Ved at ændre opgaveplaceringen af enkeltydelser i Hedensted har kommunen reduceret udgifterne med 1 mio.kr. Kommunen er gået fra en decentral til en central opgaveløsning og har samtidig haft stort fokus på det forebyggende arbejde
En central opgaveløsning gav økonomisk pote
Hedensted Kommune har reduceret udgifterne til enkeltydelser med 1 mio. kr. over en 3-årig periode. En enkeltydelse kan være økonomisk støtte til depositum i forbindelse med en flytning, en ekstra stor varmeregning, betaling af medicin, samtaler hos en psykolog mv. Besparelsen er hentet ved at gå fra en decentral til en central opgaveløsning og ved at have stort fokus på det forebyggende arbejde.
Opgaven med enkeltydelser lå tidligere decentralt placeret i de enkelte afdelinger i kommunen. Ved at centralisere opgaven, blev sagsbehandlerne i de enkelte afdelinger frigjort fra at træffe afgørelse om enkeltydelser og fra at lade et personligt ”kendskab” til borgeren påvirke dømmekraften. Det blev nemmere at foretage en nøgtern faglig vurdering af ansøgningerne, og det gav et fald i antallet af bevillinger.
Hovedparten af ansøgningerne om enkeltydelser kommer fra forskellige afdelinger i kommunen, og derfor valgte kommunen også at lægge vægt på det forebyggende arbejde i en procesoptimering. Det forebyggende arbejde har bestået i at vejlede om, hvad der kan gives enkeltydelser til, og hvad der skal til af dokumentation for, at ansøgningen kan behandles.
For yderligere at understøtte udarbejdelsen af korrekte ansøgninger har kommunen udarbejdet en tjekliste i forhold til dokumentation, som er vedhæftet ansøgningsblanketterne.
Ud over at frigøre råderum og reducere antallet af fejl og mangler i ansøgningerne har den nye arbejdsgang givet en større arbejdsglæde, fordi der er etableret et netværk og en fælles forståelse for opgaveløsningen på tværs af kommunens afdelinger.
Det er kommunale eksperter fra projektet, der har godkendt arbejdsgangen til at være god nok til at komme i banken. En godkendt optimeret arbejdsgang skal have fokus på forbedringer, der ikke er for lokale. Det skal være forbedringer, der kan give input til gensidig inspiration og videndeling i alle 98 kommuner.
Optimering af arbejdsgangen blev til i et partnerskabsprojekt med Arbejdsgangsbanken på borgerserviceområdet. Hedensted kommune har haft gavn af, at procesoptimeringen tog udgangspunkt i Arbejdsgangsbankens ”korrekte arbejdsgange”, som viser de opgaver, loven kræver. Når processen på den måde er kogt helt ind til benet, undgår man selvskabt bureaukrati, og procesoptimeringen kan starte ud fra et ’rentvasket’ billede.
Effekter i Hedensted Kommune:
- Fejlprocenten for ansøgningerne er reduceret fra 50 pct. til 5 pct.
- Antallet af ansøgninger er faldet fra 35-45 til 30-25 om måneden
- Der gives færre afslag
- Aktiv tid på sagen er gået fra 2-3 timer til 1-2 timer
- Borgeren får hurtigere svar på sin ansøgning: fra 1 dag til max 1 uge. Før kunne det tage mellem 1 uge og 2 uger
|
Om arbejdsgangsbanken
Arbejdsgangsbanken er en digital bank med mere end 400 kommunale arbejdsgange inden for forskellige fagområder. I banken finder du beskrivelser og vejledning til, hvordan kommunen udfører opgaverne mest effektivt i forhold til lovgivning, ressourceforbrug, kvalitet og tilfredse medarbejdere.
Arbejdsgange på lønområdet er dokumenteret i banken og giver svar på, hvad der skal til for, at kommunen kan høste gevinster ved en bedre arbejdsgange.
Kontakt
Kontakt konsulent Peter Lager plg@kl.dk, tlf. 29657601 eller konsulent Henriette Günther Sørensen hgs@kl.dk, tlf. 33703107 en uforpligtende snak om, hvordan KLK og Arbejdsgangsbanken kan hjælpe jer.
Gå selv på opdagelse i Arbejdsgangsbanken: www.arbejdsgangsbanken.dk
Læs mere om Arbejdsgangsbanken på www.kl.dk/arbejdsgangsbank