Ringkøbing-Skjern er af de kommuner, der har haft størst succes med at implementere e-handel. Det øger anvendelsesgraden af de obligatoriske aftaler og det økonomiske råderum.
I forbindelse med strukturreformens effektuering pr. 1. januar 2007 blev Videbæk, Holmsland, Ringkøbing, Skjern og Egvad kommuner fusioneret.
Professionalismen på indkøbsområdet var meget varierende blandt de tidligere kommuner, og i en presset økonomi ønskede man i første omgang at afdække, hvor stort et effektiviseringspotentiale der eksisterede, hvordan potentialet kunne opnås, samt hvilken effekt dette ville have på handlen med det lokale erhvervsliv.
En analyse blev gennemført på seks uger. Analysen identificerede et potentiale på 12,4-16,3 mio. kr. årligt. Ligeledes blev det identificeret, at kun en lille del af indkøbet i 2006 blev foretaget hos lokale leverandører (<25 pct.).
Løsningen
Kommunen igangsatte i maj 2007 et indkøbsimplementeringsprojekt, som havde til hensigt at realisere det identificerede potentiale. Projektet blev gennemført i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik med fokus på:
- Udbud på flest mulige områder
- Indgåelse af obligatoriske indkøbsaftaler (skal-aftaler)
- Centralt styrede indkøbsaftaler
- Medinddragelse af medarbejdere og decentrale indkøbere
- Decentrale indkøb ved anvendelse af indkøbsaftalerne.
Projektet blev gennemført i to faser, inden området overgik til drift. 1. fase af projektet indeholdt optimering af 24 forskellige varegrupper, mens fase 2 indebar optimering af minimum fem varegrupper.
Varegrupperne, som blev optimeret, er bredt forankret og omhandler fx stomihjælpemidler, arbejdsbeklædning til teknisk personale, beklædning til sundhedspersonalet, belægningssten, hardware, personkørsel, vikarservice, etc.
Den interne organisering af Team Indkøb bestod af to fuldtidsmedarbejdere, som i fase 1 blev assisteret af to eksterne konsulenter fra Capacent samt assistance fra KMD i forbindelse med udrulningen af e-handelssystemet KMD WebIndkøb.
Indkøbsstrategierne pr. varegruppe varierede fra implementering af SKIrammekontrakter til egne udbud med fokus på produktstandardisering, etc.
I løbet af fase 1 påbegyndtes implementeringen af KMD WebIndkøb, som blev valgt til kommunens ehandelssystem.
Implementeringen af ehandel har stået højt på dagsordenen siden januar 2008, og for de første fire måneder var andelen af ordrer, som foretages gennem KMD WebBestilling, ca. 52 pct. (målt på ordrer, som potentielt kan bestilles denne vej), hvilket er en ganske høj andel sammenlignet med andre kommuner.
Ringkøbing-Skjern vurderes dermed at være den kommune i Danmark, som har haft størst succes med at implementere ehandel, målt på andelen af ordrer, der afgives gennem e-handelssystemet. Ehandel har også været medvirkende til, at anvendelsesgraden af de obligatoriske aftaler er høj (på de fleste områder over 90 pct.).
For at skabe opbakning i organisationen er alle gevinster dokumenteret og kan henvises til en specifik organisatorisk enhed.
Resultatet
Evalueringen i efteråret 2008 konkluderede, at:
- Der i fase 1 var sparet 11,3 mio. kr. årligt.
- Det forventes, at der spares yderligere 4 mio. kr. årligt i fase 2.
- Andelen af indkøb, som handles lokalt, samlet set kun er faldet lidt.
- E-handel er succesfuldt implementeret, hvilket giver digitaliserede arbejdsgange og en stærk ledelsesinformation.
- Kommunen i langt højere grad overholder sin udbuds- og annonceringspligt.
Læs Ringkøbing-Skern Kommunes indkøbspolitik via linket i højre side.