Den 1. februar i år udkom Viborg Kommunes personaleblad, FORUM, for første gang alene i en digital version. Omlægningsprocessen tog et halvt år, og de står nu med et helt anderledes produkt. Her kan du læse om, hvordan kommunikationsmedarbejderne greb omlægningsprocessen an. Hvilke overvejelser, de har gjort sig, og hvordan de arbejder med det nye digitale personaleblad.
Baggrunden for digitaliseringen var et sparekrav på 400.000 kr. primært på udgifter til tryk og distribution.
|
Det gamle magasin fik vi layoutet, trykt og distribueret ude i byen. Og det er en del af spareplanen, at vi skal have al arbejdet hjem i afdelingen. Men vi får hjælp af nogle folk ude fra til prøvenummeret og de første to numre af det digitale personaleblad. De hjælper os også med at implementere det i vores eget arbejde og at få de kompetencer, der er brug for, ind i huset, fortæller kommunikationskonsulent, Finn Højbjerg.
Fra trykt til digitalt magasin
Projektet blev skudt i gang af en udviklingsgruppe, som bestod af to fra kommunikationsafdelingen et par bidragydere udefra og en medarbejder fra it-afdelingen.
|
 |
Det første vi blev enige om var, at hvis vi skal lave et digitalt magasin, så skal det ikke bare være en bladre-pdf. Vi skal bruge de digitale mediers forcer og udnytte det, de kan. Med en almindelig bladre-pdf risikerer man at folk printer det ud, fordi de ikke kan holde ud at læse det på skærmen,
forklarer Finn Højbjerg.
Der var ikke meget inspiration at hente andre steder fra. I stedet brugte de kræfter på at komme i dybden med strategiarbejdet. Her havde de god gavn af et lille lokalt kommunikationsbureau med praktisk erfaring indenfor e-magasiner. Hos Visiolink købte de softwaren.
Den grundlæggende platform er i virkeligheden en bladre-pdf. Den kunne vi så videreudvikle til en skabelon for magasinet. Det var faktisk ikke så voldsomt dyrt, som man kunne frygte. For bladre-pdf’en har vi givet knap 20.000 for et år, og så kan vi lave alle de magasiner vi vil. Og vi kan også bruge det til at lave pjecer og den slags. Der til kommer at vi måtte købe en række flashelementer, men i forhold til at få trykt magasinet, så er det ikke skræmmende udgifter,
konstaterer Finn Højbjerg.
Sammen med bureauet gik de i gang med at udvikle magasinet. Det første mål var et prøvemagasin. Formålet her var at gøre sig vigtige erfaringer, men også at have noget at vise frem til organisationen.
Prøvemagasinet var en god øvelse for os. Der fik vi rettet rigtig mange af de ting, som vi gerne ville have på en særlig måde i den færdige udgave. Og vi fandt ud af, hvad der kunne lade sig gøre, hvad der ikke kunne lade sig gøre, og hvad der skulle udvikles videre på,
siger Finn Højbjerg
Færre ord og flere billeder
Det digitale personaleblad er et helt nyt og anderledes produkt. Det stiller nye krav til det journalistiske arbejde og medarbejdernes kompetencer.
Den journalistiske udfordring er blandt andet at man skal skrive utroligt kort. Hvis du printer det digitale magasin ud, så ligner det en læse-let-bog, fordi typerne er så kæmpestore. Der er ikke meget tekst at gøre med. Og der er grænser for, hvor meget vi kan få folk til at læse på en skærm,
understreger Finn Højbjerg.
I stedet for tekst er der kommet videoer og flere billeder i bladet. Det er en stor omlægning, der udfordrer medarbejderne på at lære at fortælle historier med billeder i stedet for tekst.
Jeg synes videodelen er et vigtigt element i vores magasin. Det er noget, der løfter det. Nu skal billederne fortælle historien, og vi skal spare ord. Journalistisk er det noget vi kæmper en hel del med,
fortæller Finn Højbjerg.
Skarpe vinkler og strategisk planlægning
Den gode historie er stadig den samme. Det er der ikke ændret på. Men med det nye medie, er skribenterne nødt til at vinkle historierne endnu skarpere.
Darlings bliver slået ihjel eller reduceret til en faktaboks. Og det er stadig svært for os hver især at forstå, at der ikke er plads til flere ord. Vi bliver nødt til at øve vold på os selv. Det er svært,
siger Finn Højbjerg.
I det nye magasin er de gået fra 24 til 20 sider og den enkelte historie fylder mere. Det ændrer arbejdsrutinerne.
Vi skriver mindre, men bruger tid på andre ting som video og billeder. Og så er der færre historier at holde styr på. Til gengæld skal vi følge tættere op om historierne. De skarpe vinkler gør det fx nødvendigt på forhånd at præcisere, hvordan den enkelte artikel skal se ud. Der er altså kommet en del mere strategisk planlægningsarbejde end før. Og der er færre ting, vi løser med hovsa,
forklarer Finn Højbjerg
Nye fordele og ulemper
Med digitaliseringen har kommunikationsafdelingen fået nogle nye målingsværktøjer, så de kan følge med i hvor meget bladet bliver læst. Før måtte de lave omfattende læserundersøgelser. Så det er en stor fordel. Til gengæld ligger der en udfordring i at nå ud til alle de medarbejdere, der ikke sidder foran en computer til daglig.
Vores strategi er, at der skal være mange veje ind til magasinet. Og så satser vi på at lave et godt magasin, som folk gerne vil læse,
fortæller Finn Højbjerg og peger på en anden fordel.
Vi kan få vores kommunikation til at hænge sammen på en helt ny måde. Vi har fx et lettere samspil mellem hjemmeside, intranet og magasin. Vi kan slå flere fluer med et smæk. En produktion til TV-Viborg kan måske genbruges i FORUM eller omvendt. Og videoerne kan også bruges på hjemmesidens fagspecifikke undersider, hvis den fx handler om ældrepleje, skole eller handicap,
siger han.
Finn Højbjerg er kommunikationskonsulent i Viborg kommune og redaktør på personalebladet, FORUM.