Den administrative hverdag i en kommunal institution kan være svær. Mange administrative opgaver er decentraliseret til institutionerne, men ikke alle institutionsledere er klædt på til opgaven – og mange får ikke tilstrækkelig hjælp, når opgaven viser sig vanskelig. Ikke mindst er det svært at løse de administrative opgaver i små institutioner, der ikke selv har administrativt personale
I indbakken vælter det løbende ind med nye opgaver – nogle af høj relevans, andre helt uden relevans. Det kan i hvert tilfælde ofte være svært for institutionslederen at se relevansen. Der skal også bruges mange forskellige it-systemer, der ofte ikke spiller sammen. Institutionerne skal hver dag leve med summen af en række enkelttiltag – iværksat i bedste mening af mange forskellige aktører. Men tilsammen giver de ofte institutionerne svære betingelser. Der er behov for, at administrationen i en kommune bliver set med institutionernes briller på. Og der er behov for forenkling.
Både stat og kommuner har et ansvar
Ofte peger pilen på staten. Statslige regler og krav medfører på mange områder unødige administrative byrder for kommunerne og institutionerne. Det er en klassisk mærkesag for KL at nedbringe dette bureaukrati. Senest har KL sendt 82 konkrete forenklingsforslag til staten som input til det nationale afbureaukratiseringsprogram.
Men det er lige så relevant at dreje pilen over på kommunerne. Meget bureaukrati er kommunerne selv skyld i. Og her kan forenkling sættes i gang umiddelbart – enten af institutioner og forvaltninger selv eller efter beslutning i kommunalbestyrelsen eller direktionen.
Resultaterne af en vellykket forenklingsproces kan indhøstes både i form bedre ressourceudnyttelse, mere tid til kerneopgaven og større trivsel og arbejdsglæde hos medarbejderne. Som en del af Det Fælleskommunale Kvalitetsprojekt har KL og fem kommuner set på mulighederne for intern forenkling i kommunerne. Det har resulteret i kataloget "Forenkling – også et kommunalt ansvar".
Det gode og det dårlige bureaukrati
Bureaukrati er ikke nødvendigvis dårligt. En stor del af bureaukratiet er velbegrundet set fra et styringsmæssigt perspektiv – der skal være styr på både økonomien og servicen i kommunen. Bureaukrati er også nødvendigt for at omsætte politiske mål til praksis. Og regler og procedurer tjener retssikkerheden – de giver forudsigelighed og ensartethed.
Et vis niveau af dokumentation er for eksempel nødvendigt for at sikre, at kvaliteten af den kommunale service er i orden og for, at der med udgangspunkt i dokumentation kan ske en løbende læring i institutionerne. På flere områder er der endda nok behov for at dokumentere mere – og ikke mindst bedre i fremtiden.
Det er således ikke bureaukratiet, der skal afskaffes, men det unødvendige bureaukrati. Der skal forenkles, når gevinsten ikke står mål med de administrative byrder. Der skal sættes ind, når de samme målsætninger og styringsbehov kan opnås på langt mindre bureaukratiske måder. Og der skal forenkles, når uhensigtsmæssige arbejdsgange gør sagsbehandlingstiderne unødigt lange.
Mange veje til forenkling
Der er stor forskel på den statslige og den kommunale afbureaukratiseringsproces. I den statslige proces handler afbureaukratisering om at pege på lovgivning, bekendtgørelser m.v., som bør lempes – til gavn for alle kommuner.
I den kommunale proces handler afbureaukratisering om en lang række forskellige fokusområder og redskaber, der hver især kan bidrage til afbureaukratisering. Det handler for eksempel om optimering af interne arbejdsgange og højere grad af digitalisering. Kommunerne i kvalitetsprojektet peger på ti forskellige veje til intern forenkling, jf. boks.
