Der går for meget tid med administrative opgaver, og der er for lidt tid til den faglige og pædagogiske ledelse. Sådan var tilbagemeldingerne fra lederne i daginstitutionerne og skolerne i Københavns Kommune. Og det var baggrunden for, at Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune (BUF) i 2007 igangsatte et større afbureaukratiseringsprojekt. Projektets tiltag har aflastet institutionerne.
Målgruppen for afbureaukratiseringsprojektet i BUF var institutionerne. Det var derfor naturligt somførste skridt i projektet at finde ud af, hvad institutionslederne efterspurgte – og hvad de gerne ville være fri for.
Det skete på en række fokusgruppemøder. Afdækningen viste, at:
- Institutionerne ikke havde et tilstrækkeligt overblik over deres administrative opgaver,
- Institutionerne var usikre på deres muligheder for at få hjælp,
- Der var forskel på praksis i understøttelsen af institutionernes administrative opgaver,
- Institutionerne oplevede at blive ”overloaded” med bestillinger med korte tidsfrister og store mængder kommunikation og information.
Resultatet af det efterfølgende arbejde i BUF har været en række konkrete tiltag, der hvert især har gjort hverdagen lettere for institutionerne.
Et af dem er ugepakken. Ugepakken samler relevant information og opgaver til institutionerne på en kvalitetssikret måde. I stedet for dagligt at blive overdænget med post fra administrationen modtager institutionerne nu en samlet ugentlig mail.
Et andet tiltag er opgaveløsningsportalen, som giver overblik over skoler og institutioners administrative opgaveansvar og tilhørende support. De relevante redskaber kan nemt findes, og der er navn på den rette kontaktperson eller supportindgang.
Endnu et tiltag, der har lettet hverdagen for institutionerne, er forenklingen af løn- og personaleadministrationen. En del opgaver er blevet outsourcet til KMD, og der er lavet en ny og bedre indberetningsportal. Det har betydet forenklede arbejdsgange i løn- og personaleadministrationen, så der er færre led ogmindre kontrol og dobbeltarbejde.
Læs mere om Københavns Kommunes afbureakratiseringsprojekt i artiklen "Med institutionernes briller på" fra Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 15, 2010 i højre side.