Ny bruger?

Sekundær navigation

Indhold

22.04.10 00:00

Ændret den 26.04.10

Forenkling - kommunerne er i gang

Kommunerne er trukket i arbejdstøjet for at forenkle og forbedre den interne organisation. Rundt om i landet igangsættes lige nu det ene forenklingsprojekt efter det andet. På alle niveauer i kommunerne er man optaget af at trimme, effektivisere og forbedre indsatsen

Kommunalreformen satte for alvor gang i arbejdet med at optimere de kommunale organisationer. Og senest har de trængte økonomiske vilkår i kommunerne skærpet fokus på effektivisering. Forenkling i form af bedre arbejdsgange, bedre it samt færre regler og procedurer er vigtige veje, når der skal findes råderum i kommunerne.

Se også

Kommunerne har i en årrække opfordret regeringen til at gennemføre regel-forenkling og afbureaukratisering. Det er regeringen i gang med i forbindelse med det igangsatte afbureaukratiseringsprojekt. Samtidig har kommunerne i forbindelse med økonomiaftalerne forpligtet sig på selv at forenkle og finde effektiviseringer.

Kommunerne er i fuld gang. Det har KL netop dokumenteret med publikationen "Forenkling – kommunerne er i gang". Her præsenteres en lang række konkrete eksempler på de kommunale forenklingsaktiviteter.

Kært barn har mange navne
Der er stor forskel på, hvordan kommunerne italesætter forenklingsarbejdet. Fælles for projekterne er, at der skal skabes mere tid til kerneydelsen. Arbejdsglæde og oplevelsen af tillid blandt medarbejdere er også centralt. Derfor inddrages også typisk både ledere og medarbejdere i hele organisationen i arbejdet med at finde forenklingspotentialer.

I mange kommuner lanceres egentlige afbureaukratiseringsprojekter. Et eksempel er Randers Kommune, der allerede i 2007 igangsatte et stort afbureaukratiseringsprojekt. Langt de fleste af de 62 forenklingsforslag er i dag gennemført, blandt andet et decentralt lønforhandlingssystem, der letter arbejdet både centralt og decentralt i kommunen. Kommunen har netop udarbejdet en strategi for det videre forenklings- og effektiviseringsarbejde.

I andre kommuner er forenklingsarbejdet integreret i kommunens effektiviseringsstrategi. Forenkling i form af bedre arbejdsgange og nye it-løsninger står typisk for store dele af de effektiviseringsgevinster, der skal hentes hjem. Nogle kommuner vælger direkte at lægge de forventede gevinster ind i budgettet. I Viborg Kommune har man indsamlet over 400 forslag og idéer fra ledere og medarbejdere. Forslagene indgår i budgetlægningen for 2011 – 2014. En del af effektiviseringsforslagene er allerede effektueret i forhold til budget 2010.

Rigtigt mange kommuner har også valgt at bruge lean og arbejdsgangsanalyser som metode til forenkling og effektivisering. I Hørsholm Kommune har kommunalbestyrelsen i 2008 besluttet at have lean som et strategisk indsatsområde. For at sikre størst mulig forankring af lean-metoden og –kulturen i organisationen har direktionen vedtaget at alle afdelinger på rådhuset skal gennem et lean-forløb. I den tekniske forvaltning har det betydet, at sagsbehandlingstiden for byggesager er blevet væsentligt kortere. Mange sager besvares allerede samme dag, som de modtages.

Forenkling af politikernes arbejde
Der kan være mange målgrupper for forenkling i en kommune. En af dem er kommunalbestyrelsen. Kommunalpolitikerne oplever, at kommunalreformen har medført et voksende tidspres: Mængden af sager er vokset, den tid der skal afsættes til mødeforberedelsen er blevet større, og sagerne er blevet mere komplekse. Hertil kommer skærpede krav om kvalitet i velfærd og senest den økonomiske krise.

I Sønderborg Kommune har man udarbejdet et politisk redskab – kaldet GPS (Godkendt Politisk Styring) – som giver politikerne bedre overblik over de vigtigste politikområder i kommunen. Resultatet er en styringshåndbog med kortere, færre og bedre dokumenter, hvor sagens kerne springer lige i øjnene.

Tid til kerneydelsen
Mange af de ledere og medarbejdere, der leverer de kommunale serviceydelser, oplever, at der går for meget tid til administration. Her kan det være en frugtbar tilgang for forvaltningerne at sætte sig i institutionernes sted. Hvor store er de samlede dokumentationskrav til hver enkelt institution? Hvad modtager den enkelte institution af mail? Hvor nemt er det for institutionerne at få hjælp? Og har man i institutionerne de nødvendige kompetencer til at løse opgaverne?

Se også

Det har været tilgangen i afbureaukratiseringsprojektet i Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune. Her har man blandt andet indført en ugepakke til institutionerne, som samler relevant information til institutionerne på en kvalitetssikret måde. I stedet for dagligt at blive overdænget med mail fra administrationen modtages nu en ugentlig mail, hvor kun de mest relevante informationer er samlet. Mindre vigtig information lægges på intranettet.

Mindre bøvl for borgerne
Mange borgere oplever, at mødet med kommunen kan være bureaukratisk. Også her sættes der målrettet ind i mange kommuner. Det gøres for eksempel gennem lean-projekter, der kan nedbringe kommunernes sagsbehandlingstid. Og det gøres gennem bedre selvbetjeningsløsninger, så borgere selv kan klare sagerne hjemmefra. Flere kommuner har også i deres forenklingsprojekter valgt at gå i direkte dialog med borgerne for at høre, hvor de oplever, at kommunen er bureaukratisk. Borgerne kan komme med deres egne forenklingsforslag.

I Vejle Kommune har etableringen af et såkaldt "Kvikservice" medvirket til hurtig sagsbehandling, når en borger skal have tildelt et hjælpemiddel. Hvor det tidligere krævede en fast sagsgang at få tildelt et hjælpemiddel uanset sagens kompleksitet, så kan borgere nu selv møde op på hjælpemiddeldepotet en eftermiddag i ugen og få direkte sagsbehandling. Gevinsten er mere tilfredse borgere og medarbejder, der har fået frigjort tid til mere komplicerede sager. Endelig oplever kommunen sparede ressourcer til udbringning af hjælpemidler.

Se også

Vidensdeling – en stærk kommunal tradition
Regeringen har på det seneste peget på, at læring fra de gode eksempler er vejen til effektivitet og kvalitet i kommunerne. Heldigvis er der i kommunerne en meget lang tradition for at lære af hinanden. Det sker i høj grad også, når det gælder forenklingsaktiviteter.

Der er ingen tvivl om, at der i alle kommuner er forenklings- og effektiviseringspotentialer. Der vil altid være processer, der kan smidiggøres, nye it-muligheder, der ikke er udnyttet, og dokumentationskrav der kan fjernes. Men der er heller ingen tvivl om, at kommunerne er i fuld gang med at gøre noget ved det. De gør det ved selv at opfinde nye og smartere løsninger og processer. Og de gør det ved at lære af hinanden. 

Publikationen "Forenkling – kommunerne er i gang" kan hentes på www.kl.dk/forenkling, Publikationen indeholder portrætter af 26 kommuner, der arbejder med forenkling. Endvidere er der 59 konkrete eksempler på forenklingstiltag i kommuner.

Se også

 

Yderligere materiale

Se også

Luk vindue

Tip en ven

Tip en ven

Felter med (*) skal udfyldes