En vej til intern forenkling er at finde en bedre balance mellem tilskyndelser og kontrol. Kontrol er selvfølgelig både et legitimt og nødvendigt redskab i den kommunale styring. Men ofte kan man helt eller delvist erstatte kontrol med tilskyndelser og konsekvens – og dermed sikre styring uden kontrollens demotiverende effekt og tunge administration.
Tilskyndelser kan ske ved belønning for eksempel som anerkendelse, synliggørelse af gode resultater og som resultatløn. Og kontrollen kan lempes i forhold til velfungerende institutioner – for eksempel i form af færre tilsyn eller budgetindberetninger.
Opgaveplacering – en strategi til forenkling
Forenkling handler også om opgaveplacering. Kommunerne må løbende tage stilling til den mest hensigtsmæssige placering af de administrative opgaver.
En decentral placering kan sikre lokale frihedsgrader, en mere smidig opgaveudførelse, fordi opgaven kan løses hele vejen rundt lokalt og ikke skal frem og tilbage til et centralt sekretariat. En decentral placering af for eksempel økonomiadministration kan også give en bedre lokal forståelse og fornemmelse for det økonomiske ansvar, som institutionen har. Udfordringen for den decentrale model er at tilvejebringe institutionerne de nødvendige kompetencer til at løse opgaven.
Omvendt kan en central placering af de administrative opgaver give mulighed for, at institutionerne kan koncentrere sig om kerneopgaverne. Det synes nogle institutioner er godt. En central placering kan også give større og stærkere faglige miljøer og øget effektivitet som følge af stordriftsfordele. Nogle kommuner med en høj grad af centralisering af de administrative opgaver har indført begrebet "administrative centre".
Udfordringen for en central model er at undgå monopolistisk adfærd i den centrale forvaltning. Endvidere er det en udfordring at undgå tunge arbejdsgange i dialogen mellem institution og forvaltning. Der findes ikke en entydig formel for, om en opgave bedst placeres på det centrale forvaltningsniveau eller decentralt på institutionsniveauet. Men der kan opstilles opmærksomhedspunkter for hvad der skal til for at henholdsvis en central og en decentral opgaveløsning fungerer. Mange kommuner vælger også en differentieret model, hvor der er forskel på sektorområder, på hvor meget, der er decentraliseret.
Lige nu er der en tendens til, at kommuner er i gang med en centralisering af de administrative opgaver. Dette skal nok ses i lyset af, at der igennem 90’erne har været en stor decentraliseringsbølge.
Stjæl med stolthed
Skal vilkårene for administration i kommunernes institutioner blive bedre, må både staten og kommunerne i gang med at forenkle. Mange kommuner er allerede i gang. Særligt er der blevet sat fokus på bedre arbejdsgange og på forbedring af it-understøttelsen. Men ambitionsniveauet kan sagtens blive højere.
Ikke alle skal opfinde den dybe tallerken. En af grundtankerne i Det Fælleskommunale Kvalitetsprojekt er, at kommunerne skal blive langt bedre til at lære af hinanden. Forenklingskataloget formidler erfaringer fra en lang række af kommuner i forhold til, hvor der kan forenkles, og hvordan en forenklingsproces kan sættes i gang. De tider er forbi, hvor det var bedre at finde på selv end at lære af andre. Stjæl med stolthed de andres idéer.
Ti veje til forenkling
1. Afvej den administrative byrde med gevinsten.
2. Bedre balance mellem tilskyndelser og kontrol.
3. Undgå overimplementering af statslig lovgivning.
4. Sammentænk nationale krav med lokale behov.
5. Find spildtid – og fjern den!
6. Gør oplevet bureaukrati meningsfuld.
7. Sammentænk politikker.
8. Genbrug oplysninger.
9. Udnyt it-potentialerne.
10. Sats på let forståelige vejledninger, redskaber og standarder.
Læs mere om kvalitetsprojektet "administrative modeller" og download inspirationskataloget på www.kl.dk/forenkling