For at lette de administrative procedurer i forbindelse med de kvartalsvise budgetopfølgninger har Faaborg-Midtfyn Kommune udviklet en ny og tidsbesparende databaseløsning
Faaborg-Midtfyn Kommune har ca. 100 decentrale aftaleholdere med et selvstændigt budgetansvar. Hver aftaleholder skal hvert kvartal indberette forventet årsforbrug.
For at lette de administrative procedurer er der udviklet en database, hvor aftaleholderne selv indberetter forventet årsforbrug (både drift og anlæg), og hvor der kan gives supplerende bemærkninger.
Når alle aftaleholdere har indberettet det forventede forbrug til databasen, trækker Økonomistaben relevante rapporter, som indgår i den efterfølgende afrapportering til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Fx en rapport, der viser den forventede afvigelse på drift og anlæg fordelt på delområder eller en oversigt, der viser tillægsbevillingsansøgninger.
Den store fordel ved systemet er, at data kan indsamles og indtastes med samtidig adgang fra mange decentrale aftaleenheder, og at data registreres og lagres et sted. Al distribution, efterbehandling og viderebearbejdning kan derfor ske automatiseret og med udgangspunkt i korrekte og entydige data.
Samtidig er kvaliteten i opfølgningen forbedret, ligesom mange administrative frustrationer, merarbejde ved indsamling og videresendelse af data, manuelle sammentællinger mv., er forsvundet.
Der er udarbejdet et notat der nærmere beskriver den nye database. Desuden beskriver notatet to andre it-løsninger:
- Digital aftaleportal
- Optimering af tildelingsmodeller
I alt vurderes de tre it-løsninger at reducere det samlede tidsforbrug i administrationen med 2 årsværk.
For yderligere information kontakt Budgetchef Morten Bentsen, Faaborg Midtfyn Kommune (7253 1483 / mobe@faaborgmidtfyn.dk).