Et ark med spørgsmål og svar skal i Odense Kommune hjælpe de offentlige ledere med at forandre deres kommunikation om budgetforslaget. Tidligere har det været pressen, som styrede den ofte negative omtale. Det var hverken til gavn for kommunen eller medarbejderne.
Da byrådsmedlemmerne i august fik årets budgetforslag i hænderne, fik de ikke lov til at styre den videre kommunikation og debat omkring forslaget, som det var sket tidligere. Odense Kommunes kommunikationsafdeling havde nemlig koordineret og systematiseret budgetkommunikationen i en hidtil ukendt grad.
De sendte både pressemeddelelser ud, lagde nyheder på medarbejderportalen, og stadsdirektøren sendte en direkte mail ud til samtlige kommunale ledere.
”Tidligere år var det sådan, at byrådsmedlemmerne, lige så snart de fik budgetforslaget, som ingen andre end topembedsmændene havde set, kunne finde på at gå til medierne og sige, at: ’De ikke ville være med til at fyre så og så mange’, og: ’De ikke ville spare der, men der’. Sådan er demokratiets vilkår. Men mange medarbejdere oplever det som ubehageligt, at deres fremtid lige pludselig bliver diskuteret af politikerne i medierne, uden at de selv er blevet orienteret af deres ledere,” siger kommunikations- og pressekonsulent, Per Seyffart.
Derfor ville man i år forberede lederne og medarbejderne så godt som muligt på kritiske historier i pressen om effektiviseringer i kommunen for 600 millioner kroner.
Kommunikationsfolkene var tæt koblet op på budgetprocessen helt fra start, så der var fokus på, hvordan besparelserne skulle meldes ud. Samtidig blev der lagt en plan for, hvordan de offentlige ledere skulle klædes kommunikativt på. Lederne skulle nemlig kunne fortælle deres medarbejdere om konsekvenserne af årets budgetforslag og kunne indgå i en saglig dialog med dem. Alt sammen for at imødegå den usikkerhed, forslaget kunne give anledning til.
”Medarbejderne vil opleve en større grad af tillid og retfærdighed, når deres nærmeste leder – i hvert fald kommunikativt – har taget et medansvar. Så vi sørgede for at være ude hurtigere end pressen og klæde medarbejderne på, så de ikke blev overtrumfet,” siger Per Seyffart.
Spørgsmål/svar til lederne
I mailen, som de offentlige ledere fik fra kommunen, var der både information om, hvad det nye budgetforslag indeholdte og betød for dem. Samtidig var der råd til, hvad de skulle svare til pressens, medarbejdernes og borgernes ofte kritiske spørgsmål. Kommunen havde udformet rådene som en Q&A med de forventede spørgsmål, lederen kunne få, og forslag til hvad lederen skulle svare.
”Budgetsprog kan godt være lidt teknisk og budgetforslaget fylde op til 80 sider. Derfor lavede vi et overskueligt Q&A-ark, hvor vi beskrev hvert af de 5-6 hovedtiltag og besvarede, hvor vi skulle effektivisere for 600 mio. kr.,” siger Per Seyffart.
Ét eksempel på et spørgsmål og svar var f.eks.: ”I snakker om investeringer og effektivisering, men hvorfor kalder i det ikke bare for nedskæringer?”
Her foreslår kommunen, at lederen svarer: ”Når der er tale om nedskæringer, betyder det uundgåeligt serviceforringelser, og det har konsekvenser for både borgere og personale. Derfor vil vi effektivisere i administrationen og bruge de opnåede besparelser på at lukke hullet i kommunekassen, investere i byudvikling og byggeri og anlæg på børne- og ældreområdet.”
Der blev opfordret til, at lederen fortalte det, han vidste og gjorde det klart, hvad han ikke vidste. Jo større forandringer, jo vigtigere er det nemlig at informere.
Godt modtaget
Odense Kommune har fået megen positiv tilbagemelding fra de offentlige ledere. Et godt råd fra kommunen er derfor, at man skal være i direkte dialog med dem, det handler om.
”Jeg tror, Q&A’en har medvirket til, at medarbejderne har fået en leder, der har kunnet give dem tryghed. Lederen har kunnet fortælle dem, hvad det handler om, i stedet for det kun stod i medierne,” siger Per Seyffart
Det er institutionsleder for børnehuset Fraugde i Odense, Jan Wagn Lindstrøm, enig i. Han synes, det var rart at kunne læse, hvilke tanker direktørgruppen havde gjort sig. Samtidig hjalp det ham til at omsætte tankerne til sin institution.
”For mine medarbejdere handler det om, hvordan de kan se frem mod en fremtid, hvor de ikke kender vores ressourcer. Q&A’en har givet mig mulighed for at tegne et billede af, hvad der sker, og motivere medarbejderne til at gå ind i det. Ikke sagt, det er nemt,” siger Jan Wagn Lindstrøm.
Han har taget til sig, at der står i Q&A’en, at det er vigtigt at se muligheder frem for begrænsninger:
”Jeg synes alt for ofte, vi har en tendens til at begrave os i, hvor syndt og hårdt det er for os frem for at sige: ’Det er så de muligheder, vi har. Hvordan skal vi så løse den udfordring? Det er der, energien ligger for mig og mine medarbejdere.”