Fra 2012 forventer kommunen nettogevinster på 51 mio kr. Tre fjededele tilfalder Økonomiudvalget. Den sidste fjerdedel skal styrke de decentrale rammer.
Byrådet i Odense igangsatte i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2009 en proces med fornyelse af Odense Kommune. Borgmesterforvaltningen igangsatte derfor en analyse af indkøbsområdet med henblik på at frigøre ressourcer på kort sigt.
Analysen, der blev gennemført i efteråret 2008, konkluderede, at der eksisterer et signifikant effektiviseringspotentiale på indkøb i Odense Kommune. For de analyserede områder udgør potentialet ca. 60-89 mio. kr. årligt.
Løsningen
Odense Kommune indkøber for i alt 2,2 mia.kr. årligt. Effektiviseringstiltagene omfatter en andel af det samlede indkøb, svarende til ca. 880 mio. kr., hvoraf der forventes at kunne spares 60-89 mio.kr. Potentialet er udelukkende beregnet på direkte gevinster ved lavere priser/TCO (Total Cost of Ownership), mens der konservativt ikke er regnet med procesgevinster.
Som en start fokuseres der på de ca. 50 varegrupper, som vurderes at indebære de største gevinster. De udvalgte varegrupper spænder vidt fra varekøb som aftørringspapir, fødevarer, hjælpemidler, etc. til forskellige tjenesteydelser som fx bygningsvedligeholdelse, rådgivende ingeniører og personkørsel.
En forudsætning for at kunne realisere potentialet og gennemføre det anbefalede program var, at der blev investeret massivt i opbygningen af et Kontor for Indkøb og Udbud. Det blev vurderet, at afdelingen skulle have en normering på minimum ca. 14 fuldtidsressourcer.
Det var ligeledes en forudsætning, at der skabes fuld ledelsesopbakning til at samle Odense Kommunes udbuds og indkøbskompetencer i et centralt Kontor for Indkøb og Udbud.
Ud over rekruttering af yderligere medarbejdere arbejder afdelingen med Lean og kvalitetsstyring for at effektivisere processerne i afdelingen, herunder udbygge udbudskapaciteten.
Forvaltningerne pålægges desuden bl.a. at sikre, at bestillingsproceduren så vidt muligt flyttes fra telefon, fax og e-mail til kommunens e-handelssystem. Dette er en afgørende forudsætning for den nødvendige effektivisering af administrative rutiner m.v.
Ud over opbygningen af en stærk indkøbs- og udbudsafdeling arbejder kommunen ligeledes løbende med at indgå forskellige alliancer omkring opgaver på indkøbsområdet, herunder fx 12-by samarbejdet og SKI.
Resultatet
Nettogevinsten (bruttogevinster minus investeringsbehov) udgør fra 2012 og fremefter ca. 51 mio. kr., mens nettogevinsten i 2010 er ca. 34 mio. kr., og 45 mio. kr. i 2011. Dette er en smule lavere end foranalysens estimater, hvilket skyldes en konservativ tilgang, hvor minimums potentialet indhentes, samt revurdering af strategien på enkelte varegrupper.
I Odense Kommune er det besluttet, at 75 pct. af effektiviseringspotentialet tilfalder en pulje under Økonomiudvalget, mens 25 pct. går til decentrale rammer.
Det skal bemærkes, at der i perioden 2010-2013 er afsat 6,1-7,1 mio. kr. årligt til investering i opbygning af indkøbs- og udbudsområdet, ligesom der i 2009 blev givet en driftsmæssig tillægsbevilling på 7,8 mio. kr. med det formål at sikre afledte driftsgevinster i efterfølgende regnskabsår.
Læs Odense Kommunes indkøbspolitik via linket i højre side.