Der opleves for tiden et ’boom’ i antallet af kommunale arbejdspladser, der går i gang med at optimere sagsgange og opgaveløsning, fx i form af arbejdsgangsanalyser eller Lean-forløb. Baggrunden er blandt andet opgave- og strukturreformens store omvæltninger, og nu sættes der fokus på at identificere en ny og god fælles praksis for opgaveløsningen til glæde for såvel medarbejdere som borgere.
Med arbejdsgange og Lean får arbejdspladsen bl.a. redskaber til at identificere de steder i organisationen, hvor sager hober sig op og ligger stille, fx fordi der ikke er tilstrækkeligt personale til at løse opgaverne. Derudover vil metoderne bidrage til at se på opgaveløsningen med nye øjne, hvor fokus er på løbende at finde forbedringsmuligheder, så medarbejderne fortsat trives med arbejdsopgaverne. Ved at gennemgå kommunens nuværende sagsbehandling inden for et fagområde stiller man med arbejdsgange og Lean skarpt på opgavens ’vandring’ i organisationen. Dette synliggør uhensigtsmæssige processer, arbejdsmetoder og værktøjer. Som regel betyder uhensigtsmæssige arbejdsgange også frustrerede medarbejdere, da medarbejderne ikke ønsker at bruge tid og ressourcer på opgaver, der ikke giver mening! Ved at sikre en høj grad af inddragelse af medarbejderne kan metoden også bidrage til at motivere dem i hverdagen og dermed sikre engagerede medarbejdere.
Lean og arbejdsgangsanalyser kan også bidrage til øget borgertilfredshed, da borgerne på baggrund af den ændrede opgaveløsning gerne skulle opleve kortere sagsbehandlingstider og service af højere kvalitet.
Det er vigtigt at have fokus på, at arbejdet med Lean og arbejdsgangsanalyser er en langsigtet forandringsindsats på den enkelte arbejdsplads, hvilket især kræver ressourcer i opstartperioden og en opmærksomhed i forhold til at sikre og understøtte, at medarbejderne trives med de forandringer, som finder sted.