Ishøj Kommune har i mange år været frontløber på kommunikationsområdet – kendt for egen tv-station og web-tv. Men det får ikke kommunen til at hvile på laurbærrene. Et 360 graders eftersyn af den interne og eksterne kommunikation har været i gang det sidste halve år.
Borgerne stiller større og større krav til kommunernes kommunikation. Det er ikke kun fra borgernes side, kravene vokser. Regeringen har også lavet en målsætning om, at al skriftlig kommunikation mellem virksomheder og borgere skal foregå digitalt senest 2012.
– Kommunens skranke vil i stigende grad flytte ud i den digitale verden, og den omstilling skal vi være parate til. Borgerne vil i fremtiden måle vores service på, hvor hurtige og hvor dygtige vi er til at informere digitalt og hvor gode vi er til at gå i dialog med dem via for eksempel vores hjemmeside og sociale medier, siger Per Tostenæs, kommunikationschef i Ishøj Kommune.
I maj 2010 besluttede Ishøj Kommunes direktion at give kommunens kommunikation et 360 graders eftersyn. Analysearbejdet skal munde ud i nogle skarpe anbefalinger til, hvordan Ishøj Kommune i fremtiden skal kommunikere med borgere, brugere og medarbejdere.
Fire temaer har været under lup: Intern kommunikation, mødet med borgeren, hjemmesiden og mediehåndtering. I analysen har Ishøj Kommune lagt vægt på at undersøge, om indholdet i kommunens kommunikation også er det, der bliver efterspurgt – og gennem hvilke kanaler, kommunen kan kommunikere mest effektivt. Fokusgrupper med ledere og medarbejdere internt i organisationen er suppleret med spørgeskemaer til medarbejdere og borgere gennem borgerpanelet.
I analysen er der lagt lige vægt på at analysere kommunens interne og eksterne kommunikation – for de fungerer ikke uden hinanden. Stærkt kommunikerende ledere og medarbejdere er forudsætningen for en god kommunikation med borgerne.
Udover at følge med tidens krav er eftersynet også initieret af et stærkt ønske om at komme ud over rampen med de gode historier fra Ishøj Kommune. I en tid, hvor presset på det kommunale omdømme stiger, bliver de positive historier et vigtigt værn og middel til at tiltrække og fastholde medarbejdere i fremtiden.
– Vi skal have samlet de gode historier op i organisationen og få dem ud. Vi har haft en meget decentral struktur, hvor hver eneste medarbejder i princippet var kommunikationsmedarbejder og skulle kunne skrive en pressemeddelelse eller ringe til journalisten og sige, de har en god historie.
Og det har gjort, at rigtig mange historier er strandet, fordi den almindelige medarbejder ikke tænker i historier som en journalist. Vi ser jo nogle gange en historie om, at en kommune har gjort noget nyt, og hvor vi tænker: Gud, det gjorde vi da allerede sidste år. Hvorfor var det ikke os, der var først med den historie?, siger Anders Hvid Jensen, kommunaldirektør i Ishøj Kommune.
I skrivende stund er Ishøj Kommune i gang med at behandle alle de mange data, som er indsamlet de seneste måneder. Det skal munde ud i en rapport med en række anbefalinger, som skal danne afsæt for drøftelser internt i organisationen om, hvad der konkret skal ske med kommunens kommunikation. Selv om rapporten endnu ikke er færdig, tegner der sig allerede nu nogle pointer, som udviklingskonsulenten og kommunikationschefen godt tør løfte sløret for.
– For det første skal vi have formuleret nogle klare mål for, hvad det er vi vil med vores kommunikation. Vi skal være mere skarpe omkring, hvordan vi vil målrette vores kommunikation og lade budskaber afgøre medievalget, siger Gitte Hvidkær Nielsen, udviklingskonsulent i Ishøj Kommune.
– For det andet bliver der behov for nogle justeringer i den organisering, der er på kommunikationsområdet i dag. Den lokale forankring er stadig vigtig, men vi ser et behov for mere koordinering på tværs, og så skal der være nogen, der har overblikket og det overordnede ansvar for indholdet i kommunikationen. Vi taler blandt andet om at lave en overordnet redaktionsgruppe, der går på tværs af fagområder, der skal sikre denne koordination. Deltagerne i denne gruppe kan så have ansvaret for det løbende samarbejde med kommunens institutioner og afdelinger, siger Gitte Hvidkær Nielsen.
De ældre er med på vognen
Det bliver især hjemmesiden og digital kommunikation, som kommunen skal satse mere på i fremtiden. Borgerne i panelundersøgelsen virker ikke skræmte af mere digitalisering og selvbetjening. Tværtimod efterlyser de mere af slagsen, og selv de ældre er hoppet med på vognen.
– I dag bliver hjemmesiden nemt nedprioriteret i daglige gøremål, men dette medie bliver kun vigtigere i fremtiden. Og vi kommer til at skulle integrere det mere i vores daglige rutiner og betjening af borgerne. Det betyder, at medarbejderne skal klædes på til at få borgerne til at bruge disse løsninger, siger Per Tostenæs.
– Behovet for kriseberedskaber bliver også efterlyst internt i organisationen. Lederne efterspørger medietræning og planer for, hvordan man håndterer kriser, store som små, siger Per Tostenæs.
Fra medarbejder-tv til infoskærme
Resultaterne fra analysen understreger også vigtigheden af den interne kommunikation og at ledelsen bliver mere synlig.
– Alt peger i retning af, at vores medarbejder-tv Inside skal lukkes. Medarbejderne ser det næsten ikke, og det er for ressourcekrævende at lave. Derimod overvejer vi, om der skal satses på infoskærme, der kan hænge i personaleområder på alle institutioner og afdelinger, da denne kanal kan nå ud til alle personalegrupper.
Informationer kan komme hurtigt ud via infoskærme, og budskaber kan målrettes, så nogle meddelelser kun kommer ud til en institution eller fagområde og andre ud til hele kommunen. Det vil også erstatte den gamle opslagstavle, da man lokalt selv kan lægge meddelelser på infoskærmen, siger Per Tostenæs.
Artiklen har også være bragt i Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 31 / 2010
Du kan læse hele bladets temanummer om kommunikation, hvis du har abonnement på bladet. Følg link til højre.