I Vejle Kommune havde de oprindeligt både intranet og personaleblad. Men bladet kunne undværes. Alle nyhederne kom alligevel på intranettet. Kommunikationen er nu mere målrettet, og papirpublikationer ser kun dagens lys, hvis der er et særligt behov.
Vi havde både intranet og personaleblad, men hver gang der var en nyhed, eller der skete et eller andet, så fortalte vi om det på intranettet. Og så blev personalebladet egentlig et referat af det, der allerede havde været på intranettet. Folk begyndte at synes, at der var gamle nyheder i personalebladet. På den måde blev det stille og roligt overflødigt. Og der er ikke nogen, der har efterlyst det,
fortæller kommunikationschef Sonja Hansen.
Mere målrettet kommunikation
Personalebladet blev ikke afskaffet fra den ene dag til den anden. Det var en langsom udfasning, hvor det udkom sjældnere og sjældnere. I den periode kørte kommunikationsafdelingen forsøg med at lave flere versioner af personalebladet, som blev målrettet de enkelte forvaltninger.
Det var folk utroligt glade for, men det var meget dyrt og arbejdskrævende. Til gengæld plantede det grundstenen for, at vi ville lave mere målrettet kommunikation. Intranettet var en måde at effektivisere processen på. Og med den næste udgave af intranettet, bliver det endnu mere målrettet den enkelte bruger med personificerede forsider,
siger Sonja Hansen.
Ind i mellem er der nogle emner, der vedrører alle, eller et større emne, der vedrører alle i fx voksenservice. Så supplerer de intranettet med noget skriftligt materiale, der er særligt målrettet medarbejderne på området.
På et tidspunkt skulle de fx have nye handicap- og socialplaner. Så lavede vi nogle blade til dem, som handlede om det. På den måde, bliver materialerne meget mere målrettet. Og så sikrer vi, at det er, når der er brug for det, at det kommer. Det kan både være et blad, men det kan også bare være et debatoplæg,
fortæller Sonja Hansen.
Hurtig og nærværende på intranettet
I Vejle Kommune oplever de, at traditionelle medarbejderblads-historier om enkelte medarbejdere også bliver læst på intranettet. Samtidig er intranettet en god kanal til hurtigt at sprede vigtig information.
I forbindelse med en fyringsrunde, har vi haft nogle gode historier på intranettet om medarbejdere, der har fået gode jobs andre steder. Der er altså også en interesse for sådanne ting på intranettet. Og i forbindelse med omstruktureringer og effektiviseringsrunder. Så er intranet også bedre, fordi vi hurtigt kan komme ud med vigtig information,
siger Sonja Hansen
Overflod af nyheder
Hvor det før kunne være svært, at få medarbejdere til at levere input til personalebladet, har de nu det modsatte problem. Nyhederne står bogstaveligt talt i kø.
Det er aldrig et problem at få folk til at sende nyheder til os. Men det er et problem, at de sender for mange. Folk er utroligt flittige. Jeg tror det er fordi, de her kan markere, at der sker noget på deres område. Og så tror jeg, der er gået lidt konkurrence i det. Det bliver jo tydeligt for alle, hvis nogen producerer meget og andre lidt. Så det er ikke noget problem at få nyhederne ind – det var det derimod med personalebladet. Der er jo også en helt anden produktionstid,
siger Sonja Hansen.
Medarbejderne bruger intranettet
Et af de centrale problemer ved at afskaffe personalebladet er, at det bliver svært at nå de medarbejdere, der ikke sidder foran computeren i arbejdstiden. Men der er flere pejlemærker for at alle medarbejdere rent faktisk bruger intranettet.
Et af de steder, man kan se det, er fx via vores ’Køb og Salg’-side. For selvom den ligger nede under opslagstavlen, så kan folk sagtens finde den. Og det er uanset, hvor de er ansat. Vi har også feriehuse og sådan nogle ydelser. De er en god pejling på om folk bruger det. Og så kan de være med til at hive dem ind, som ellers ikke nødvendigvis ville gå der ind,
fortæller Sonja Hansen.
På forsiden af intranettet er der nyheder, der vedrører mange. Derudover har hver forvaltning, deres eget lokale site, hvor de kan lægge nyheder på. Her er der også flere ting, der trækker medarbejderne ind på intranettet.
Et godt eksempel er skoleforvaltningen. De bruger det blandt andet til deres interne blanketter. Derfor bliver intranettet et naturligt sted at gå hen og finde de redskaber, de skal bruge i dagligdagen,
forklarer Sonja Hansen og fortsætter.
Interessen bliver også større, fordi vi har et kursusmodul derinde, så hver eneste gang de skal tilmelde sig et kursus eller et på-vej-hjem-møde, så skal de jo derind og tilmelde sig. Og folk finder også hurtigt ud af, at hvis man en gang er gået glip af et arrangement, som man gerne ville være med til, bare fordi man ikke har set det på intranettet, så begynder man at følge mere med. Det er en måde at markedsføre det på.