Cirka 60 kommuner har i dag en kommunikationspolitik. Ballerup Kommune var blandt de første og er i dag en af frontløberne, når det kommer til organisering af kommunikationsarbejdet.
Kommunen har haft en kommunikationspolitik siden 2000. Den er revideret to gange siden. Første gang i 2006, hvor der blev tænkt handlinger og mål ind - og senest i 2009, som betød en markant ændring af konceptet.
Denne gang er politikken udformet i Kommunikations Strategisk Råd , som er et strategisk forum for afdelingschefer, som refererer til hele chefgruppen og direktionen. Der er formuleret et kommissorium for rådet, som skal sikre et mere forpligtende samarbejde mellem rådet, kommunikationsafdelingen og hele chefgruppen. Det overordnede formål med rådet er at skabe løbende overblik og sikre koordination af kommunens samlede kommunikationsaktiviteter.
Rådet fik som ramme for sit arbejde at udarbejde:
- En kommunikationspolitik
- En årsfokuseret kommunikationsstrategi
Kommunikationspolitikken sætter den overordnede ramme om kommunikation i Ballerup Kommune og opstiller mål for, hvad brugere, borgere, ansatte og samarbejdspartnere kan forvente af kommunens samlede kommunikation. Kommunikationspolitikken indeholder samtidig syv principper for, hvordan god kommunikation tilrettelægges i det daglige, og angiver dermed i hvilken retning kommunikation i kommunen bør udvikle sig.
Kommunikationsstrategien fokuserer - for både kommunen og de enkelte institutioner/virksomheder - på, hvordan politikken virkeliggøres i den daglige kommunikation med brugere, borgere og ansatte. Kommunikationsstrategien indeholder:
- definition af mål- og interessentgrupper
- budskabshierarki, dvs. hvilke temaer som prioriteres i indeværende år
- Kommunikationsstrategisk råds aktivitets- og tidsplan for kommunikationsindsatsen
En gang om året holder rådet en workshop, hvor de bliver enige om, hvor fokus skal være i det kommende års strategi – bl.a. på baggrund af øvrige styringsværktøjer som Servicestrategi og afdelingernes individuelle aftaler. Strategien evalueres herefter løbende af kommunikationsafdelingen i dialog med rådets medlemmer og en gang om året sammen med hele chefgruppen og direktionen.
Den seneste strategi blev primært en slags kommunikationskalender, som lærte cheferne, at tænke deres kommunikation ind, hvor den naturligt hører hjemme i forhold til de overordnede temaer. Det lykkedes. Men i næste hug bliver opgaven i højere grad at få lavet en ”rigtig” strategi. Det vil sige, at få chefgruppen til at sætte kommunikationsstrategiske mål, forpligte hinanden og få tænkt kommunikation ind i alle aktiviteter. Chefgruppen er en vigtig nøglespiller i arbejdet med at få løftet kommunens kommunikation og præge, hvilke kommunikationsindsatser kommunikationsafdelingen skal prioritere i samarbejde med afdelingerne.