Mange ledere og medarbejdere i kommunerne beklager, at de ikke altid har den nødvendige tid til at løse deres mange opgaver. Lederne siger, at de administra-tive opgaver ”stjæler” tiden fra mere vigtige ledelses- og koordineringsopgaver, og medarbejderne synes ikke, de altid kan nå at løse opgaverne på en måde, som de selv eller borgerne er tilfredse med. Kender du det billede?
”Kan du gøre det bedre – kender du svaret?”
af konsulent Peter Lindrup, KLs Konsulentvirksomhed
Mange ledere og medarbejdere i kommunerne beklager, at de ikke altid har den nødvendige tid til at løse deres mange opgaver. Lederne siger, at de administrative opgaver ”stjæler” tiden fra mere vigtige ledelses- og koordineringsopgaver, og medarbejderne synes ikke, de altid kan nå at løse opgaverne på en måde, som de selv eller borgerne er tilfredse med. Kender du det billede?
De, der kender bare lidt til virkeligheden i kommunerne, vil vide, at tempoet er højt, og at arbejdsopgaverne er mange og komplicerede. Det kræver indsigt, koncentration og tid, når de skal løses på den bedste måde. Og opgaverne skal løses med kvalitet. Det forlanger borgerne, lovgivningen, politikerne og pressen – og medarbejderne selv, der lægger vægt på at yde en ordentlig arbejdsindsats.
Værre er det naturligvis, hvis den manglende tid faktisk går ud over kvaliteten. Eller endnu værre, hvis den manglende kvalitet går udover borgernes retssikkerhed. Så er der virkelig fare på færde – og der må gøres noget alvorligt for at rette op på forholdene.
Årsagen til de voksende tidsproblemer er, at kommunerne er udsat for et øget opgavepres med bl.a. nye opgaver, ændrede opgaver og borgere, der er stærkt optaget af at få det, som de har ret til. Det, sammen med de knappe ressourcer, som kommunerne har at gøre godt med, er nok mere problemet. Og det løses ikke gennem at ansætte flere medarbejdere, men kræver, at medarbejderne omstiller sig løbende.
Der er en løsning.
En mulighed for at øge kvaliteten i arbejdet for den enkelte leder og medarbejder er nu til rådighed. Der er udviklet en metode, der giver dem mulighed for at udnytte deres tid på en mere effektiv måde end tidligere –og uden at det går ud over det gode arbejdsmiljø – så de får mere tid til at varetage ledelse eller administration med den bedste kvalitet. Metoden er et program for, at den enkelte opnår større effektivitet i både sagsbehandling, kommunikation, beslutningstagning, projektstyring, opfølgning osv.
Metoden, der ikke kræver mere arbejde, men at man arbejder ”smartere”, bygger på nogle påstande:
Gør det NU!
Udsæt ikke arbejdet, men gør det til en vane at gøre det med det samme, eller beslut, hvornår noget skal gøres. Der bruges alt for megen tid med at ”vende bunker” og gennemgå sagsakter flere gange. Ofte er oplevelsen, at tiden til at tage tilløb er længere, end tiden til at udføre opgaven.
Organisér det nu!
Organiser dit arbejde, så der ikke bruges tid på at finde relevant materiale osv. Fra folk, der har opmålt tidsanvendelsen, ved vi, at den gennemsnitlige medarbejder og leder anvender ca. 6 ugers arbejde årligt! på at lede efter papirer, de ikke kan finde. Alene det kan være en god grund til at organisere sig, så dokumenter og oplysninger let kan findes.
Gør det rutinemæssigt!
Det kan i starten være vanskeligt og anstrengende at gøre tingene NU og at få organiseret sin arbejdsplads. Men efterhånden bliver det også en vane, som man ikke tænker videre over til dagligt. Der er udviklet en rutine – vel at mærke en god og effektiv rutine. Når man også får lært at ”bundte” arbejdet, så man ikke konstant bliver afbrudt af fx at løbe til og fra kopimaskinen, er effektiviteten igen blevet løftet. Alt arbejdet gøres færdigt, inden sagerne gives videre. Det vil bl.a. betyde, at informations- og beslutningsarbejdet bliver mere overkommeligt, og kommunikationen opleves som mere relevant og ”i rette mængde til rette tid” af modtagerne.
Planlæg det nu!
Og følg op og følg til dørs! siger, hvor vigtigt det er at skabe overblik over de opgaver, man skal løse i dag, i morgen og i næste uge. Og planlægningen skal gennemføres, også selvom der tilsyneladende ikke er tid til det.
Så meget om selve metoden. Tilbage står at sætte det i gang hos sig selv, hos kollegerne og blandt medarbejderne. Man kan få hjælp fra KL til det arbejde, men man kan sagtens begynde for sig selv med de få rids, som er givet her. Det sværeste er måske den overvindelse, man skal igennem, før rutinerne bliver lagt om. Man skal ville det, ellers giver det ikke mening, og i hvert fald ikke det ønskede resultat – at tiden bliver brugt bedre, man får mere fra hånden og bliver mere tilfreds med det, som man arbejder med, fordi det får en bedre kvalitet.
Gør det NU!