I Hjørring Kommune har man udviklet en spændende metode til at gennemføre en tælleuge. Kommunen har bl.a. udpeget tælleansvarlige og udviklet et registreringsprogram. På denne måde sikrer kommunen, at der kan leveres data til Det Digitale Landkort i forbindelse med den fælleskommunale dokumentationsmetode.
I Hjørring Kommune har man udviklet et system, der skal sikre, at gennemførslen af optællinger til indlevering til Det Digitale Landkort ikke bliver for stor en ressourcebyrde for kommunens medarbejdere.
Kommunen har besluttet at gennemføre samtlige optællinger i én uge. Det har krævet et overblik over, hvilke dele af kommunen, der håndterer borgerhenvendelser, der skal registreres i forbindelse med den fælleskommunale dokumentationsmetode. Hjørring Kommune har derfor sørget for tælleansvarlige i de områder af kommunen, der håndterer administrativ borgerservice, som melder tilbage, hvis der skal tælles henvendelser i deres afdeling.
Til hjælp til de medarbejdere, der skal stå for den egentlige registrering af borgerhenvendelserne, har kommunen udviklet et program, hvori medarbejderne kan registrere henvendelser på en nem og hurtig måde. Programmet giver også mulighed for specifik optælling på de særlige digitaliseringsområder, som kommunen har udpeget, fx henvendelser, der drejer sig om sundhedskort. Derudover er der i programmet et tekstfelt, så medarbejdere, der er i tvivl om registreringen kan skrive deres kommentarer. Programmet kan medarbejderne hente og lægge på deres skrivebord, så de nemt kan få registreret samtidig med, at de har andre programmer åbne til borgerekspedering.
Alle de data, der indleveres til programmet kan efterfølgende nemt samles i en central database og bruges af kommunen til bl.a. Pivottabeller, samt indleveres til Det Digitale Landkort.
Hjørring Kommune viser her et glimrende eksempel på, hvordan kommuner kan strukturere deres tælleuger på en effektiv og sikker måde. Resultatet er brugbar data, som kommunen kan bruge til deres egen digitaliseringsindsats og til benchmarking og vidensdeling med andre kommuner.
Til inspiration for andre kommuner, kan du til højre i billedet downloade kommunens vejledning til det registreringssystem, som kommunen har udviklet til tælleugen.
Ønsker du at vide mere om Hjørring Kommunes metode for gennemførslen af tælleuge, kan du kontakte udviklingskonsulent Julie Ravn, julie.ravn@hjoerring.dk