Vil du frigøre 4 min. 120 gange om dagen? Det handler om fejlfri og fyldestgørende journalisering og sagsdannelse via påførst stregkode. Læs her hvordan du høster gevinsten
Skanderborg Kommune frigør ressourcer via stregkode på blanketter
Ifølge KMD modtager og behandler kommunerne tilsammen hvert år mindst 4 millioner blanketter fra borgere og virksomheder. De borgerrettede blanketter omfatter i alt ca. 120 forskellige blanketter, lige fra ansøgning om pas til ansøgning om kontanthjælp. Der er ca. 80 virksomhedsrettede blanketter, fx blanketter vedr. affaldsindberetninger.
Når en kommune modtager en blanket med posten, skal den igennem flere trin, før den er klar til at blive behandlet. Arbejdsgangen for den del, der går via ESDH, ser sådan ud:
Blanket modtaget med post -> skanner post -> fordeler blanket til enhed -> kontrollerer oplysninger på blanket -> opretter sag -> sag oprettet.
Skanderborg Kommune har som den første kommune taget en løsning i brug, der ved hjælp af en stregkode på blanketter effektiviserer arbejdsgangene fra modtagelse af blanket til oprettelse af sagen. Efter der er kommet stregkode på blanketten, er de fire midterste trin blevet automatiseret, og kræver ikke længere manuelt arbejde. Løsningen automatiserer derved administrative rutiner, og frigiver tid til andre opgaver. En blanket, der modtages i kommunen, oprettes nu automatisk som en sag i kommunens ESDH løsning.
Løsningen er udviklet i et samarbejde mellem KL, ESDH - og blanket leverandører samt Post Danmark. Tidligt i forløbet blev arbejdsgangene i forbindelse med postmodtagelse og journalisering kortlagt og der blev gennemført en måling af aktiv tid brugt på de enkelte procestrin. På baggrund heraf blev der udarbejdet de nødvendige standarder for optimering af arbejdsgangen - en standard for stregkoden, en standard for metadata på blanketten, en standard for fordeling af sagerne i kommunen og en standard til brug for sletning af persondata.
Resultater af projekt præjournalisering i Skanderborg Kommune:Arbejdsgangene er blevet effektiviseret med 3-4 minutter pr. blanket. Med ca. 120 blanketter om dagen i posten bliver det til en effektiviseringsgevinst på mellem 6 og 8 timer hver dag.
Udover at frigøre tid og ressourcer, er der også andre fordele ved at automatisere arbejdsgangen. Processen sikrer en fuldt korrekt registrering, fordi sagerne bliver journaliseret ud fra en fastlagt standardiseret løsning, der sikrer ensartethed i registreringen af sagstyper.
|
Om arbejdsgangsbanken
Arbejdsgangsbanken er en digital bank med mere end 400 kommunale arbejdsgange inden for forskellige fagområder. I banken finder du beskrivelser og vejledning til, hvordan kommunen udfører opgaverne mest effektivt i forhold til lovgivning, ressourceforbrug, kvalitet og tilfredse medarbejdere.
Arbejdsgange på lønområdet er dokumenteret i banken og giver svar på, hvad der skal til for, at kommunen kan høste gevinster ved en bedre arbejdsgange.
Kontakt
Kontakt konsulent Peter Lager plg@kl.dk, tlf. 29657601 eller konsulent Henriette Günther Sørensen hgs@kl.dk, tlf. 33703107 for en uforpligtende snak om, hvordan KLK og Arbejdsgangsbanken kan hjælpe jer.
Gå selv på opdagelse i Arbejdsgangsbanken:
www.arbejdsgangsbanken.dk Læs mere om Arbejdsgangsbanken på
www.kl.dk/arbejdsgangsbank