Rebild Kommune etablerede i starten af 2008 en centralt finansieret model for data og telefoni. Gennem en målrettet indsats med omlægning af budgetansvar og vaner har kommunen reduceret omkostningerne til telefoni og data med 14 pct.
Umiddelbart efter kommunesammenlægningen i 2007 stod det klart for kommunens it-afdelingen, at der var et behov for at gøre ”et eller andet” i forhold til telefoni og data. Der var fra de tre gamle kommuner – Støvring, Skørping og Nørager - som Rebild består af i dag, efterladt et miljø med mange forskellige forbindelser, abonnementstyper, priser, vaner osv.
I Skørping Kommune havde man i forbindelse med projektet ”Det Digitale Nordjylland” etableret et fibernet med tilhørende Ip-telefoni til samtlige af kommunens institutioner. I Støvring og Nørager var der tale om helt almindelig analog teknologi både på telefoni og data.
Erfaringerne fra Skørping underbyggede argumentet om at videreudvikle og sammentænke telefoni og data. Ansvaret for telefoni blev således ovedraget/overtaget af It-afdelingen.
Den volumen, der var i projektet, gjorde det muligt at lave en fornuftig aftale med en udbyder af telefoni og data. Aftalen indeholder som det helt centrale afgiftsfri intern kommunikation på mobiltelefoner i lighed med Ip-telefonien.
Sammen med den nye aftale om levering af telefoni og data – mobiltelefoni og fibernet – etablerede It-afdelingen en centralpulje til finansiering af projektet og det fremtidige forbrug.
Den centrale løsning er en løsning, der samler alle udgifter til telefoni og data i en pulje, der finansieres med 65 pct. af udgifterne til institutionerne og 35 pct. af administrationen. Institutionernes afgift er differentieret i tre beløbsstørrelser afhængig af anslået forbrug.
Der blev etableret et roadshow, hvor It-afdelingen besøgte alle institutioner og præsenterede den nye telefoni-model. Ikke overraskende var reaktionen ofte, at man egentlig var meget tilfreds med den løsning man havde. Men efterhånden som mulighederne i den mobile løsning åbenbarede sig, blev interessen vakt.
Aftalen indebærer, at It-afdelingen så at sige står med det økonomiske ansvar i forhold til ordningen i og med, at der er indgået aftale med den enkelte institution om et fast beløb.
Det er herefter It-afdelingens ansvar at følge op på den enkelte brugers behov og forbrugsmønster og optimere abonnementerne efter dette, da aftalen også indebærer, at et evt. underskud på ordningen dækkes af It-afdelingens budget, mens et evt. overskud bliver fordelt.
Centralt i løsningen er også princippet om én telefon pr. mand. Altså enten en mobiltelefon eller en bordtelefon for at mindske administrationsomkostningerne.
Ordningen har kørt i to år nu, og har betydet en besparelse på data/telefoni på omkring 1 mio. kroner. Samtidig er antallet af telefoner mangedoblet, og der er etableret fiberforbindelse til samtlige institutioner i kommunen. I januar 2010 kunne It-afdelingen melde ud, at institutionernes andel af omkostninger kunne reduceres med 14 pct. i forhold til udgangspunktet.
En afledt effekt af projektet er, at Rebild Kommune nu har etableret en centralordning på alarmområdet. Ordningen finansieres af en meget stor del af den besparelse der kommer nu, hvor kommunen nedlægger de mange analoge forbindelser.
Projektet er i meget stor udstrækning et eksempel på, hvordan man ved hjælp af ændrede vaner kan opnå massive besparelser på et område og samtidig forbedre servicen.
For yderligere information kontakt: Projektleder Jens Askehave (99887543/jeas@rebild.dk), Rebild Kommune.