Kan man tage en arbejdsgang og med få justeringer få den digitalt understøttet? Kan det gøres af medarbejdere uden store tekniske færdigheder? Kan arbejdsgangen optimeres løbende uden indblanding fra leverandøren, og kan det gøres med Arbejdsgangsbanken som garant for efterlevelse af love og regler?
Hvis man kan det, kan man bygge systemer nærmest fra dag til dag med ”et tryk på knappen”. Til en brøkdel af den pris, man betaler i dag. Man kan være sikker på altid at være understøttet i efterlevelsen af nye og ændrede regler. Uafhængigt af medarbejdernes kompetencer. Samtidig man kan optimere og effektivisere forretningen løbende.
Det har været udgangspunktet for et mini-projekt, der har kørt i foråret. Ønsket er at bruge de mange hundreder dokumenterede arbejdsgange i KL’s Arbejdsgangsbank til at hjælpe kommunerne med billigere og mere fleksible digitale løsninger.
Analyse af arbejdsgange er i dag en central aktivitet i mange kommuner i forbindelse med LEAN og procesoptimering. Her er der dog en række bindinger.
De it-systemer kommunen har i drift er ofte ikke særligt fleksible. Eller også er der slet ingen systemer, der understøtter arbejdsgangene. I disse tilfælde vil man med en traditionel tilgang til udvikling af digitale løsninger opleve, at tidshorisonten fra erkendt behov til en færdig eller ændret løsning oftest tælles i år snarere end i dage eller uger. Det stemmer dårligt overens med principperne fra LEAN om, at man konstant skal vurdere sine processer.
Visionen er derfor at få processen/arbejdsgangen ud af systemet. Derved kan den ændres og dermed optimeres fra dag til dag. Hele tiden med Arbejdsgangsbankens korrekte arbejdsgange som udgangspunkt og garant for, at love og regler overholdes.
Projektet har haft deltagelse af it-leverandørerne Dafolo, Resultmaker, Exformatics, CBrain og Software AG og forskere fra ITU, DIKU og CBS. Formålet var at undersøge, hvor langt teknologi og marked var i forhold til at gå fra arbejdsgangsdiagram til digital løsning.
Projektets resultater blev præsenteret i et indlæg på DigITAliser 2010 og i artiklen ”From Process Design to Process Execution” af Thomas Hildebrandt, Raghava Rao Mukkamala, Magnus Nilsson, Gitte Svendsen og Nikolaj Skovmann Malkov . Artiklen ligger som bilag til højre.
Vi gav leverandørerne udfordringen, om de kunne udnytte Arbejdsgangsbanken til at skyde genvej til digitale løsninger. Det vil kunne komme de kommunale medarbejdere til gavn i form af bedre understøttelse af deres arbejdsgange.
For ledelse og politikere vil det kunne åbne op for helt nye muligheder for at måle og optimere organisationen. Endelig vil det for borgerne kunne betyde bedre service i form af flere selvbetjeningsløsninger og hurtigere sagsbehandlingstider.
Den foreløbige konklusion er, at leverandørerne på markedet i dag kan levere kvalificeret digital understøttelse af arbejdsgange. De ser endvidere Arbejdsgangsbanken som et udgangspunkt, der kan sikre kommunerne bedre digitale løsninger.
Der er dog en række sten, der skal ryddes af vejen, før vejen fra arbejdsgangsdiagram til færdig digital løsning kan løses ved ”et tryk på knappen”. Der er dels nogle tekniske hindringer i form af endnu ikke helt modne standarder for udveksling af processer. Derudover udmøntede projektet sig også i en række konkrete anbefalinger til det videre arbejde med arbejdsgangsbanken.
Arbejdsgangsbanken fortsætter samarbejdet med forskere og leverandører. KL indgår bl.a. som offentlig partner i en ansøgning fra forskere ved bl.a. ITU og DIKU om at etablere et forskningscenter for proces orienteret IT (Strategic Research Centre for Process Oriented IT (ProcessIT)). Endvidere vil KL til efteråret i samarbejde med forskere og udvalgte leverandører og kommuner indgå i et projekt, der bygger videre på mini-projektets resultater.
Kommuner eller andre, der vil høre mere om projektet, eller eventuelt er interesserede i at deltage, kan henvende sig til Gitte Svendsen (gsv@kl.dk).