Gribskov Kommune har brugt forandringskommunikation for at få medarbejderne til at udbrede kendskabet til digitalisering. Det er gjort med et glimt i øjet med humoristiske visitkort og en konkurrence, der skal motivere til handling.
Skrevet af Alice Ballin, leder team kommunikation, Gribskov Kommune
Digitalisering står på dagsordenen. Og det kommer til at omfatte alle områder og berøre alle medarbejdere de kommende år. Alligevel har vi i Gribskov Kommune konstateret, at det er noget, vi taler rigtigt meget om på rådhuset, men som ikke rigtigt er på dagsordenen udenfor rådhusets mure.
Vi ser, at hvis vi skal lykkes med digitaliseringen, så skal vi også have alle medarbejderne til at bakke op om de tiltag, der er – lige fra selvbetjeningsløsninger til touch skærm i børnehaven, hvor børnene selv registrerer sig.
Ufordringen er, at digitalisering ikke ligefrem er sexet at kommunikere om. Samtidig synes mange medarbejdere ikke, det vedkommer dem. Vi ønskede derfor at finde en sjov måde, som kunne gøre medarbejderne opmærksomme på, hvad der er i gang og på den måde "varme op" for de projekter, der bliver sat i gang i løbet af de næste år.
Vores kampagne var små visitkort i lækre farver med forskellige tekster, som gjorde opmærksom på de serviceydelser, som borgerne skal til selv at klare på nettet. Fx stod der, "HILS DIN NABO og sig, at fra 1. januar skal han melde flytning på nettet" eller ”HILS DIN SYGE MOSTER og sig, at fra 1. januar skal hun bestille nyt sundhedskort på nettet”.
Formålet med kampagnen var:
- At medarbejderne skulle kende de ydelser, som fra 2012 kun kan løses på nettet
- At få medarbejderne med på at sprede budskabet til deres netværk og borgerne
- At skabe opmærksomhed på kommunens digitaliseringsstrategi og få medarbejderne til at se, at det også er deres opgave at støtte op om det
Skabte lokal debat
Visitkortene blev lagt på en bakke i personalestuen hos alle decentrale virksomheder og de administrative bygninger, sammen med et følgebrev om hvad det gik ud på.
På visitkortene blev der henvist til en hjemmesideadresse, hvor man kunne vinde biografbilletter. Medarbejderne kunne så tage visitkortet med sig (nem størrelse og lige til at have i lommen) og gå ind på siden, når de var ved en pc. Her skulle de svare på et par lette spørgsmål om digitalisering, hvorefter de kom til selvbetjeningssiden på hjemmesiden.
Udover visitkort og en konkurrence, skrev vi også artikler i medarbejderbladet og på intranettet. Alt i alt vurderer vi, at det, med relativ lille indsats, har haft en god effekt hen mod at få digitalisering på dagsordenen alle steder.
Visitkortene var en billig løsning, som både kan anvendes til borgere og medarbejdere. De var en appetitvækker med en ledetråd til at få mere viden omkring, hvilke selvbetjeningsmuligheder man kunne finde via hjemmesiden.
Samtidig motiverede konkurrencen til videre handling. Kampagnen blev omtalt og diskuteret i den lokale presse, hvilket også skabte opmærksomhed til emnet.
Omkring 200 medarbejdere deltog i konkurrencen. Ud fra de tilbagemeldinger vi har fået, har visitkortene vakt opmærksomhed og skabt debat på arbejdspladserne. På den måde har de været med til at bane vejen for det videre arbejde med digitalisering.