Lønadministrationen i Høje-Taastrup Kommune var planlagt at skulle i udbud, men effektiviseringer på bundlinjen via bedre arbejdsgange og involvering af medarbejderne betyder, at opgaverne stadig løses af kommunens eget Lønteam.
Via et LEAN-projekt med konsulentbistand fra KL fandt Lønteamet samlet set effektiviseringsmuligheder svarende til to medarbejdere. Medarbejderne i Lønteamet var involveret i processen med at formulere og implementere de forskellige forslag til bedre arbejdsgange, og medarbejderne står i dag for den fortsatte forbedringsproces.
Et eksempel på en af de arbejdsgange, der blev optimeret i projektet er proceduren ved nyansættelser og lønændringer. Før projektet tastede lederne i kommunen persondata ind i et regneark, hvorefter lønkonsulenten tastede de samme data ind i lønsystemet SD-løn.
Efter projektet springer man et led over. Nu lægger lederne selv løn- og persondata direkte ind i lønsystemet, hvorefter Lønteamet blot kvalitetstjekker og godkender.
Lønadministrationen slipper altså for at skulle bruge tid på dobbeltindtastning. Og samtidig er risikoen for fejl blevet mindsket, fordi de samme oplysninger ikke længere skal igennem flere hænder, før de ender i datasystemet. Som en tredje ting er to registreringssystemer blevet til ét.
Tidsrummet fra den decentrale leders indtastning i regneark til lønkonsulentens modtagelse af indberetningen og indtastning i lønsystemet er forkortet med op til flere dage.
En anden væsentlig ændring er, at der pt. arbejdes med at ændre udskrivningen af ansættelsesbreve således at disse automatisk genereres ved et accepteret lønoplæg og udskrives af den decentrale leder eller direkte til e-boks. Ændringen forventes at træde i kraft i efteråret 2010.
Ud over dette konkrete forenklingstiltag blev der også gennemført andre arbejdsgangsforbedringer i lønadministrationen. Sammenlagt har forbedringerne betydet, at lønadministrationen har kunnet spare mindst to fuldtidsstillinger. Besparelserne er sket ved naturlig afgang.
For yderligere oplysninger om implementeringen af bedre arbejdsgange i Høje-Taastrup Kommunes lønadministration kontakt Teamchef for Lønteamet Bjarne Hansen (4359 1852 / bjarneha@htk.dk) eller HR- og personalechef Hanne Borchersen (43 59 1851 / hannebo@htk.dk).