafstemt på forhånd, og når tiden ikke er et emne, fordi det går hurtigt, så er virksomheder og borgere enormt positive,« siger Torben Mangaard Frandsen.

Dialog med virksomheder

Et andet højt prioriteret område i kommunerne er dialogen med virksomhederne. Over 70 procent af kommunerne er i kontakt med det lokale erhvervsliv om tilrettelæggelsen af sagsbehandlingen vedrørende miljø- og husdyrgodkendelser. Samtidig er der også mere løs dialog i form af dialogmøder med borgmesteren, som 71 procent af kommunerne benytter sig af, og virksomhedsbesøg (83 procent) og informationsmøder om den gode ansøgning (69).

I 79 procent af kommunerne følger kommunalbestyrelsen eller fagudvalget med vekslende mellemrum også op på, om sagsbehandlingstiderne reduceres.

»Det er tydeligt, at det er et område, der har høj prioritet hos lokalpolitikerne. Vi vil gerne være en aktiv medspiller i at sikre vækst og aktivitet i alle landets kommuner. Det er en fælles interesse for både kommuner og erhvervsliv,« siger Jørn Pedersen.

Er kommunen i dialog med det lokale erhvervsliv om kommunens tilrettelæggelse af den erhvervsrettede sagsbehandling på følgende områder?

Hos DI er miljøpolitisk chef Karin Klitgaard glad for, at kommunerne benytter sig af en bred palet af dialogmuligheder med virksomhederne.

»Langt de fleste af vores medlemmer siger, det er vigtigt at have en dialog med kommunen på den ene eller den anden måde, men det er meget forskelligt, hvad de gerne vil have. Undersøgelsen afspejler i virkeligheden meget godt, at der efterspørges alt fra enkeltstående møder med borgmesteren til virksomhedsbesøg i forbindelse med revurdering og tilsyn. Og vi er bare glade for, at det ser ud, som om kommunerne også imødekommer ønskerne fra virksomhederne,« siger Karin Klitgaard.

Aftale støtter op om arbejde

For at understøtte vækstmulighederne i hele Danmark indgik regeringen og KL i 2014 en aftale om, at kommunerne i 2016 skulle have nedbragt sagsbehandlingstiderne med en tredjedel for miljøgodkendelser af virksomheder, godkendelse af husdyrbrug og byggesager. Samtidig blev det besluttet, at alle kommuner skulle bruge de to portaler ”Byg og Miljø” og ”husdyrsgodkendelser.dk” til at håndtere ansøgninger.

Aftalen er endnu ikke evalueret, men de seneste tal fra Miljøstyrelsen for sager med husdyrgodkendelser viser helt klart, at udviklingen går i den rigtige retning. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid blev næsten halveret fra 10,1 måneder i 2012 til 5,9 måneder i 2015. Og antallet af sager, som tager over ni måneder at behandle, faldt fra 234 i 2012 til 76 i 2015.

Er kommunen i dialog med virksomhederne via følgende kanaler?

For Karin Klitgaard, miljøpolitisk chef i DI, er en af de vigtige pointer, at arbejdet med at implementere aftalen også har ført til regelforenklinger.

»Vi har været rigtig glade for det forenklingsarbejde, der er foregået de sidste år, og vi vil rigtig gerne have, at det fortsætter. Jo mere vi kan få standardiseret reglerne, jo bedre og hurtigere kan man også gøre tingene,« siger Karin Klitgaard.

Jørn Pedersen, formand for KL’s Teknik- og Miljøudvalg, bakker også op om aftalen.

»De fælles systemer er med til at give en ensartethed i sagsbehandlingen, som giver gode muligheder for at vise, at det er et område, der har høj prioritet i kommunerne. Men det er en vigtig pointe, at det ikke er aftalen i sig selv, der har fået kommunerne til at prioritere det her område. Arbejdet var allerede i gang,« siger Jørn Pedersen.

Af Rasmus Giese Jakobsen, ragj@kl.dk

Yderligere materiale

Annonce

Annonce

Annonce