Indhold

17.05.18 16:00

Viborg Kommune skaber effektiv indkøbskultur, sparer 120 mio. kr. og tager nye skridt for at fastholde fokus

En gunstig indkøbskultur skal vedligeholdes for fortsat at give resultater. Det gør Viborg Kommune ved at synliggøre indkøbsdata for alle og dele succeshistorierne om besparelser.

Viborg Kommune stod i 2009 overfor en markant budgetoverskridelse, som resulterede i en genopretningsplan af kommunens økonomi. I genopretningsplanen blev der sat benhårdt strategisk fokus på at hente nogle af besparelserne på indkøbsområdet.

Siden 2009 er Viborg Kommune lykkes med at spare 120 mio. kr. på indkøb, og indkøbsfunktionen har fundet effektiviseringspotentialer, hvor de ikke troede, det var muligt. Det har de gjort ved, at:

  • Udvikle et indkøbsanalysesystem
  • Allokere flere ressourcer til indkøbsområdet
  • Sætte ledelsesmæssig fokus på området via synliggørelse af resultater
  • Ændre indkøbsadfærden i hele organisationen gennem dialog
  • Samarbejde med andre kommuner om indkøb
  • Øge compliance

Det har således krævet et langt, sejt træk for Viborg Kommune at professionalisere indkøbsområdet, men i dag står de på et stærkt fundament og er klar med næste skridt.

Næste skridt på vejen – gennemsigtighed omkring potentialer på de enkelte områder

Selvom Viborg Kommune er kommet langt med deres indsatser og blandt andet har opnået en compliance på 90 pct., hviler de ikke på laurbærrene.

De benytter i dag det overblik, de har skabt gennem de sidste 10 års indsatser til at holde fokus på området. For hvis de skal opnå prisbesparelser via de fælles indkøbsaftaler, så forudsætter det, at indkøbsaftalerne anvendes af hele kommunen. 

Viborg Kommune fastholder fokus ved at gøre deres indkøbsdata tilgængelige for alle i hele kommunen. Hvor de før sendte de enkelte ledere en rapport med indkøbsdata på deres område, så ligger indkøbsdataene på alle områder nu tilgængeligt for alle i deres ledelsesinformationssystem.  

Det skaber synlighed omkring potentialerne, og bidrager til at holde fokus på at bruge indkøbsaftalerne. For som indkøbschef Tina Bjørnholt siger, så "er der ingen, der har lyst til at købe forkert ind, for det er penge lige ud af vinduet. Alle vil gerne have gode resultater".

Indkøbsafdelingen fastholder fokus via kommunikation og er tilgængelige via hotline 

Kommunikation er en væsentlig del af at lykkes med at fastholde fokus på en god indkøbsadfærd i hele organisationen. Indkøbsafdelingen formidler deres budskaber gennem flere forskellige kanaler, som fx nyhedsbreve og animationsvideoer.

"Vi ved godt, at 'det gode indkøb' er et svært budskab i en travl hverdag og i forhold til konkurrerende dagsordener, men der er behov for at holde et vedvarende fokus på at købe rigtigt ind", fortæller Tina Bjørnholt.

Se en af Viborgs annimationsfilm her

Derfor gør kommunen også sit til at give nye medarbejdere et godt udgangspunkt for at handle ind på en effektiv måde. Når der ansættes nye ledere i kommunen, får de en introduktion til, hvordan de skal købe ind.

Lederne tager positivt mod introduktion, hvor de blandt andet lærer ikke at bruge for meget tid på indkøb:

 "Hvis lederne bruger mere end 2 minutter på at købe ind, så har de i princippet allerede brugt for meget tid. Derfor skal de ringe til os med det samme i hotlinen. Hvis de har spørgsmål, så kan vi hurtigt hjælpe dem videre, så de kan koncentrere sig om at bruge tid på deres kerneopgaver", siger Tina Bjørnholt.

Gode råd til andre kommuner, der vil arbejde videre med effektivisering af indkøbsområdet

Viborg Kommune har samlet en række gode råd til, hvad andre kommuner kan tage fat i, hvis de vil effektivisere indkøbsområdet yderligere.

  • Hold ledelsesmæssig fokus, på alle niveauer, fra politikere, direktører og decentrale ledere.
  • Kommuniker indkøbsbudskaber gennem nyhedsbreve, animationsfilm, hotline og lav intro til nye ledere.
  • Sørg for at de decentrale indkøbere ikke bruger for meget tid på indkøbene. Vi siger max 2 minutter, ellers ring til vores hotline.
  • Anvend data til at synliggøre jeres resultater og potentialerne i indkøbsaftalerne.