En ny og visionær intranetløsning i Sønderborg Kommune skal nå ud til alle medarbejdere. Det tidligere intranet var kun tilgængeligt for administrationen. Men nu skal sosu-assistenter, Vej og Park-medarbejdere, lufthavspersonale og andre, der ikke sidder foran computeren til hverdag, også have glæde af det.
Der er tre faser i intranetprojektet i Sønderborg. I første fase er det blevet implementeret i administrationen. Nu står de over for anden fase, hvor de skal nå ud til alle de andre medarbejdere. I sidste fase går de på mikroniveau og personaliserer intranetforsiden, så den passer til den enkelte medarbejders behov.
It-integration og infoskærme
Kommunikationsmedarbejder Mia Lilliendahl Larsen har en klar plan for, hvordan intranettet skal komme ud til alle kommunens medarbejdere. Første skridt er at integrere den nye løsning med eksisterende lokale intranet som fx skoleintra.
Vi skal jo også ramme skolefolket, og indtil videre har der været vandtætte skotter mellem deres system og vores. Nu skal de to løsninger integreres. Og så skal vi bruge mere video og interaktive medier, så vi sikrer os at ramme målgruppen bredt,
fortæller hun.
Men når det handler om at få fat i dem, der ikke tidligere har benyttet sig af intranet, og som sjældent sætter sig foran computeren, så skal der andre midler i brug.
Vi har diskuteret meget, hvordan vi når medarbejdere i Vej og Park, sosu-assistenter, pædagoger og personalet i lufthavnen, som også hører til kommunen. Og vi har taget en snak med dem alle om, hvordan vi får dem i forbindelse med intranettet. Den umiddelbare løsning er infoskærme på arbejdspladsen. De skal være der, hvor folk samles eller der, hvor de møder ind om morgenen. Og man kan endda få opsat infoskærme i institutioner til forældrene, som fungerer som elektroniske opslagstavler,
fortæller Mia Lilliendahl Larsen.
Segmenterede forsider til en bred målgruppe
Intranettet i Sønderborg Kommune består af en forside, otte forvaltningssider, omkring 100 afdelingssider og flere projektrum og fora for videndeling. Samtidig skal det nå ud til en meget bred og forskellig målgruppe. Løsningen på det er den personaliserede forside.
Med det system vi bruger, kan vi lave målrettede forsider til den enkelte medarbejder. Ideen er at alle forsider i fremtiden skal være personaliserede, så de passer til den enkeltes behov. Men vi er kun nået dertil, hvor vi har segmenterede forsider. Det vil sige, alt hvad der ligger på din forside af nyheder og afdelingsbeskeder er tilpasset, at jeg sidder i kommunikationsafdelingen, og at det er relevant for mig,
fortæller Mia Lilliendahl Larsen.
Kommunikationsafdelingen står for al nyttig information til alle, og afdelingschefer og medarbejdere kan ligge nyheder på, som rammer deres egen afdeling.
Spiseligt indhold
Det er ikke nok bare at lave en kanal, der når ud til alle. Det handler også om at gøre indholdet så fængende og let at indtage som muligt. Især hvis det skal op på en infoskærm.
En løsning, der skal gøre det så spiseligt for medarbejderne som muligt er videoklip. Og vi er allerede begyndt at lægge film på intranettet, som fx er stilet til ældreserviceforvaltningen. Det er fx direktørens månedlige briefing og julehilsner, men det kunne også være en nytårstale eller et interview med en medarbejder,
fortæller Mia Lilliendahl Larsen
Ud med Outlook
Det nye intranet er en helhedsorienteret løsning, der skal sikre en selekteret målrettet kommunikation til alle medarbejdere. Men det kan også være med til at forsimple medarbejdernes daglige informationsstrøm og erstatte andre tekniske funktioner.
Det, vi gerne vil have, er at medarbejderne bruger intranettet som deres Outlook. For det kan det samme. Og på den måde undgår vi for mange af de der alle-beskeder. Dem ligger vi i stedet ind på en lille opslagstavle, hvor folk selv kan gå ind og kigge, når det passer ind i deres planer. Et flertal af e-mails bliver faktisk opfattet som spam. Det er en stressfaktor, der forstyrrer arbejdet,
forklarer Mia Lilliendahl Larsen.
Der er ikke tvivl om, at den nye intranetløsning forsimpler og fokuserer kommunikationen i kommunen. I deres intranetvision skriver de, at intranettet skal være med til at fremme bevidstheden om det lille fællesskab i det store fællesskab. Hvis de kan få alle medarbejdere til at bruge intranettet som den primære indgang til deres arbejdsplads, er de godt på vej.
Mia Lilliendahl Larsen er kommunikationsmedarbejder i Sønderborg Kommune og har været den primære drivkraft bag intranetprojektet.