Et 360 graders eftersyn af kommunikationen har været en øjenåbner for kommunikationscentret i Ishøj Kommune. Afdelingen vil satse mere på rådgivning, så kommunens medarbejdere kan blive klædt på til kommunikationsindsatsen.
Af Thomas Kjeldsen, kommunikationsmedarbejder Ishøj Kommune
I det meste af 2010 blev kommunikationsindsatsen i Ishøj Kommune udsat for et grundigt eftersyn. Baggrunden er, at borgerne stiller større og større krav til åbenhed, information og dialog fra deres kommune. Desuden har regeringen har lavet en målsætning om, at al skriftlig mellem kommunerne og borgerne skal foregå digitalt senest i 2012.
Det stiller store krav til kommunikationsindsatsen, og analysen har da også været lidt af øjenåbner for kommunikationscentret:
”Vi har indset, at kommunikationscentret skal spille en lagt større rolle i forhold til at klæde organisationen på til at kommunikere. Derfor arbejder vi på at blive bedre til at rådgive og til at sælge os selv overfor resten af organisationen,” fortæller kommunikationschef Per Tostenæs. Kommunikationscentret har for at styrke rådgivningsfunktionen omlagt nogle opgaver, så der nu er flere ressourcer til rådgivning, der er planlagt medietræningskurser for lederne, og der er nedsat forskellige arbejdsgrupper.
Omdømme under pres
Grundlæggende handler det om at få fortalt den gode historie om kommunen både internt og eksternt i en tid, hvor kommunernes omdømme er under pres. Men en god historie er ikke nødvendigvis en hurra-historie, mener kommunikationschefen:
”Vi skal turde fortælle de dårlige historier for at vise, at kommunen tager problemer alvorligt og handler på dem. På den måde bliver en dårlig historie til en god historie for kommunen. Vi skal også blive meget bedre til at sætte dagsordenen og være proaktive, så vi ikke ender i mediekriser. Vi håber, at der i fremtiden bliver åbnet op for, at kommunikationscentret kan bidrage med en langt bredere rådgivning, hvor det ikke bare handler om at hjælpe med at håndtere pressen, men hvor vi går ind og hjælper med den daglige kommunikation i bred forstand både internt og eksternt. For eksempel kunne vi hjælpe en skole med at kommunikere med elevernes forældre,” siger Per Tostenæs.
Alle medarbejderne kan nås med infoskærme
Kommunikationsanalysen har vist, at kommunen skal arbejde mere målrettet med kommunikationen, hvis den skal være effektiv:
”Vi har fået øjnene op for, at vi skal gøre mere for at kunne nå alle de forskellige grupper af borgere, som bor i kommunen. Internt har vi også en udfordring med at kunne nå alle med vigtige informationer, da kun en fjerdedel af medarbejderne brugere vores intranet. Personalebladet er derfor det eneste medie, som lige nu når ud til alle. Derfor er det vores håb, at der med tiden vil blive opstillet infoskærme i alle afdelinger, da vi på den måde kan nå hurtigt ud til alle med korte budskaber,” fortæller kommunikationschef Per Tostenæs. Medarbejder-tv viste sig derimod ikke at være den rigtige vej at gå, da alt for få kiggede med, så det har kommunen valgt at lukke.
Løft til både intranet og hjemmeside
Et nyt layout og nye funktioner på intranettet skal få flere til at bruge denne kanal. Blandt andet har hver afdeling fået sin egen eksterne og interne side, og der er forskellige muligheder for at tilpasse intranettet efter sine egne informationsbehov. Inden sommeren er forbi vil medarbejderne også på intranettet kunne læse et nyhedsbrev med nyheder om direktionens arbejde. Medarbejderne har efterlyst en mere synlig og åben ledelse, og nyhedsbrevet er et forsøg på at opfylde dette behov samtidig med, at det skal generere mere trafik på intranettet. Snart kommer turen til hjemmesiden, hvor det skal være nemmere at finde de informationer, man har brug for. Det efterlyser borgerne i kommunikationsanalysen.