Odense Kommune vil ikke kun efterleve eDag3-kravene til digital post. Digital post skal også understøtte kommunens politiske målsætning om at effektivisere gennem digitalisering.
Arbejdet med digital post/NemSMS i Odense Kommune handler om mere end at efterleve kravene til eDag3. Digital post skal i Odense bidrage til at effektivisere de administrative og kommunikative arbejdsgange.
En direkte integration mellem digital post og kommunens fagsystemer sikrer en hurtig og effektiv digital kommunikation mellem kommunen og borgerne. Ved hjælp af den direkte integration undgår kommunen at bruge administrative kræfter på at ”tømme boksen” og ”fordele posten” til de rette modtagere. En forespørgsel fra en borger havner direkte hos den rette medarbejder i eksempelvis Ydelses-centeret - og ikke i en fælles postkasse, hvorfra posten fordeles videre. Det sker ved, at borgerne foretager nogle valg mellem postkasser og emner i deres digitale postkasse inden de sender forespørgslen til kommunen. Borgerens valg aflæses af de fagsystemer, som er sat op til automatisk at tømme de pågældende postkasser. Fire fagområder er med i de første forsøg i Odense Kommune.
Det er ’Plan og Byg’, ’Ydelsescenteret’, ’Genoptræning’ og ’Tandplejen’. Målsætningen er at fjerne administrativt bøvl og spildtid, og i stedet tilstræbe lette arbejdsgange og hurtig sagsbehandling.
I Odense Kommune er der etableret en projektorganisation med tre medarbejdere til arbejdet med Dokumentboks/NemSMS. Projektgruppen består af en IT-teknisk konsulent, en IT-arkitekt og en projektleder.
Den 7. april holder Odense Kommune informationsdag om deres arbejde med digital post/ NemSMS. På nuværende tidspunkt er 51 kommuner tilmeldte. Der er således en bred kommunal interesse for det ambitiøse arbejde i Odense Kommune.
Vil du vide mere om Odense Kommunes arbejde med digital post/NemSMS, så kig ind på www.odense.dk/e2012 eller kontakt Projektleder Birgitte Hjelm Paulsen på mail: bihp@odense.dk.