I Egedal har alle kommunens børnedaginstitutioner fået hjemmesider med eget intranet. Her kan forældre og personale kommunikere internt og på tværs, synkronisere kalendere og dele informationer om barnet. Det har overvejende været en succes. Personalet føler, at de får mere information, og den mentale afstand mellem institutionerne og ’dem oppe på kommunen’ er blevet mindre.
Det var et lovkrav om bl.a. at synliggøre daginstitutionernes åbningstider og et ønske om at skabe bedre intern kommunikation, der satte skub i processen med at få etableret et børneintranet i Egedal kommune.
”Vi ville gerne væk fra den gamle kommandovej, hvor al information går gennem lederen. Derfor skulle vi have et system, hvor alle kunne logge sig på, hvis de blot havde en internetadgang, ” fortæller kommunikationskonsulent, Birgitte Østrøm.
Systemet ´Børneintra´ er udviklet af Uni-C, der også står bag ’Skoleintra’, som er kendt fra landets skoler. Det består af en ekstern hjemmeside og et intranet, der er delt i to, så både personale og forældre har deres egen indgang og platform. Tanken var, at det også ville fungere i børnedaginstitutionerne. Det har selvfølgelig krævet udvikling og tilpasning, fordi pædagoger og lærere har forskellige behov.
Tilfredse medarbejdere og fokus på kommunikation
Birgitte Østrøm, der til daglig har kontakten med institutionerne er positiv. En gang hver anden måned mødes hun med en arbejdsgruppe, som melder tilbage på, hvordan det går med systemet i institutionerne.
”Det er min klare opfattelse, at det virkelig fungerer. Lige pludselig føler de, at de får en masse informationer, som nogle ledere førhen glemte at give videre. Fx information om personalegoder, kursustilbud eller daglig drift. Og det giver dem et løft,” fortæller hun.
Intranettet lader til også at have haft indflydelse på medarbejdernes selvforståelse i forhold til kommunen.
”Det har ændret sig. I starten havde mange af dem den holdning, at ’dem oppe på kommunen’ bare kunne vedtage dit og dat, selvom vi jo faktisk er deres kollegaer. Men nu er det ikke mere ’dem oppe på kommunen’, nu hedder det ’os i kommunen’. Det er selvfølgelig ikke alle, der har den opfattelse, men jeg tror, det er rigtig mange,” siger Birgitte Østrøm.
Med den nye kommunikationskanal er der kommet en større bevidsthed omkring kommunikation i institutionerne.
”De gør sig nu overvejelser omkring; hvad skriver vi til forældrene og hinanden, hvad går vi i dialog om, og hvilket medie er egnet til hvilket budskab?” fortæller Birgitte Østrøm.
En simpel superløsning
Birgitte Østrøm understreger, at de har fået den helt rigtige løsning. Den er måske ikke grafisk prangende, men den imødekommer brugernes behov, effektiviserer, skaber et forum for videndeling, og så er det meget brugervenligt.
”Kan man gå på nettet, kan man bruge det her system. Det er så simpelt. Og så er det smart. Du kan lave alt herinde. Regneark, lister, fotoalbum, kalender og skabeloner. Det kræver selvfølgelig at personalet engagerer sig. Men hvis man kan gå på Facebook, så kan man også arbejde i det her system,” siger hun.
I 2011 afskaffer kommunen de traditionelle opslagstavler i institutionerne, som typisk har flere forskellige lister og beskeder hængende. Nu kommer der i stedet skærme op, hvor man via systemet kan vise relevant og aktuel information på skærmen.
Hjulene skal smøres
Kommunen har lagt meget arbejde i at implementere systemet i institutionerne. Og det fungerer ikke, hvis de tvinger dem til at bruge det. Det kræver et engageret personale, nogle engagerede ledere, der prioriterer det og at man konstant holder gryden i kog.
”Jeg står selvfølgelig altid klar som support. De kan altid ringe. Og så afholder vi løbende kurser, for der kommer jo hele tiden nye medarbejdere til. Og det bliver vi nok nødt til at fortsætte med, hvis det skal blive ved med at fungere, ” understreger Birgitte Østrøm.
Mens kommunen tilbyder kurser og support er de også afhængige af superbrugere og ildsjæle. Hver institution har en til to uddannede superbrugere, og det skal være frivilligt. Kommunen har bestilt bærbare computere og trådløse internetforbindelser til alle institutioner, så de kan have dem inde på stuerne, og der vil løbende komme nye tilbud om kurser. Men institutionerne skal engagere sig og betale for computere og internetforbindelser.
”Man må holde fast i dem og holde dem til ilden. Ting tager tid, men jeg synes at vi er nået rigtig langt på under to år. I fremtiden vil vi også tilbyde skrivekurser og lave nogle skabeloner og retningslinjer for, hvordan man udformer en artikel eller et opslag,” siger Birgitte Østrøm.